Оптимизация и ускорение Microsoft Outlook за 3 шага
Эти советы помогут вам ускорить работу Microsoft Outlook 2016/2013/2010/2007. У нас есть 3 совета, из которых один — это визуальное объяснение того, как оптимизировать MS Outlook. Отключить нежелательные надстройки, Compact & Combine PST Files, папки архива и контактов! Хотя эти советы помогут вам ускорить работу Microsoft Outlook (версия 2007, 2010, 2013, 2016), а также сохранить работу, не запуская ресурсы процессора, чтобы убивать другие приложения.
Ускорить работу Microsoft Outlook
Отключить нежелательные дополнения
Как и в любой программе (например, Internet Explorer или Google Chrome), многие приложения также устанавливают свои собственные плагины в Outlook. Это компенсирует интенсивное использование ЦП, что замедляет работу вашего компьютера и может зависнуть некоторое время. Метод отключения плагинов описан на изображении ниже (щелкните изображение, чтобы открыть полный размер на новой вкладке).
Шаги по отключению добавлений (нажмите, чтобы увеличить)
Компактные и комбинированные файлы PST
Outlook замедляется, так как различные файлы PST становятся все больше и больше. Одним из способов является сжатие файлов PST:
- Щелкните правой кнопкой мыши на учетной записи (пример Outlook) в навигационной панели слева
- Выберите «Свойства» и затем «Дополнительно».
- Нажмите COMPACT NOW
Другой метод включает объединение разных (только POP3) учетных записей в один файл PST, чтобы Outlook не загружал разные файлы PST, которые замедляют работу. Чтобы ускорить работу MS Outlook, ознакомьтесь с нашей статьей о том, как объединить несколько почтовых ящиков Outlook.
Архив Почта и контакты Папки в MS Outlook
Большинство из нас, как правило, хранят очень старые электронные письма и контакты, которые мы больше не используем. Хотя есть возможность экспортировать весь файл PST, а затем удалять все ненужные письма, лучше настроить MS Outlook для автоматического архивирования файлов. Когда вы включаете Auto Archive в Outlook для любой папки, MS Outlook проверяет почтовые элементы старше указанного вами периода времени и архивирует их в Archive.pst в указанную вами папку.
Чтобы (авто) архивировать папку, щелкните ее правой кнопкой мыши и выберите «Свойства». Перейдите на вкладку «Автоматический архив» (см. Рисунок ниже). Настройка: (a) порог для архивирования; и (b) папку, в которой вы хотите, чтобы старые элементы были заархивированы. Вы можете указать дополнительные настройки или даже использовать по умолчанию.
Обратите внимание, что пока вы не настроите Auto Archive, MS Outlook не будет оптимизировать папки в файлах PST. Это объясняет, как оптимизировать MS Outlook для скорости.
Если у вас есть дополнительные советы, пожалуйста, поделитесь с нами.
Outlook работает медленно в Windows 10? Вот 14 исправлений для использования
Электронная почта является важной частью нашей повседневной жизни, будь то отдельные люди или даже в бизнесе, а также для ИТ-администраторов или менеджеров, если электронная почта не работает, это может быть сложной задачей, поскольку она нарушает связь, поэтому их работа заключается в том, чтобы восстановить и запустить ее.
Outlook в настоящее время является де-факто стандартным почтовым клиентом в корпоративном мире, который в целом работает довольно хорошо, но все это не обходится без проблем в его работе.
Среди множества проблем, с которыми сталкиваются пользователи, является медленная работа Outlook в Windows 10 – ничто не может быть более расстраивающим, чем медленные скорости, или знание того, что все, что вы делаете в Outlook, перетянет.
Когда в Outlook возникают проблемы с производительностью, это может быть вызвано повреждением или повреждением PST-файла, неработающей надстройкой, поврежденным профилем или проблемой с приложением Outlook.
Однако устранение неполадок, связанных с медленной работой Outlook в Windows 10, не должно быть для вас кошмаром, так как вы можете использовать некоторые из перечисленных ниже решений и возобновить нормальное общение для вашего бизнеса или работы (при удаленной работе).
Примечание. Если вы не можете исправить медленные проблемы с Outlook или просто хотите иметь хороший почтовый клиент, мы настоятельно рекомендуем Mailbird. Лидер на рынке, он удовлетворит все ваши потребности в управлении рассылкой.
- Загрузить сейчас Mailbird(бесплатно)
- Загрузите Mailbird Pro(скидка 50%)
ИСПРАВЛЕНИЕ: Outlook работает медленно Windows 10
- Открыть в безопасном режиме
- Исправить ошибку файла данных Outlook
- Восстановить профиль Outlook
- Создать новый профиль Outlook
- Ремонт Outlook через установщик
- Удалить все, что заставляет PST раздуться
- Отключить RSS-каналы
- Скачать полные предметы
- Обновить Windows
- Уменьшить календари
- Использовать режим кэширования Exchange
- Архив входящих сообщений
- Держите файл PST компактным
- Отключить надстройки
1. Открыть в безопасном режиме
- При открытии Outlook удерживайте нажатой клавишу CTRL , пока не появится сообщение. Вы также можете щелкнуть правой кнопкой мыши Пуск , выбрать Выполнить , ввести exe/safe и нажать Enter .
- Если в безопасном режиме Outlook работает медленно, причиной может быть надстройка.
- Нажмите Файл
- Выберите Параметры .
- Нажмите Добавить в .
- Прокрутите вниз до Управление .
- Нажмите Перейти и на следующем экране снимите флажки
- Отключить все надстройки.
- Запустите Outlook снова и посмотрите, работает ли он. Если это так, включите надстройки один за другим, пока Outlook снова не выйдет из строя. Надстройка, которую вы в последний раз включили, скорее всего, является причиной вашей проблемы. Удалите или переустановите конкретную проблемную надстройку.
– СВЯЗАННО: Как исправить Outlook не может подключиться к Gmail
2. Исправьте ошибки файла данных
Если отключение надстроек в Outlook в безопасном режиме не устраняет проблемы с производительностью, наиболее вероятно, что причиной является поврежденный файл или профиль PST.
Папка PST или личное хранилище, также известное как файл .pst , – это место, где Outlook хранит сообщения, контакты, встречи, задачи, заметки и записи журнала.
- Нажмите Панель управления и выберите Почта , чтобы найти файл PST.
- Нажмите Файлы данных .
- Если имеется несколько файлов PST, найдите файл с галочкой (по умолчанию)
- Перейдите по пути, указанному в окне «Файлы данных», например, C: UsersstellaxxxxxAppDataLocalMicrosoftOutlook
- Перейдите на страницу Показать скрытые файлы, папки и диски и снимите флажок Скрыть расширения для известных типов файлов .
- Сохраните резервную копию файла PST в безопасное место или съемное хранилище
- Переименуйте расширение .pst в .psp .
- Откройте Outlook снова
- Дважды нажмите ОК при появлении соответствующего запроса при создании нового файла PST. Если Outlook открывается успешно и проблем с производительностью нет, проблема заключается в оригинальном файле PST. Однако, если новый общий файл PST показывает те же проблемы, то это либо поврежденный профиль, либо Outlook поврежден. В этом случае восстановите свой профиль Outlook (описано в следующем решении)
- Переименуйте файл .psp обратно в .pst .
- Запустите средство scanpst.exe для исходного файла и проверьте. Outlook не должен быть запущен для этого процесса.
- Попробуйте снова открыть Outlook
3.Восстановить профиль Outlook
Если вы обнаружите, что Outlook работает медленно в Windows 10 с обычным PST-файлом, возможно, он имеет поврежденный профиль, который вы можете попытаться восстановить из панели управления. Сделать это:
- Откройте Панель управления .
- Выберите Почта
- Нажмите Аккаунты электронной почты .
- В диалоговом окне “Настройки аккаунта” перейдите на вкладку Электронная почта .
- Выделите свою учетную запись и нажмите Восстановить, затем f разрешите любые подсказки мастера восстановления.
- Нажмите Готово .
- Когда ремонт будет завершен, перезапустите Outlook
Вы также можете скопировать существующий профиль и посмотреть, открывается ли он:
- Откройте Панель управления .
- Выберите Почта
- Нажмите Показать профили .
- Нажмите Копировать
- Введите новое имя для профиля, т.е. добавьте 1 в конце
- Выберите новый профиль в раскрывающемся списке под переключателем « Всегда использовать этот профиль ».
- Нажмите OK .
- Перезапустите Outlook.
Если проблема не устранена, попробуйте следующее решение.
– СВЯЗАННО: в Outlook произошла неизвестная ошибка: вот как ее исправить
4. Создайте новый профиль Outlook
Если вы по-прежнему обнаруживаете, что Outlook работает медленно в Windows 10, а функции копирования и восстановления не работают, попробуйте создать новый профиль.
- Откройте Панель управления .
- Выберите Почта
- Нажмите Показать профили .
- Нажмите Добавить , введите имя нового профиля.
- Выберите Запросить профиль для использования и нажмите кнопку ОК.
- Запустите Outlook и выберите новый профиль. Если это позволяет Outlook нормально работать, вы можете переместить ваши данные в новый профиль
5. Ремонт Outlook через установщик
Если ни один из вышеперечисленных шагов не сработал, возможно, ваш Outlook поврежден. Вы можете восстановить Outlook, выбрав Изменить в разделе «Приложения и функции» (нажмите «Пуск» и выберите «Приложения и функции»). Если этот и другие методы, описанные выше, не работают, вам необходимо удалить и переустановить Outlook/Office.
ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ: 5 лучших программ для поиска электронной почты
6. Удалите все, что заставляет PST раздуться
Когда Outlook работает медленно в Windows 10, это может произойти из-за скопления документов, заметок, записей календаря и вложений, среди других файлов в Outlook PST, которые делают его слишком большим по размеру, поэтому он начинает перетаскивать с точки зрения скорости и производительность. В этом случае вам необходимо разгрузить PST-файл, выполнив следующие действия:
- Найдите папку с именем Больше 100 Кб .
- Удалите все старые нежелательные письма (с громоздкими вложениями). Сохраните нужные вам вложения на диск, но удалите их из PST.
- Удалить все другие нежелательные письма
- Очистите Корзину .
- Архивируйте ваши электронные письма по годам, чтобы избавиться от файла PST
7. Отключить RSS-каналы
Outlook по умолчанию синхронизирует RSS-каналы из Internet Explorer со своей программой чтения RSS, поэтому, если у вас много каналов, добавленных в закладки, синхронизация может замедлить работу Outlook. Перейдите в «Параметры»> «Дополнительно» и отключите эту функцию, сняв оба флажка в RSS-каналах.
– СВЯЗАННО: исправлено: Outlook застрял при загрузке экрана профиля в Windows 10
8. Загрузить готовые предметы
Outlook должен быть настроен на загрузку полных и полных сообщений при подключении к IMAP или POP3, чтобы он не синхронизировался с сервером при каждом нажатии на новое сообщение электронной почты или элемент. Ищите параметр «Загрузить завершенный элемент, включая вложения», чтобы включить это.
9. Обновить Windows
Обновления Windows для Office также являются «скрытыми», поэтому вам необходимо разрешить их установку, поскольку иногда Microsoft обновляет Exchange, что может привести к поломке или возникновению проблем со связью Outlook-Exchange. Проверьте также наличие исправлений, выпущенных Microsoft для Outlook, для решения проблем со скоростью или других проблем.
10. Уменьшить календари
В Windows 10 медленная работа Outlook может ухудшиться из-за большего количества данных, которые Outlook вынужден извлекать из Интернета, поэтому он тянет. Вы можете иметь один или два общих календаря, но больше данных означает вялый Outlook.
11. Используйте режим кэширования Exchange
Это берет файл данных из PST и кэширует его в вашем OST, что ускоряет работу Outlook, так как ему не нужно будет читать свой файл данных через сеть, а через локально сохраненный файл данных. Однако этот параметр можно включить только при подключении Outlook к серверу Exchange.
– СВЯЗАН: исправлено: Календарь iCloud Windows 10 не синхронизируется с Outlook
12.Архив входящих сообщений
Миллионы пользователей электронной почты, включая Outlook, имеют тысячи электронных писем – обычно непрочитанных – в своих почтовых ящиках, что может вызвать серьезные проблемы при использовании файлов PST. Вы можете настроить автоматическое архивирование так, чтобы в папке «Входящие» сохранялись только некоторые из этих многочисленных электронных писем.
Сохраняйте электронные письма текущего и предыдущих месяцев в папке «Входящие», а остальные – просто архивируйте. Это создает новый файл данных, который освобождает Outlook от необходимости загружать из файла PST/OST слишком большого размера.
13. Держите файл PST компактным
Если файл PST выходит за рамки, вы можете использовать инструмент, чтобы держать его под контролем. Сделать это:
- Перейдите в Настройки аккаунта .
- Нажмите Файлы данных .
- Выберите данные, которые вы хотите сжать
- Нажмите Настройки .
- Выберите Дополнительно .
- Нажмите Настройки файла данных Outlook .
- Нажмите Сжать сейчас .
14. Отключить надстройки
Любые надстройки могут замедлить работу Outlook. Вот как узнать, какие надстройки установлены в Outlook:
- Откройте Outlook .
- Перейдите в Параметры .
- Нажмите Надстройки .
- Выберите Надстройки COM в раскрывающемся списке.
- Нажмите Перейти , чтобы отобразить список всех доступных надстроек Outlook.
- Найдите подозрительные надстройки и снимите соответствующие флажки
Удалось ли вам исправить медленную работу Outlook в Windows 10, используя приведенные выше решения? Дайте нам знать в комментариях ниже.
6 рекомендаций для Outlook, чтобы ускорить ваш рабочий процесс

Если вы тратите какое-то серьезное время на использование Outlook, вам следует изучить свой рабочий процесс. Вы всегда можете сэкономить небольшие фрагменты времени, подумав о том, как лучше всего использовать программное обеспечение, будь то путем простой пакетной отправки большей части вашей электронной почты в назначенные блоки или оставаясь в курсе ваших постоянно растущих почтовых ящиков (я очень виноват, что не придерживаясь последнего!).
Электронная почта — важная часть современных коммуникаций — заставьте ее работать еще усерднее для вас.
1. Категоризировать
Outlook имеет множество встроенных организационных функций, но вам не нужно сходить с ума, чтобы быть более эффективным. Это может работать как часть стратегии двойного подхода, которую я использую.
Во-первых, вам нужно создать очень простую систему:
- Запланируйте периоды управления электронной почтой в течение дня.
- Босс ваш почтовый ящик, используя правила и папки действий.
- Удалите, где это возможно, как можно быстрее.
График
Я пытаюсь проверить и ответить на мои электронные письма в двух точках в течение дня. Это не работает для всех, но, безусловно, может сократить время, затрачиваемое на анализ, когда, на кого и на что реагировать в первую очередь. Изоляция времени электронной почты работает как процесс пакетного файла: обо всем позаботятся сразу, и вы ничего не оставите. Позже в течение дня вы снова завершаете пакетный процесс и остаетесь на вершине почтового гребня.
правила
На втором месте в разделе категориальной организации находятся ваши Правила и Папки действий. У всех нас есть папки. Вы будете иметь их для клиентов, тем и личных писем. Может быть, даже несколько личных папок, так что вы не пропустите письмо от вашего босса.
Для поддержания потока из папки «Входящие» в эти папки важны «правила». Это небольшие логические операторы if / is, которые Outlook периодически запускает при открытии программы, автоматически перемещая все электронные письма с соответствующими критериями в их недавно назначенный дом.
Например, я получаю электронные письма от моих родителей и сестер, которые, очевидно, используют разные адреса электронной почты. Вместо того чтобы вручную перемещать каждое электронное письмо, я создал правило, запрашивающее сканирование Outlook на наличие соответствующих им адресов электронной почты, и, если оно будет найдено, будет автоматически перемещено в папку «Семейство».

Чтобы создать правило, щелкните правой кнопкой мыши по электронной почте и выберите « Правило» . Если вы регулярно получаете электронные письма с этого единственного адреса и просто перемещаете его из папки «Входящие» в отдельную именованную папку, вы можете выбрать « Всегда переходить в» , а затем перейти и выбрать соответствующую папку.

Если у вас несколько критериев фильтрации электронной почты, выберите « Создать правило» . Отсюда вы сможете выбирать из множества вариантов, в том числе от указанного отправителя, используя панель темы и кому отправлено электронное письмо. Если вы откроете Расширенные параметры , вы сможете фильтровать, основываясь на том, что электронное письмо помечено, является чувствительным или требует каких-либо действий, или даже по очень конкретным словам, используемым в тексте самого письма.
Папки действий
Папки действий формируют второй уровень размещения электронной почты и работают очень хорошо с немного меньшими объемами электронной почты. Для каждой основной папки я создаю три подпапки с именами To Do , Pending и Finalized . Когда новое электронное письмо попадает в основную папку, я отвечаю соответствующим образом и решаю, куда ему следует отправиться:
- To Do: Общение / ситуация продолжается, никаких немедленных действий
- Ожидание: ответили, ожидают ответа или дальнейших действий
- Завершено: сообщение / ситуация завершена, электронная почта ожидает удаления или архивирования
2. Цвета и флаги
Категоризация действительно является ключом к производительности Outlook Outlook для повышения производительности Помимо фактического управления папками, вы можете значительно упростить поддержку входящих сообщений, используя цветовые категории и контрольные флаги.
Цветовые категории
Цветовые категории могут быть использованы для немедленного определения вашего почтового ящика, но я бы посоветовал принять его относительно легко. Вы не хотите, чтобы ваш почтовый ящик выглядел как радужная дорога!
Обратите внимание, что у цветовых категорий есть одна главная проблема: они не поддерживаются учетными записями IMAP. Это означает, что вам нужно будет создать отдельную электронную почту POP3 учетную запись или создайте папку «Этот компьютер только», ни одна из которых не является идеальной.

Чтобы начать систему классификации цвета, перейдите на вкладку « Главная » и найдите раздел « Теги ». Здесь вы сможете перейти в Категоризацию> Все категории , которая откроет текущий список активных категорий. Теперь вы можете редактировать цвета, имена и сочетания клавиш по своему усмотрению.

Если у вас уже есть учетная запись POP3, но вы не можете использовать цветовые категории, возможно, вам необходимо включить их. Найдите адрес электронной почты на боковой панели. Щелкните правой кнопкой мыши имя учетной записи и выберите « Свойства файла данных» . В нижней части панели свойств должна быть опция Upgrade to Color Categories .
В зависимости от размера вашего существующего почтового ящика это может занять некоторое время, но после завершения вы получите доступ ко всему диапазону цветовых категорий.

Если вы отчаянно нуждаетесь в цветовых категориях с использованием учетной записи IMAP, вы можете использовать систему автоматического форматирования для изменения цветов и шрифтов входящих сообщений в зависимости от их отправителя, темы и получателей, и мы рассмотрим это более подробно в следующей статье. ,
Флаги
Флаги действуют как система приоритетов. Когда приходят ваши электронные письма, вы можете назначить им приоритетный уровень, автоматически добавляя их в динамический список дел, который вы курируете во время работы. Приоритеты варьируются от « Сегодня» до « Без даты» с возможностью выбора пользовательских… флагов. Вы также можете использовать Добавить напоминание, чтобы установить время уведомления.

Для доступа к динамическому списку нажмите Follow Up на вкладке Menu . Вы можете искать все флаги, только определенные уровни приоритета.
3. Настройте быстрые детали, используйте планировщик
Эти две функции иногда упускаются из виду, но могут убрать некоторые из самых утомительных моментов ваших сообщений электронной почты.
Быстрые Части
Если вы регулярно используете стандартные фразы, которые заставляют ваши пальцы плакать от их повторения, это избавит ваш ум от дальнейшего ухудшения.

Сохраните свои утомленные фразы в качестве быстрой части, выделив текст в окне композитора, переключитесь на вкладку « Вставка », откройте раскрывающееся меню « Быстрые детали» и выберите « Сохранить выбор в галерее быстрых деталей» .

В будущем, когда вы начнете вводить фразу, она появится как предложение для автозаполнения. Теперь вам останется только прочитать эту чертову вещь снова. И опять. И опять.

планировщик
Планировщик — еще одна отличная функция, и я должен признать, что я только начал использовать. Я понял, насколько это было полезно во время приступа детской болезни. Понимая, что меня не будет дома, чтобы послать какие-то конкретные рабочие письма, причитающиеся к определенной дате, я создал электронное письмо, приложил соответствующие файлы и назначил запланированную дату.
Напишите свой адрес электронной почты, затем перейдите на вкладку « Параметры ». Нажмите Отложить доставку . В разделе Параметры доставки установите флажок Не доставлять раньше и введите свои требования, а затем Закрыть .

Теперь, если вы используете сервер Exchange, вы можете пойти дальше и закрыть Outlook. Однако, если вы используете учетную запись IMAP или POP, Outlook должен оставаться запущенным до тех пор, пока не будет выполнено расписание электронной почты.

4. Создайте папку поиска
Вместо того, чтобы постоянно вводить один и тот же поиск с помощью панели поиска Outlook, вы можете создать папку поиска. Вы можете указать папку поиска для поиска по различным критериям, используя один из шаблонов Outlook, или создать собственный поиск в соответствии с вашими потребностями.

Перейдите на вкладку « Папка » и в разделе « Новый» выберите « Новая папка поиска» . Откроется панель критериев новой папки поиска. Шаблоны Outlook выполняют обычные задачи, такие как перемещение помеченной почты или почты от определенных людей, но если вам нужен больший контроль, папка пользовательского поиска предоставляет широкий набор подробных параметров для настройки.

5. Сделайте свой почтовый ящик своим
Как бы ни была удивительна электронная почта, это может быть несомненным отвлечением. Особенно в крупных организациях отдельные лица могут оказаться в длинных цепочках электронной почты, хотя тема не имеет к ним никакого отношения.
Если это произойдет с вами, вы можете использовать пользовательские правила для фильтрации любого электронного письма, в котором вы не указаны как прямой отправитель, в отдельную папку для последующей проверки. На вкладке « Меню » выберите « Правила» , « Создать правило» , а затем « Дополнительные параметры» . Поставьте галочку рядом с моим именем в поле Копия и выберите Далее. Поставьте галочку рядом, чтобы переместить ее в указанную папку , а затем щелкните ссылку, чтобы определить папку.

Изменить уровень фильтра нежелательной почты
В Outlook есть собственный фильтр спама, слава богу. Но он не всегда улавливает некоторые из явно очевидного мусора, проникающего в наши почтовые ящики, и обращение с этим мусором буквально отнимает у нас минуты жизни. По умолчанию фильтр нежелательной почты включен, но установлен на низкий уровень .

Чтобы изменить уровень защиты от нежелательной почты, перейдите на вкладку Почта , где вы найдете параметры удаления . Выберите « Нежелательная почта» , а затем « Параметры нежелательной почты» . Теперь вы можете выбрать уровень фильтрации, который, по вашему мнению, подходит для вашего почтового ящика, для каждой учетной записи, если это необходимо.

Как отмечалось в Outlook, установка фильтра нежелательной почты на Высокий уровень может привести к тому, что некоторые ваши обычные письма будут сифонированы из вашего почтового ящика, поэтому не забывайте регулярно проверять свою нежелательную почту!

Если их перемещения недостаточно, есть возможность окончательно удалить подозрительную нежелательную почту вместо того, чтобы перемещаться в папку нежелательной почты . Обратите внимание, что при использовании с высоким уровнем фильтрации любая легитимная почта, случайно перемещенная в эту папку, будет необратимой .
6. Создайте резервные копии
Outlook содержит больше данных, чем мы обычно думаем. Скорее всего, у вас есть несколько важных писем, скрывающихся где-то в вашей учетной записи, которые вы хотите сохранить в надежном месте, но пока не совсем справились. Ну, я говорю вам, сделайте это сейчас!

Экспорт очень прост в Outlook. Выберите учетную запись, которую вы хотите сделать резервную копию, и перейдите в Файл> Открыть и экспортировать> Импорт / Экспорт . Выберите « Экспорт в файл» , затем « Файл данных Outlook» (PST) . (Зная, как объединить файлы Outlook PST файлы здесь пригодится.)
Затем вы выберете, какие папки вы хотите создать резервную копию, или вы можете создать резервную копию всего корня каталога электронной почты. Наконец, выберите, где сохранить резервную копию. Используйте дополнительные параметры, если вы хотите создавать резервные копии только определенных аспектов вашей учетной записи.
Лучшая практика из всех
Лучшая практика — делать все вышеперечисленное ( или нет, казалось бы )! Некоторые из приведенных здесь методов подойдут некоторым читателям, а другие — нет, но управление и поддержка эффективной входящей почты без стресса может помочь вам в день без отвлечения.
6 рекомендаций для Outlook, чтобы ускорить ваш рабочий процесс
Если вы проводите какое-то серьезное время с помощью Outlook, вам следует изучить свой рабочий процесс. Вы всегда можете сэкономить небольшие фрагменты времени, подумав о том, как лучше всего использовать программное обеспечение, будь то путем простой пакетной отправки большей части вашей электронной почты в назначенные блоки или оставаясь в курсе ваших постоянно растущих почтовых ящиков (я очень виноват, что не придерживаясь последнего!).
Электронная почта является важной частью современных коммуникаций — заставьте ее работать еще усерднее
1. Категоризировать
Outlook имеет множество встроенных организационных функций, но вам не нужно сходить с ума, чтобы быть более эффективным. Это может работать как часть стратегии двойного подхода, которой я и пользуюсь.
Во-первых, вам нужно создать очень простую систему:
- Запланируйте периоды управления электронной почтой в течение дня.
- Босс ваш почтовый ящик, используя правила и папки действий.
- Удалите, где это возможно, как можно быстрее.
График
Я пытаюсь проверить и ответить на мои электронные письма в двух точках в течение дня. Это работает не для всех, но, безусловно, может сократить время, затрачиваемое на анализ того, когда, на кого и на что реагировать первым. Изоляция времени электронной почты работает как процесс пакетного файла: обо всем позаботятся сразу, и вы ничего не оставите. Позже в течение дня вы снова завершаете пакетный процесс и остаетесь на вершине почтового гребня.
правила
На втором месте в разделе категориальной организации находятся ваши Правила и Папки действий. У всех нас есть папки. Вы будете иметь их для клиентов, тем и личных писем. Может быть, даже несколько личных папок, так что вы не пропустите письмо от своего босса.
Для поддержания потока из папки «Входящие» в эти папки важны «правила». Это небольшие логические операторы if / is, которые Outlook будет периодически запускать при открытии программы, автоматически перемещая все электронные письма с соответствующими критериями в их недавно назначенный дом.
Например, я получаю электронные письма от моих родителей и сестер, которые, очевидно, используют разные адреса электронной почты. Вместо того, чтобы вручную перемещать каждое письмо, я создал правило, запрашивающее сканирование Outlook на наличие соответствующих им адресов электронной почты, и, если он будет найден, автоматически будет перемещен в папку «Семейство».

Чтобы создать правило, щелкните правой кнопкой мыши адрес электронной почты и перейдите к правило. Если вы регулярно получаете электронные письма с этого единственного адреса и просто перемещаете его из папки «Входящие» в отдельную именованную папку, вы можете выбрать Всегда двигаться к, затем найдите и выберите соответствующую папку.

Если у вас есть несколько критериев для фильтрации электронной почты, выберите Создать правило. Отсюда вы сможете выбирать из множества вариантов, в том числе от указанного отправителя, используя панель темы и кому отправлено электронное письмо. Если вы откроете Расширенные настройки, вы сможете выполнять фильтрацию на основании того, что письмо помечено, является чувствительным или требует каких-либо действий, или даже по очень конкретным словам, используемым в тексте самого письма.
Папки действий
Папки действий формируют второй уровень размещения электронной почты и работают очень хорошо с немного меньшими объемами электронной почты. Для каждой основной папки я создаю три подпапки с именем Сделать, в ожидании, а также Завершается. Когда новое электронное письмо попадает в основную папку, я отвечаю соответствующим образом и решаю, куда ему следует отправиться:
- Сделать: Общение / ситуация продолжается, немедленных действий нет
- В ожидании: Ответили, ожидая ответа или дальнейших действий
- Завершенный: Связь / ситуация завершена, электронная почта ожидает удаления или архивирования
2. Цвета и флаги
Категоризация действительно является ключом к производительности Outlook
, Помимо фактического управления папками, вы можете значительно упростить обслуживание входящих сообщений, используя цветовые категории и контрольные флаги.
Цветовые категории
Цветовые категории можно использовать для немедленного определения вашего почтового ящика, но я бы посоветовал относиться к нему относительно легко. Вы не хотите, чтобы ваш почтовый ящик был похож на радужную дорогу!
Обратите внимание, что у цветовых категорий есть одна главная проблема: они не поддерживаются учетными записями IMAP. Это означает, что вам нужно создать отдельное письмо POP3
использовать или создать папку «только для этого компьютера», ни одна из которых не является идеальной.

Чтобы начать свою систему классификации цвета, перейдите к Главная вкладку и найдите Теги раздел. Здесь вы должны быть в состоянии перейти к Категоризация> Все категории, который откроет текущий список активных категорий. Теперь вы можете редактировать цвета, имена и сочетания клавиш по своему усмотрению.

Если у вас уже есть учетная запись POP3, но вы не можете использовать цветовые категории, возможно, вам нужно включить их. Найдите адрес электронной почты на боковой панели. Щелкните правой кнопкой мыши имя учетной записи и выберите Свойства файла данных. В нижней части панели свойств должна быть опция Обновить до цветовых категорий.
В зависимости от размера существующего почтового ящика это может занять некоторое время, но после завершения вы получите доступ ко всему диапазону цветовых категорий.

Если вы отчаянно нуждаетесь в цветовых категориях, используя учетную запись IMAP, вы можете использовать Система автоматического форматирования изменить цвета и шрифты входящих сообщений в зависимости от их отправителя, темы и получателей, и мы рассмотрим это более подробно в следующей статье.
Флаги
Флаги действуют как система приоритетов. Когда ваши письма приходят, вы можете назначить им приоритетный уровень, автоматически добавляя их в динамический список дел, который вы курируете во время работы. Приоритеты варьируются от сегодня Через Без даты, с возможностью Пользовательские … флаги. Вы также можете использовать Добавить напоминание установить синхронизированное уведомление.

Откройте динамический список, нажав Следовать за на Меню Вкладка. Вы можете искать все флаги, только определенные уровни приоритета.
3. Настройте быстрые детали, используйте планировщик
Эти две функции иногда упускаются из виду, но могут убрать некоторые из наиболее утомительных моментов ваших сообщений электронной почты.
Быстрые Части
Если вы регулярно используете стандартные фразы
которые заставляют ваши пальцы плакать от их повторения, это спасет ваш ум от дальнейшего ухудшения.

Сохраните ваши утомленные фразы в качестве быстрой части, выделив текст в окне композитора, переключитесь на Вставить нажмите вкладку Быстрые Части выпадающее меню и выберите Сохранить выбор в галерею Quick Parts.

В будущем, когда вы начнете вводить фразу, она появится как предложение для автозаполнения. Теперь вам нужно только снова прочитать эту чертову вещь. И опять. И опять.

планировщик
Планировщик — еще одна замечательная функция, и я должен признать, что я только начал ее использовать. Я понял, насколько это было полезно во время приступа детской болезни. Понимая, что меня не будет дома, чтобы послать какие-то конкретные рабочие письма, причитающиеся к определенной дате, я создал электронное письмо, приложил соответствующие файлы и запланировал на требуемую дату.
Напишите свой адрес электронной почты, затем переключитесь на Опции Вкладка. Нажмите Задержка доставки. Под Варианты доставки, проверять Не доставлять раньше, и введите ваши требования, а затем близко.

Теперь, если вы используете сервер Exchange, вы можете пойти дальше и закрыть Outlook. Тем не менее, если вы используете учетную запись IMAP или POP, Outlook должен оставаться запущенным до тех пор, пока не будет выполнено расписание электронной почты.

4. Создайте папку поиска
Вместо того, чтобы постоянно вводить один и тот же поиск с помощью панели поиска Outlook, вы можете создать папку поиска. Вы можете указать папку поиска для поиска по различным критериям, используя один из шаблонов Outlook, или создать собственный поиск в соответствии с вашими потребностями.

Голова к скоросшиватель вкладка и под новый Выбрать Новая папка поиска. Откроется панель критериев новой папки поиска. Шаблоны Outlook выполняют обычные задачи, такие как перемещение помеченной почты или почты от определенных людей, но если вам нужен больший контроль, папка пользовательского поиска предоставляет широкий набор подробных параметров для настройки.

5. Сделайте свой почтовый ящик своим
Как бы ни была удивительна электронная почта, это может отвлечь внимание.
Особенно в крупных организациях отдельные люди могут оказаться в длинных цепочках электронной почты, хотя тема не имеет к ним никакого отношения.
Если это произойдет с вами, вы можете использовать пользовательские правила для фильтрации любого электронного письма, которое не включает вас в качестве прямого отправителя, в отдельную папку для последующей проверки. На Меню выберите вкладку правила, Создать правило, с последующим Расширенные настройки. Поставьте галочку рядом с где мое имя в поле Cc и выберите Далее. Поставьте галочку рядом с переместить его в указанную папку, а затем нажмите на ссылку, чтобы определить папку.

Изменить уровень фильтра нежелательной почты
Outlook имеет собственный фильтр спама
, слава Богу. Но он не всегда улавливает некоторые из явно очевидного мусора, проникающего в наши почтовые ящики, и обращение с этим мусором буквально отнимает минуты нашей жизни. По умолчанию Фильтр нежелательной почты включен, но установлен на низкий.

Чтобы изменить уровень защиты от нежелательной почты, перейдите в почта вкладка, где вы найдете удалять опции. Выбрать барахло, с последующим Параметры нежелательной почты. Теперь вы можете выбрать уровень фильтрации, который, по вашему мнению, подходит для вашего почтового ящика, для каждой учетной записи, если это необходимо.

Как отмечалось в Outlook, установка фильтра нежелательной почты на Высоко Это может привести к тому, что часть вашей обычной почты будет отправлена по сифону из вашего почтового ящика, поэтому обязательно регулярно проверяйте свою нежелательную почту!

Если их не достаточно, есть возможность Удалите навсегда нежелательную почту вместо того, чтобы перемещаться в папку нежелательной почты флажок Обратите внимание, что при использовании с Высоко уровень фильтрации любой законной почты, случайно перемещенной в эту папку будет безвозвратным.
6. Создайте резервные копии
Outlook содержит больше данных, чем мы обычно думаем. Скорее всего, у вас есть несколько важных писем, скрывающихся в вашей учетной записи, где вы хотите сохранить резервную копию в безопасном месте.
, но пока не совсем удалось. Ну, я говорю вам, сделайте это сейчас!

Экспорт очень прост
в Outlook. Выберите учетную запись, которую вы хотите сделать резервную копию, и перейдите на Файл> Открыть Экспорт> Импорт / Экспорт. Выбрать Экспорт в файл, с последующим Файл данных Outlook (.pst). Затем вы выбираете, какие папки вы хотите создать резервную копию, или вы можете создать резервную копию всего корня каталога электронной почты. Наконец, выберите, где сохранить резервную копию. Используйте дополнительные параметры, если вы хотите создавать резервные копии только определенных аспектов вашей учетной записи.
Лучшая Практика Всего
Лучшая практика — делать все вышеперечисленное (или нет, казалось бы,
)! Некоторые из методов здесь подойдут некоторым читателям, другие не подойдут, но управляют и поддерживают эффективную, свободную от стресса входящую почту
может помочь вам в день без отвлечения.
И не забывайте об основах, таких как создание подписи в Office 365
Есть ли у вас лучшие практики, чтобы поделиться? Как вы поддерживаете свою электронную почту максимально автоматизированной и эффективной? Дайте нам знать ниже!