Как поделиться адресной книгой в outlook

Как создать группу контактов (список рассылки) в Outlook

Отправьте одно электронное сообщение нескольким людям и сэкономьте время

Outlook использует группы контактов для хранения членов списка рассылки. После создания группы контактов и добавления контактов создайте одно сообщение электронной почты и направьте его в группу контактов. Таким образом, все в списке рассылки получают одно и то же сообщение, и вы экономите время.

Инструкции в этой статье применяются к Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013, Outlook 2010 и Outlook для Office 365.

Как настроить список рассылки в Outlook

Чтобы создать группу контактов в Outlook, создайте список и выберите, где его хранить. Вот как:

Перейдите на вкладку Главная и выберите Новые элементы .

Выберите Дополнительные элементы > Группа контактов . Или нажмите Ctrl + Shift + L .

В окне Группа контактов поместите курсор в текстовое поле Имя и введите имя для списка рассылки.

Чтобы отправить электронное письмо в список рассылки, введите имя списка в текстовое поле Кому окна нового сообщения.

Оставьте окно Контактная группа открытым.

Добавить участников в группу контактов Outlook

После создания и сохранения группы добавьте контакты в список рассылки.

Чтобы добавить контакты в группу контактов:

В окне Группа контактов перейдите на вкладку Группа контактов .

Выберите Добавить участников > Из контактов Outlook .

В диалоговом окне Выберите участников: контакты выберите контакт и выберите Участники , чтобы добавить этот контакт в список рассылки.

Если контакт отсутствует в списке, выполните поиск контакта по имени или адресу электронной почты. Если вы по-прежнему не можете найти контакт, выберите стрелку раскрывающегося списка Адресная книга и выберите другой список.

Повторите шаг 3 для каждого из контактов, которые вы хотите добавить в список рассылки.

Выберите ОК .

В окне Группа контактов выберите Сохранить и закрыть .

Создать новый контакт в списке рассылки

Чтобы добавить получателей, которых нет в вашей адресной книге Outlook, в группу контактов:

Перейдите в Outlook Люди и дважды щелкните список рассылки.

В окне Группа контактов перейдите на вкладку Группа контактов и выберите Добавить участников > Новый контакт электронной почты . ,

В текстовом поле Отображаемое имя введите имя для контакта.

Если вы не знаете имя контакта, введите его адрес электронной почты или введите псевдоним.

В текстовом поле Адрес электронной почты введите адрес электронной почты нового контакта.

Если вы не хотите добавлять нового участника в адресную книгу, снимите флажок Добавить в контакты .

Выберите OK .

В окне Группа контактов выберите Сохранить и закрыть , чтобы сохранить изменения в списке рассылки.

Как поделиться контактной группой в Outlook

Есть ли другие люди, которым было бы полезно, если бы у них был ваш список рассылки? Вместо того, чтобы создавать с нуля одну и ту же группу контактов, поделитесь с ними группой контактов. Это так же просто, как отправка вложения электронной почты.

Чтобы поделиться контактной группой:

Перейдите на страницу Outlook People .

Дважды щелкните группу рассылки, которой вы хотите поделиться.

В окне Группа контактов перейдите на вкладку Группа контактов и выберите Группа пересылки > В качестве контакта Outlook .

Выберите В интернет-формате (vCard) , чтобы прикрепить текстовый файл, содержащий имена и адреса членов группы.

Отправьте сообщение человеку, которому вы хотите получить список рассылки.

Выберите Отправить .

Импортируйте контактную группу Outlook, которой вы поделились с вами по электронной почте

Если кто-то создал список рассылки в Outlook и отправил его вам по электронной почте в виде файла контактов Outlook, импортируйте список в свою адресную книгу и используйте как свой собственный.

Откройте сообщение, которое содержит прикрепленный файл контактов Outlook для группы.

Выберите стрелку раскрывающегося списка вложений.

Выберите Открыть .

В окне Группа контактов перейдите в Файл > Информация .

Выберите Переместить в папку > Копировать в папку .

В диалоговом окне Копировать элемент в выберите папку Контакты .

Выберите ОК .

С вашим списком рассылки на месте и готов, вы можете начать отправлять сообщения своим членам.

Если вы хотите больше контролировать свои списки рассылки, используйте категории контактов для формирования элегантных списков рассылки.

Управление контактами в Outlook

Иногда пользователю требуется изменить, дополнить, передать список контактов нужному человеку, перенести его на дополнительное устройство. Чтобы делать это было удобно, в приложении Outlook есть все необходимые инструменты.

Как перенести адреса из Outlook

Перемещение программы или данных называется экспортом. Копия контактов в Outlook при таком действии приобретает вид файла с разрешением CSV. Им в дальнейшем возможно поделиться, а также передать в иное приложение.

Как экспортировать контакты

Способы переноса данных различаются в зависимости от версии почтового клиента Outlook.

Экспорт контактов из Outlook 2013

1. Чтобы экспортировать данные из Outlook 2013, откройте программу и во вкладке «Файл» — «Открыть и экспортировать» выберите «Импорт и экспорт».

Нажмите «Импорт и экспорт» в разделе «Открыть и экспортировать»

Выберите «Экспорт в файл», нажмите «Далее»

Выберите папку для хранения контактов

Функция переноса данных доступна в Outlook

Новый CSV-файл можно проверить на компьютере, открыв его в программе Excel.

Экспорт контактов из Outlook 2010

1. Откройте Outlook 2010 и перейдите на вкладку «Файл».

Нажмите «Файл» на панели управления вверху окна Outlook

Кликните на «Параметры» в раскрывшемся списке

Нажмите «Дополнительно» в окне параметров

Откроется «Мастер экспорта», здесь выберите пункт «Значения, разделённые запятыми (Windows)», это другое название CSV-файла. Нажмите «Далее».

Выбираем файл, который нужно создать, нажимаем «Далее»

Выбираем нужную папку, куда требуется сохранить информацию, нажимаем «Далее»

В Outlook 2010, как и в других версиях этой же программы, есть функция переноса контактов

При использовании содержимого перенесённых контактов в иных продуктах почтового клиента понадобится пункт «Файл данных Outlook (PST)».

Экспорт контактов из Outlook 2007

1. Чтобы перенести контакты из Outlook 2007, откройте программу и разверните вкладку «Файл». В списке функций нажмите «Импорт и экспорт».

Импорт и экспорт в Outlook 2007 осуществляется при помощи одноимённой функции

Нажмите пункт «Экспорт в файл», затем «Далее»

Выберите пункт «Значения, разделённые запятыми (Windows)», «Далее»

Выбираем нужную папку для хранения, нажимаем «Далее»

Ожидаем завершения процесса перемещения

Как из Outlook перенести контакты в Excel

Независимо от того, какой версии Outlook, после перенесения CSV-файла на компьютер его можно будет открыть в Excel.

Перенесённый CSV-файл можно открыть в Exсel

Не пугайтесь, если увидите в документе пустые ячейки. Это те позиции, которые не были заполнены, когда контакт ещё находился в Outlook. Не каждый человек прописывает всю информацию: о домашнем телефоне, названии организации или должности контакта.

После просмотра перенесённого файла в Excel не сохраняйте изменения при закрытии. Это может разрушить структуру документа и его прочтение будет невозможно.

Как импортировать контакты во всех версиях Outlook

1. Процесс добавления CSV-файла в почту будет одинаков для всех версий Outlook. Это делается так же, как и экспорт: «Файл» — «Открыть и экспортировать» — «Импорт и экспорт». В «Мастере» выберите «Импортировать из другой программы или файла».

Импортируйте из другой программы или файла

Как и при экспорте, дальше нажмите на «Значения, разделённые запятыми». Импорт контактов будет отличаться от экспорта появлением диалогового окна с названием «Импорт файла», который предложит три варианта действий.

• «заменять дубликаты при импорте» — те контакты, которые вы импортируете в данный момент, заменят уже существующие в почте. Этот пункт актуален, если переносимая информация полнее или новее уже записанной в программе;
• «разрешить создание дубликатов» — значение по умолчанию. В такой ситуации и контакты, находящиеся в почте, и добавляемые будут соседствовать. При необходимости оба файла — исходный и импортированный, — можно объединить;
• «не импортировать дубликаты» — в отличие от первого пункта, программа оставит в приоритете данные контактов, находящиеся в ней. Это действие уместно, если в Outlook содержится более полная информация.

Из списка «Заменять дубликаты», «Разрешить дубликаты» и «Не импортировать дубликаты» выберите требуемое действие

Перенесённые данные можно будет открыть в разделе «Контакты» Outlook

Импорт адресов и почты интернета в Outlook всех версий

1. Чтобы импортировать контакты из Outlook, снова зайдите в «Мастер импорта и экспорта». Выберите «Импорт из другой программы или файла».

В списке действий выбираем «Импорт из другой программы или файла»

Нажимаем «Импорт адресов и почты интернета»

Выбираем пункт, содержащий слово Outlook

Ждём завершения сохранения

Импорт из другой программы или файла в любой версии Outlook

1. После выбора «Импорт из другой программы или файла» появляется возможность добавить контакты из утилиты Lotus Organizer, а также информацию из Access, Excel или простого текстового файла. Выберите программу, откуда планируете добавить контакты.

Выбираем программу, из которой нужно импортировать контакты

Оставляем выбор по умолчанию, если хотим создать дубликаты данных

Отмечаем папку, в которой хранятся данные

Выбираем, куда импортировать контакты

Видео: инструкция по переносу контактов

Где в Outlook расположилась адресная книга

Вся информация об адресной книге, сообщениях, календарях и заметках хранится на компьютере в заархивированном виде. В случае если возникнет необходимость найти, копировать или перенести её, полезно будет знать, в каких папках располагается нужный PST-файл:

• диск:/Пользователи/<имя пользователя>/AppData/Local/Microsoft/Outlook;
• диск:/Пользователи/<имя пользователя>/Roaming/Local/Microsoft/Outlook;
• диск:/Users/<имя пользователя>/Documents/Файлы Outlook;
• диск:/Пользователи/<имя пользователя>/Мои документы/Файлы Outlook;
• диск:/Documents and Settings/<имя пользователя>/Local Settings/Application Data/Microsoft/Outlook.

В случае использования IMAP, Microsoft Exchange или outlook.com место сохранения вашей почтовой информации — пространство сервера. Данные записываются в формате PAB. В таком случае обнаружить их можно будет здесь:

• диск:/Пользователи/<имя пользователя>/AppData/Local/Microsoft/Outlook;
• диск:/Documents and Settings.

Если вы использовали учётную запись Microsoft Exchange Server, то «Автономная адресная книга» располагается по следующим адресам:

• диск:/Пользователи/<имя пользователя>/AppData/Local/Microsoft/Outlook;
• диск:/Documents and Settings/<имя пользователя>/Local Settings/Application Data/Microsoft/Outlook.

Создание адресной книги в Outlook

1. Чтобы создать группу контактов, откройте пункт «Люди» в меню программы. На главной закладке в закладке «Мои Контакты» кликните файл «Контакты». Нажмите «Создать папку».

В поле «Мои контакты» кликните на «Контакты», чтобы добавить группу

Поставьте галочку рядом со строкой «Показать эту папку как адресную книгу»

После того как адресная книга была создана, в неё можно добавлять контакты.

Как добавить контакты в Outlook

Контакты хранят информацию о людях. Можно ввести только адрес электронной почты или заполнить больше информации, например, номера телефонов, фотографию человека, почтовый адрес, адрес работы.

После создания систематизированной папки контактов программа будет находить нужный по первым нескольким буквам и автоматически заполнять электронный адрес.

Добавление контакта из сообщения электронной почты

Для начала необходимо открыть полученное сообщение, нажать правой кнопкой мыши на имя человека и выбрать «Добавить к контактам Outlook». Заполните требующуюся информацию согласно названиям полей, затем сохраните.

Заполните и сохраните информацию о контакте в открывшемся окне

Добавление контакта с нуля

1. Откройте вкладку «Главная» программы Outlook, выберите «Новый контакт».

Выберите «Создать контакт» на вкладке «Главная»

Видео: инструкция по добавлению контактов

Как создать список рассылки в разных версиях Outlook

Для одновременной отправки сразу нескольким абонентам рекомендуем пользоваться инструментом «Группа контактов».

Создание списка рассылки в Outlook 2013

1. В Outlook 2013 пройдите через «Люди» — «Мои контакты» — «Создать группу контактов».

В Outlook 2013 пройдите через «Люди» — «Мои контакты» — «Создать группу контактов»

Добавьте участников и сохраните группу

Создание списка рассылки в Outlook 2010

В главном меню рабочей программы выберите пункт «Создать группу контактов». Заполните важную информацию и сохраните.

Создать группу в Outlook 2010 можно через «Контакты» в левом нижнем углу окна

Видео: как создать группу контактов в Outlook 2010

Создание списка рассылки в Outlook 2007

В Outlook 2007 выполните путь «Файл» — «Создать» — «Список рассылки» или нажмите Ctrl+Shift+L. Заполните информацию об участниках, сохраните.

Выберите адресную книгу через «Файл» — «Создать» или воспользуйтесь командой Ctrl+Shift+L

Скольким людям можно отправить послание за один раз, зависит от размера файлов имён. Ориентировочно, среднее количество — 100 контактов.

Удаление контактов в Outlook

Для того чтобы контакты не удваивались, при их импортировании в «Мастере импорта» не забывайте менять стандартные параметры переноса «Разрешить создание дубликатов» на другой пункт, где предлагается вариант замены существующих.

Если же контакты уже удвоились, то убрать их можно в «Списке контактов», нажав пункт «Телефоны». В открывшемся перед вами поле необходимо выделить дублированные контакты, а затем нажать DELETE.

Если в «Параметрах контактов» убрать галочку с раздела «автоматически проверять дубликаты контактов», то при выборе человека программа Outlook не будет отслеживать повторяющиеся визитные карточки.

Основной функцией программы Microsoft Outlook является работа с электронной почтой. Кроме этого, она может выполнять функции записной книжки и менеджера контактов. Ознакомившись со способами добавления, удаления контактов и создания групп в почтовом клиенте Outlook, пользователь может настроить программу так, как ему удобно, и с её помощью останется на связи с друзьями и коллегами.

Как поделиться адресной книгой в outlook

Задача — предоставить полноценный доступ к части адресной книге пользователя.

1. Разместить адресную книгу в общей папке Exchange севрера и дать доступ.

2. Дать доступ к контактам через контекстное меню "Общий доступ к контактам"

Вопросы:

При втором варианте столкнулся с следущей проблемой: контакты видны, но к адресной книге не подключаются, закладки "Адресная книга Outlook" в свойствах объекта отсутсвует.

Вопрос, как открыть доступ к контактам таким образом, что бы их можно было запросто подключить к адресной книге Outlook?

Как поделиться адресной книгой в outlook

Допустим, вы хотите поделиться своими контактными группами со своими коллегами, как бы вы могли поделиться ими? А что, если сохранить в Outlook группы контактов, которые вам присылают? В этой статье рассказывается о совместном использовании групп контактов в Outlook.

• Делитесь своими группами контактов (списками рассылки) в Outlook с другими пользователями
• Поделиться / сохранить группу контактов (список рассылки), отправленную вам в Outlook

Делитесь своими группами контактов (списками рассылки) в Outlook с другими пользователями

Если вы хотите поделиться своими группами контактов в Outlook с другими, вы можете сделать следующее:

1. в Почта просмотр, создайте новое письмо, нажав Главная > Новый E-mail.

2. В новых окнах сообщений нажмите Вставить > Элемент Outlook. Смотрите скриншот:

3. В открывшемся диалоговом окне «Вставить элемент»:
(1) Перейдите к Заглянуть поле, щелкните, чтобы выбрать Контакты папка, содержащая группы контактов, которыми вы будете делиться;
(2) Перейдите к пункты поле и щелкните, чтобы выбрать одну или несколько групп контактов, которыми вы хотите поделиться;
(3) Щелкните значок OK кнопка. Смотрите скриншот:

4. Теперь выбранные группы контактов добавляются в виде вложений в новое электронное письмо. Напишите письмо и отправьте его.

Поделиться / сохранить группу контактов (список рассылки), отправленную вам в Outlook

Если вы получили электронные письма с общими группами контактов, вы можете легко скопировать и сохранить группы контактов в папке «Контакты» в Outlook.

1. в Почта нажмите, чтобы открыть электронное письмо, содержащее вложения контактной группы в Область чтения.

2. Выберите группы контактов в Область чтенияперетащите их на значок «Люди» or в области навигации, а затем отпустите кнопку мыши, пока курсор не изменится на. Смотрите скриншот:

Пока указанные группы контактов, которыми с вами поделились другие пользователи, были скопированы и сохранены в папке контактов.

Пакетное сохранение каждого члена группы контактов (списка рассылки) как отдельного контакта в Outlook

С Kutools для Outlook Разрыв контактной группы функция, вы можете быстро сохранить всех или нескольких выбранных участников в отдельные контакты в Outlook.