Как оформить кассовую книгу распечатанную из 1с

Макрос

Как сшивать книгу (кассовую или доходов) своими руками

Инфо Как правильно сшить кассовую книгу — образец? Как правильно подшить кассовую книгу В связи с тем, что существует ряд способов ведения кассовой книги, есть и несколько вариантов того, как подшивается кассовая книга. Опишем все известные способы сшивания книги. Как известно, кассовая книга должна вестись на предприятии в одном экземпляре. Обычно она заводится на год, но возможны и другие периоды пользования одной кассовой книгой, например на протяжении квартала или месяца.
Все зависит от количества оборотов по кассе у организации или индивидуального предпринимателя. Прежде чем узнать, как подшить кассовую книгу. разберемся, зачем это надо делать.Это связано с необходимостью обеспечить сохранность внесенных в регистр сведений. То есть сшитые и пронумерованные страницы кассовой книги исключают возможность манипуляций с записями, которые может допустить кассир.

После его окончания составляется специальный акт на ликвидацию. Далее книга уничтожается. Непосредственно сшивка кассовой ведомости требуется для реализации сразу нескольких целей: Упорядочивание отчетности Упрощение её анализа при возникновении таковой необходимости Уменьшение вероятности внесения Различного рода правок в уже составленный документ Кассовая книга представляет собой документ строго отчетности. Налоговики в первую очередь проверяют именно её. Потому не стоит давать поводов для подозрения в мошенничестве. В некоторых случаях уклонение от уплаты налогов грозит не только административным наказанием, но также уголовным.
Как сшивается книга Процедура сшивания кассовой книги осуществляется следующим образом:

• все страницы должны быть обязательно пронумерованы;
• осуществляется заверение печатью, проставляется подпись директора, главного бухгалтера;
• на последней странице проставляется количество листов прописью, а также цифрами.

Наличие печати и нумерации, подписей позволяет избежать изъятия страниц из книги. Как быть при работе в 1С Программа 1С позволяет сформировать кассовую книгу установленным в законодательстве способом. Все данные хранятся в табличной форме. Для сшивки понадобится отправить документ на печать.

После чего поступить в соответствии с обозначенным выше алгоритмом. При этом нумерация осуществляется автоматически, соответственно нумеровать страницы не требуется. Понадобится лишь проставить печать предприятия, а также подписи ответственных лиц с расшифровкой.

Как прошить кассовую книгу распечатанную из 1с

Однако подобная конструкция дает возможность с легкостью заменить листы в книге, поэтому не встречает энтузиазма со стороны проверяющих. Итак, листы надо сложить ровной стопкой, чтобы книга имела упорядоченный вид. Отверстия делают с левой стороны строго вертикально.

Затем в отверстия дважды протягивается нитка или шпагат так, чтобы кончики оказались на изнаночной стороне. Образец, как сшить кассовую книгу, можно увидеть на фото выше. Концы ниток связывают крепким узлом несколько раз, чтобы все надежно держалось.

Чем скрепить то, что сшито В программе Word или любом другом аналоге создается наклейка на изнаночную сторону книги. Содержание наклейки должно быть следующим: «в пачке пронумеровано, прошнуровано, закреплено подписью и печатью листов». Строкой ниже прописывается расшифровка должности и подписи уполномоченного лица и главного бухгалтера.

Мадина, правильная прошивка — это как книжка: наверху то, что было раньше (1 января), внизу то, что было позже (31 декабря). Я так понимаю, книга у вас распечатанная с компьютера, значит Вам нужно сделать на каждой страничке минимум 3 дырочки для того, чтобы было удобно прошивать. Я это делаю дыроколом — быстро и без особых усилий. У меня на формате А4 распечатывается два листочка — тот, который в кассовую вшивается и тот, к которому ПКО и РКО прикрепляю, поэтому я делаю 3 дырочки, а если у Вас на формате А4 распечатывается 1 страничка, удобнее дыроколом делать 4 дырочки. Дальше прошиваете таким образом, чтобы кончики ниток остались в центре (в средней дырочке, если их три или вход в одной из средней, выход в другой из средних, если у вас 4 дырочки). Нитки завязываете и сверху приклеиваете бумажку (она в 1с распечатывается тоже), о том, что в кассовой книге прошито столько-то листов.
Сегодня большая часть предприятий, ИП обязаны использовать в свих расчетах безналичный расчет. Но с определенными лимитами возможно также осуществлять расчеты наличными. В таком случае требуется составлять достаточно большое количество всевозможных документов.

К одному из самых важных относится именно кассовая книга.

• Важные моменты
• Как сшить кассовую книгу за год

Она включает в себя достаточно большое количество информации. Необходимость её ведение устанавливается законодательными органами. По возможности стоит заранее ознакомиться с процедурой её проведения.

Кассовая книга обязательно должна использоваться на предприятиях, где осуществляется расчет наличными. Документ отражает обширный перечень данных. Требуется соблюдать формат его составления. В специальных нормативных документах отражаются основные моменты, связанные с процедурой составления.

Основные правила оформления кассовой книги

1. Кассовая книга заводится ежегодно и ведется с начала до конца года. В случае, если она закончилась до окончания отчетного периода, оформляется вторая кассовая книга, записи в которую продолжают вноситься в хронологическом порядке.
2. Заполнять ее можно как в рукописном варианте, так и на компьютере. Вся информация должна вписываться по порядку, без пропусков.
3. Кассовая книга состоит условно из двух частей:
   • титульного листа, куда вносятся сведения о компании,
   • основных страниц, где указываются данные о проведенных наличных финансовых операциях за каждый день.
4. Каждый лист имеет два экземпляра, один из которых после заполнения нужно оставлять в книге, а второй отрезать и передавать специалистам бухгалтерского отдела. Все листы кассовой книги следует пронумеровывать в обычном порядке и прошнуровывать. Количество листов в книге следует написать на последней странице и обязательно заверить эту информацию подписью главного бухгалтера, директора предприятия и печатью (при ее наличии).
5. Допускать ошибки, помарки и неточности в документе нельзя, но если они все же случились, следует зачеркнуть неверную информацию и рядом аккуратно вписать правильную. Исправление обязательно надо заверить подписью кассира и главного бухгалтера. Заполнять кассовую книгу можно только шариковой ручкой (использование карандашей не допускается).
6. Кассовая книга должна вестись ежедневно, но если никаких кассовых операций в тот или иной день не проводилось, заполнять листы не нужно. В конце каждой рабочей смены кассир обязан сдавать документ в бухгалтерию, вместе с остальной «первичкой». После проверки внесенных в нее сведений бухгалтер расписывается в книге и возвращает ее кассиру.
7. На одном предприятии не может быть двух кассовых книг, за исключением случаев, когда у юридического лица имеются представительства и филиалы – у них должны быть свои подобные документы (при этом копии кассовой книги и платежных документов должны регулярно передаваться в головной офис).

Инструкция по оформлению кассовой книги

В самом начале

• На титульном листе книги сначала пишется полное наименование компании, которой принадлежит данный документ, структурное подразделение (при необходимости)
• Вносится код ОКПО (находится в учредительных бумагах фирмы) и вписывается год, на который открывается кассовая книга.
• На последней странице документа необходимо обязательно указать количество листов в нем, подпись руководителя, главного бухгалтера и дату закрытия кассовой книги. Оформляются указанные данные на первом листе бланка кассовой книги.

Основная часть книги

• На нужном листе следует указать дату его заполнения, а также номер (по порядку ведения кассовой книги).
• Затем в таблицу в первый столбец вписывается номер первичного документа (приходно-расходного ордера при поступлении «налички», и расходно-кассового ордера — при ее выдаче).
• Потом вносятся сведения о том, от кого получены или кому выданы средства (здесь могут быть указаны как юридические, так и физические лица), номер корреспондирующего счета. Сумма должна быть внесена в ту колонку, к которой она относится (либо приход, либо расход).
• После того, как все необходимые строки будут заполнены, пустые нужно перечеркнуть в виде буквы Z или крест накрест, а на конец дня следует подсчитать окончательную сумму в каждом столбике и указать их в ячейках «Итого».
• Ниже, в соответствующую строку следует вписать остаток наличных средств в кассе на конец дня.
• В заключение документ должен подписать кассир, заполнивший документ, а также главный бухгалтер (с расшифровками подписей).

Хранить кассовую книгу нужно не менее пяти лет.

Как правильно подшить кассовую книгу

Несмотря на то, что большая часть привычных ранее кассовых документов отменена после введения онлайн-касс, кассовая книга по-прежнему остается обязательным для оформления документом.

Подробнее о том, какие кассовые документы сейчас можно не оформлять и почему, узнайте из материала «Нужна ли кассовая книга для ведения онлайн-кассы?».

Существует ряд способов ведения кассовой книги, есть и несколько вариантов того, как подшивается кассовая книга. Опишем все известные способы сшивания книги.

Как известно, кассовая книга должна вестись на предприятии в одном экземпляре. Обычно она заводится на год, но возможны и другие периоды пользования одной кассовой книгой, например на протяжении квартала или месяца. Все зависит от количества оборотов по кассе у организации или индивидуального предпринимателя.

Прежде чем узнать, как подшить кассовую книгу, разберемся, зачем это надо делать. Это связано с необходимостью обеспечить сохранность внесенных в регистр сведений. То есть сшитые и пронумерованные страницы кассовой книги исключают возможность манипуляций с записями, которые может допустить кассир. Сшитые и подсчитанные листы нельзя вырвать и заменить на сфальсифицированные.

Рассмотрим, как подшивать кассовую книгу.

1. Если кассовая книга представляет собой типовой журнал, отпечатанный по форме КО-4 (в соответствии с постановлением Госкомстата от 18.08.1998 № 88, далее — постановление № 88), в котором все страницы расположены горизонтально, следует действовать по нашей инструкции о том, как подшить кассовую книгу (образец на фото и сама инструкция представлены ниже).

Особенностью ведения такой книги является то, что каждый лист внутри журнала состоит из 2 частей, одна из которых остается в книге, а вторая отрывается и прикладывается к отчету кассира. Записи на обеих половинках листа делаются идентичными через копировальную бумагу. Соответственно, и нумерация страниц на каждой из половин листа дублируется.

В этом случае сшивается та часть листов, которые располагаются в переплете (скреплены скрепляющей скобой или проклеены). При заполнении такой книги обычно используется ручной способ занесения данных. Страницы в ней нумеруются, а сама она сшивается и пропечатывается в самом начале ее заведения.

2. В том случае, если кассовая книга заполняется машинописным способом, т. е. ежедневно все сведения заносятся кассиром сразу в бухгалтерскую программу, например в «1С:Предприятие» или другую (либо если книга ведется в офисной программе по типу Excel), следует поступить так.

В конце дня, когда имели место операции по кассе, занесенные в кассовую книгу на основании приходных и расходных кассовых ордеров, кассир распечатывает заполненную страницу/страницы, которые были сформированы при помощи программного обеспечения. Страницы распечатываются в 2 экземплярах: 1 — вкладной лист кассовой книги, 2 — отчет кассира.

Вкладные листы и отчеты кассира должны быть пронумерованы. При этом нумерация начинается с начала года (или месяца/квартала — в зависимости от объема операций по кассе). Кроме того, вкладные листы и дублирующие их отчеты кассира, заполняемые на отдельных несшитых листах, могут вестись не только машинописным способом, но и от руки. В этом случае между листами следует класть копирку.

ВАЖНО! По традиции книга должна вестись с начала года. Все принятые в компании способы ведения и заполнения кассовой книги должны быть в обязательном порядке отражены в учетной политике, утвержденной отдельным приказом.

Нюансы документального оформления кассовых операций раскрыты в этой статье.

По итогам месяца/квартала кассир должен на последнем за этот период вкладном листе указать, сколько всего в этом месяце/квартале было составлено листов из кассовой книги. Все вкладные листы, подписанные и проверенные кассиром, должны сохраняться у него в течение года. По мере накопления (либо в конце года) листы брошюруются и прошиваются.

Какой штраф предусмотрен за отсутствие кассовой книги, узнайте по .

На последнем листе сзади нитка, которой были прошиты листы, заклеивается пломбой с указанием количества сшитых листов. Все это заверяется подписями руководителя и главбуха компании. Ставится оттиск печати, который частично перекрывает пломбу, а частично остается на последнем сшитом листе.

3. Изготовленная в электронной форме кассовая книга не требует распечатывания и сшивания. Ее оформляют при помощи техсредств, исключающих несанкционированный доступ к ней. В итоге она подписывается электронными цифровыми подписями (руководителя, главбуха).

О том, как прошить кассовую книгу, детально будет рассказано в следующей части статьи.

Как прошнуровать кассовую книгу: инструкция

Разберем пошагово, как сшивать кассовую книгу. Описываемый пример прошивки данного бухгалтерского регистра подходит для книг, оформленных в виде журнала с горизонтально расположенными страницами, у которых одна часть листа отрывная.

Нужно ли вести кассовую книгу при использовании онлайн-кассы

Кассовая книга в 1С 8.3 расположена в меню Банк и касса – в разделе Кассовые документы:

Кассовая книга в 1С – это отчетная форма. Её основу составляют документы приходных и расходных кассовых ордеров, а также другие документы, оформляемые одновременно с первичными кассовыми ордерами.

Обратите внимание! Не только ПКО и РКО формируют движение денег в кассовой книге. Позднее мы к этому факту вернемся:

Что значит вести кассовую книгу в электронном виде

Кассовую книгу в электронном виде ведут на персональном компьютере с применением программного обеспечения. При этом существует два варианта ведения кассовой книги в электронном виде.

Ведение книги в электронном виде с сохранением ее на бумажных носителях

Кассовую книгу заполняет кассир. В своей деятельности он руководствуется указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У. Заполнение кассовой книги кассир совершает при получении от бухгалтерии кассовых ордеров (ПКО и РКО), на основании которых производит получение и выдачу денег.

Как правильно оформлять кассовую книгу, детально разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Изучите материал, получив пробный доступ к системе К+ бесплатно.

Требования к соблюдению кассовой дисциплины – в материале «Кассовая дисциплина и ответственность за ее нарушение»

О последствиях неверного заполнения документов – в статье «Первичный документ: требования к форме и последствия ее нарушения».

Кассир заполняет кассовую книгу в течение рабочего дня. В конце дня он проверяет записи с поступившими первичными документами и определяет остаток денег в кассе. После этого распечатывает листы кассовой книги в 2 экземплярах, ставит свою подпись и относит бухгалтеру для проверки вместе с первичными документами (ПКО, РКО и другими). Нумерация листов должна быть сквозной с начала года.

Один из экземпляров листов кассовой книги с оригиналами ПКО и РКО остается у бухгалтера, а на другом бухгалтер ставит свою подпись и передает кассиру. Эти действия можно проводить в программе 1-С Бухгалтерия (вкладной лист и отчет кассира). К концу года кассовая книга, распечатанная с электронной версии, должна быть пронумерована, сшита и опечатана.

Правильность заполнения кассовой книги контролирует главный бухгалтер.

ВАЖНО! С 30.11.2020 обособленные подразделения, которые не хранят наличность, а сдают ее в кассу головной организации, вправе не вести кассовую книгу.

Какие еще нововведения в порядке учета кассовых операций вступили в действие с 30.11.2020, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе К+ и бесплатно переходите в обзорный материал.

Ведение кассовой книги полностью в электронном виде

При работе с электронной кассовой книгой используют бухгалтерские программы (1-С, Инфо–бухгалтер, Налогоплательщик ЮЛ и другие). При электронном оформлении кассовой книги нужно предусмотреть защиту информации от:

• доступа третьих лиц (применение паролей при входе в программу и электронной подписи на самом документе);
• потерь и искажений (использование резервного копирования на накопитель информации или сохранение ее на сервере).

В конце рабочего дня кассир отчитывается и закрывает электронную кассовую книгу так же, как обычную. Кассовую книгу на ПК кассир заверяет электронной подписью. Электронная подпись к кассовой книге оформляется на основе положений закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ. Электронная подпись — это присоединяемая к электронному документу информация, используемая для идентификации подписавшего его лица. Подлинность электронной подписи проверяют сертификатом ключа, выдаваемым удостоверяющим центром. После подписания кассовой книги электронной подписью кассира исправления в ней не допускаются (п. 4.7 указания Банка России от 11.03.14 № 3210-У).

При соблюдении перечисленных выше требований обеспечивается сохранность документа в электронном виде. В этом случае электронный документ признается равноценным бумажному (п. 1 ст. 6 закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ). Хранение документов в электронном виде обеспечивает руководитель фирмы.

Настройка и формирование кассовой книги в 1С 8.3

Кассовая книга формируется в двух режимах:

• По собственной деятельности. Операции с наличностью по своей основной деятельности отображаются на счетах 50.1 Касса организации, 50.21 Касса организации в валюте.
• По деятельности платежного агента. Агентские операции попадают на счет 50.4 Касса по деятельности платежного агента.

Формирование кассовой книги происходит по настройкам:

• Выбрать период;
• Режим формирования: по основной деятельности или по деятельности платежного агента;
• Если нужно, выводить основания кассовых ордеров;
• Когда кассовая книга готовится в конце отчетного (налогового) периода отметить галочкой формирование обложки и завершающего листа:

ФНС о новом порядке ведения кассовых операций

Письмом от 22.12.2011 № АС-4-2/[email protected] ФНС России напомнила налоговым инспекторам, а также всем налогоплательщикам (юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям) о том, что в России с 1 января 2012 года действует новый порядок ведения кассовых операций.

Новый порядок вводится Положением о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденным Банком России 12.10.2011 № 373-П.

Новое для индивидуальных предпринимателей

ФНС обращает внимание на то, что индивидуальные предприниматели обязаны:

— определять лимит остатка наличных денег;

— хранить на банковских счетах в банках наличные деньги сверх установленных лимитов;

— оформлять кассовые операции приходными кассовыми ордерами 0310001 и расходными кассовыми ордерами 0310002;

— обеспечивать наличие кассовых документов и других документов, оформляемых при ведении кассовых операций, в течение сроков, установленных законодательством об архивном деле в Российской Федерации;

— вести кассовую книгу 0310004.

На заметку

Унифицированные формы по учету кассовых операций утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88:

— приходный кассовый ордер (форма по ОКУД 0310001) – унифицированная форма № КО-1;

— расходный кассовый ордер (форма по ОКУД 0310002) – унифицированная форма № КО-2;

— кассовая книга (форма по ОКУД 0310004) – унифицированная форма № КО-4.

Сроки хранения кассовых документов

Сроки хранения документов, образующихся в деятельности организаций, установлены в Перечне, утвержденном приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558. Этот приказ принят на основании п. 2 ч. 1 ст. 4 и ч. 3 ст. 6 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Согласно пункту 362 Перечня кассовые документы и книги подлежат хранению не менее 5 лет. При этом уничтожить их можно при условии проведения проверки (ревизии) за этот 5-летний период. Документы за необревизованный период, даже если он превышает 5-летний срок, не могут быть уничтожены.

Отсчет сроков хранения документов начинается с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.

Административная ответственность

В письме ФНС указано, что административная ответственность за нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций предусмотренная частью 1 ст. 15.1 КоАП РФ, в равной степени распространяется и на организации, и на индивидуальных предпринимателей.

К нарушениям кассовой дисциплины относятся:

— осуществление расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров;

— неоприходование (неполное оприходование) в кассу денежной наличности;

— несоблюдение порядка хранения свободных денежных средств;

— накопление в кассе наличных денег сверх установленных лимитов.

На заметку

Согласно Указанию ЦБ РФ от 20.06.2007 № 1843-У расчеты наличными деньгами между организациями, индивидуальными предпринимателями, а также между организацией и индивидуальным предпринимателем не могут превышать 100 тыс. руб. в рамках одного договора, заключенного между указанными лицами.

Вышеперечисленные нарушения влекут наложение штрафа:

— на должностных лиц в размере от 4 000 до 5 000 рублей;

— на юридических лиц – от 40 000 до 50 000 рублей.

Кого будут проверять в первую очередь

ФНС России обратила внимание налоговых инспекторов, что приоритетным является налоговый контроль за применением контрольно-кассовой техники и полноты учета выручки налогоплательщиками, не применяющими систему налогообложения в виде ЕНВД.

Особенности для платежных агентов

Платежный агент обязан вести раздельный учет:

— наличных денег, кроме денег, принятых им в качестве платежного агента;

— наличных денег платежного агента.

В связи с этим платежный агент:

а) при определении лимита остатка наличных денег не учитывает денежные средства, принятые им при осуществлении деятельности в качестве платежного агента;

б) на поступившие через ККТ денежные средства оформляет в конце дня два приходных кассовых ордера 030001:

— на сумму без учета наличных денег, принятых им как платежным агентом;

— на сумму денег, принятых им как платежным агентом;

в) ведет две кассовые книги 030004: без учета деятельности платежного агента и по деятельности платежного агента.

На заметку

Платежный агент – это юридическое лицо, за исключением кредитной организации, или индивидуальный предприниматель, осуществляющие деятельность по приему платежей физических лиц, направленных на исполнение денежных обязательств плательщика денежных средств перед поставщиком по оплате товаров (работ, услуг), в том числе внесение платы за жилое помещение и коммунальные услуги. За счет полученных от физических лиц денежных средств платежный агент осуществляет расчеты с поставщиками от имени физических лиц (статьи 2, 3 Федерального закона от 03.06.2009 № 103-ФЗ).

Кассовая книга обособленного подразделения в 1С 8.3

Часто возникает вопрос, как вести кассовую книгу по подразделениям в 1С 8.3, если на предприятии фактически две кассы: центральная и обособленного подразделения.

В 1С Бухгалтерия 8.3 для не очень крупных предприятий не предусмотрено ведение двух касс. Таким образом, в базе организации с обособленным подразделением будет формироваться только кассовая книга «головы». Возможность вести несколько касс в одной базе по основной деятельности предоставляет только 1С Бухгалтерия 8.3 КОРП.

А в базовой версии и версии ПРОФ 1С Бухгалтерия 8.3, имеющийся в плане счет 50.02, предназначен для накопления и передачи денежных средств по кассе обособленного подразделения, но ни одна проводка с участием счета 50.02 в кассовую книгу не попадет. Более того, если необходимо, чтобы документы по центральной кассе нумеровались подряд непрерывно, придется вручную корректировать номера кассовых документов со счетом 50.02.

Как восстановить хронологическую нумерацию кассовых документов в 1С 8.3 с помощью Экспресс проверки читайте в нашей статье.

Вот как это выглядит. Рассмотрим в базовой версии и версии ПРОФ 1С Бухгалтерия 8.3 получение выручки обособленного подразделения и сдачу её в головное подразделение, а далее – в банк за один день:

• ПКО 9: Дт 50.02 Кт 90.01.1 – 26 000 руб. (получена выручка обособленного подразделения);
• РКО 11: Дт 57.01 Кт 50.02 – 26 000 руб. (выручка ОП передана в центральную кассу);
• ПКО 10: Дт 01 Кт 57.01 – 26 000 руб. (выручка ОП оприходована в центральную кассу);
• РКО 12: Дт 51 Кт 01 – 26 000 руб. (выручка ОП из центральной кассы внесена в банк):

Обратите внимание! Четыре документа: ПКО 9, ПКО 10, РКО 11 и РКО 12, но в кассовой книге отразились только два: ПКО 10 и РКО 12:

Кассу обособленного подразделения придется вести в отдельной базе или вручную.

Если обороты по документам и проводкам не совпадают в 1С 8.3

Часто, когда 1С 8.3 вывела на экран кассовую книгу, можно увидеть сообщение: «Обороты по документам и проводкам за «чч.мм.гггг ч.мм.сс» не совпадают!»

В этом случае необходимо проверить, все ли кассовые ордера сформировали проводки по операциям с денежными средствами.

Например, поступление оплаты при розничной продаже, если такая происходила не по складу НТТ (неавтоматизированной торговой точки), то необходимо зафиксировать двумя документами: ПКО и отчетом о розничных продажах. ПКО создает запись в кассовой книге, а Отчет о розничных продажах формирует проводки по соответствующим счетам.

Профилактика ошибок в кассовой книге

Кассовая книга в 1С 8.3 – это отчет. Но контроль над правильным ведением кассовых операций он не осуществляет. И если не соблюдается лимит остатка денежных средств в кассе или, наоборот, образуется отрицательное сальдо на какую-то дату, сформированная кассовая книга об этом не «просигналит».

Из списка кассовых документов можно выполнить печать формы КО-3 «Журнал регистрации кассовых документов». Данный отчет позволит проверить ошибки в нумерации кассовых документов.

Поэтому, чтобы избежать ошибок в кассовой книге, необходимо провести Экспресс-проверку ведения учета по кассовым операциям. Проверка запускается из меню Отчеты – Экспресс-проверка ведения учета, закладка Операции по кассе:

Что делать, если экспресс-проверка в 1С 8.3 выдает ошибку по кассовым операциям читайте в нашей статье.

Результаты проверки отражаются в таблице, там же даются рекомендации по устранению:

Правильно созданную кассовую книгу остается только распечатать!

Каким образом можно отследить правильность соблюдения лимита кассы, установленного банком в 1С 8.2 рассмотрено в следующем видео:

Кассовую книгу в электронном виде не нужно распечатывать каждый день

Придя с проверкой ККТ, инспекторы не обнаружили у компании распечатку кассовой книги на интересующий их период. Они попытались наложить штраф. Но суд сделал другой вывод: если кассовая книга ведется в электронном виде, распечатывать ее каждый день не обязательно.

Аргументы налоговиков Компания не оприходовала денежные средства в сумме более 500 000 руб., полученные в кассу за период с 1 по 3 сентября 2008 года.
Такой вывод делается из-за того, что на момент прихода инспекторов имелись расхождения между информацией на ленте фискального отчета и выручкой, отраженной в кассовой книге организации.

То есть нарушен Порядок ведения кассовых операций, утвержденный решением совета директоров Центробанка РФ от 22 сентября 1993 г. № 40. Это влечет за собой санкции по статье 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях. В данном случае размер штрафа — 40 000 руб.

Аргументы налогоплательщика

На самом деле кассовая книга велась, информация туда заносилась своевременно и в полном объеме. Другой вопрос, что распечатывался документ только один раз в неделю, а сведения по итогам дня отражались в электронном варианте.

Однако это не является нарушением. Согласно пункту 25 Порядка ведения кассовых операций… кассовая книга на предприятии может вестись автоматизированным способом — при условии полной сохранности кассовых документов, то есть в электронном виде. В тот момент, когда налоговики пришли с проверкой, неделя еще не закончилась, именно поэтому компания не смогла представить им распечатки. Но это и не является ее обязанностью.

Выводы суда

Кассовая книга действительно может вестись в электронном виде. Тот факт, что инспекторам не представили распечатанные листы, не является нарушением.

Главное, чтобы электронный вариант содержал актуальную и достоверную информацию. Так и было, по крайней мере налоговики не доказали обратное.

Соответственно, их постановление о привлечении к ответственности за нарушение порядка работы с наличностью по статье 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях незаконно.

От редакции

Перед нами редкая ситуация, когда благоприятное для компании мнение суда еще и полностью разделяет вышестоящий налоговый орган.

Еще в феврале 2006 года в письме УФНС России по г. Москве была рассмотрена аналогичная ситуация: инспекторы пришли с проверкой 13 декабря 2005 года и получили все необходимые документы, кроме кассовой книги и первичных кассовых документов за период с 1 по 8 декабря 2005 года.

Реакцией стала попытка оштрафовать компанию по статье 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях, хотя главбух и пояснил, что нужные документы ведутся в электронном виде, распечатываются один раз в неделю и к приходу проверяющих просто не были распечатаны.

Налоговое управление посчитало, что в данном случае нет повода штрафовать компанию по данной статье, так как отсутствует событие административного правонарушения (письмо УФНС России по г. Москве от 27 февраля 2006 г. № 09-24/14819).

В целом вести кассовую книгу в электронном виде, конечно, очень удобно, и вряд ли кто-то захочет ежедневно ее распечатывать, тратя на это время и ресурсы.

Однако, если ваша компания решила перейти на электронный документооборот, мы советуем прописать это в учетной политике. В случае спора это станет еще одним аргументом в вашу пользу.

Источник: постановление ФАС Московского округа от 11 марта 2009 г. № КА-А40/1416-089

Кассовая книга (КО-4) в 1С 8.3: формирование и печать

В соответствии с действующим законодательством Российской Федерации все организации обязаны вести кассовую книгу. Обратите внимание, что с 1 июня 2014 года ее могут не оформлять индивидуальные предприниматели. То же самое относится к приходным и расходным кассовым ордерам.

Кассовая книга может вестись как в бумажном, так и в электронном виде по форме КО-4. Записи в ней формируются кассиром на основании ПКО и РКО по всем движениям наличных денежных средств. Ежедневно в конце рабочего дня, остатки денежных средств, отраженные в кассовой книге сверяются с фактическими остатками в кассе.

В 1С Бухгалтерия 8.3 кассовая книга формируется в качестве обычного отчета на основании соответствующих первичных документов. Это значительно облегчает жизнь кассиру и позволяет избежать большинства возможных ошибок.

Какие данные предоставляет справка-отчет?

Соблюдать нормы кассовой дисциплины обязаны все субъекты хозяйственной деятельности, работа которых связана с приемом-выдачей наличности.

Подробнее о кассовых операциях см. в материале «Приходные и расходные кассовые операции (особенности)».

Применение ККТ требует заполнения соответствующих документов, одним из которых является справка-отчет кассира-операциониста. Она представляет собой унифицированную форму КМ-6, образец которой утвержден Постановлением Правительства РФ от 25.12.1998 № 132. Это обязательный документ для заполнения при работе с ККТ.

Бланк справки-отчета кассира-операциониста вы можете скачать на нашем сайте:

Из справки кассира-операциониста можно узнать данные о показаниях контрольно-суммирующих денежных счетчиков, благодаря которым становится известной информация о размере полученной за день выручки. При этом не учитываются суммы тех наличных средств, которые пришлось вернуть по требованию покупателей при наличии соответствующих актов, составленных по форме КМ-3.

Кассовая книга

После того, как вы произвели все необходимые настройки, нажмите на кнопку «Сформировать» и кассовая книга отобразится в виде отчета.

В нашем случае основания кассовых ордеров не выводятся. Кассовая книга содержит данные о нескольких днях, причем только тех, за которые были какие-либо движения наличных денежных средств. Каждый из них отделяется разрывом страницы.

В отчете содержатся сведения, от кого получено и кому выданы денежные средства из кассы с указанием соответствующих сумм. Так же книга содержит данные об остатках и итогах на конец дня. Как видно на изображении ниже, все листы строго пронумерованы.

После того, как вы распечатаете кассовую книгу на бумажном носителе, на ней должен расписаться ответственный кассир и бухгалтер.

Особенности заполнения

Отчет кассира-операциониста требует ежедневного оформления по всем имеющимся в наличии операционным кассам. Формирование документа происходит в конце рабочего периода в единственном экземпляре. Справка кассира-операциониста далее служит источником для свода данных по форме КМ-7, дающей информацию о показаниях счетчиков и вырученных средствах организации.

Нередко на небольших предприятиях выручка операционной кассы может быть сразу сдана в банк. Не нужно забывать, что при заполнении документа необходимо делать соответствующую отметку. В иных случаях выручка за день поступает старшему кассиру или другому ответственному лицу в сопровождении оформленного на ту же сумму ПКО.

Несоблюдение правил оформления справки чревато наложением административных штрафов.

Подробнее о мерах ответственности за несоблюдение данных правил см. в материале «Кассовая дисциплина и ответственность за ее нарушение».

Как составить отчет кассира

Всякое движение денег в кассе организации всенепременно должно быть положительно оформлено. Для этого кассиру надобно составить отчет , тот, что в дальнейшем передается в бухгалтерию для последующего учета. В некоторых маленьких организациях в штатном расписании нет должности «кассир», следственно ответственным лицом по ведению и оформлению кассовых документов является основный бухгалтер. Для соблюдения кассовой дисциплины дюже значимо верно оформлять все документы.

Инструкция

1. Отчет кассира должен формироваться в те дни, когда происходили какие-нибудь движения по кассе: будь то выдача денег под отчет либо выплата заработной платы. 2. Отчет, сделанный кассиром, должен содержать ту же информацию, что и вкладной лист кассовой книги. Традиционно в программах по учету существуют формы, которые механически формируются при занесении данных. Если вы используете ручной контроль, то бланк отчет а кассира является копией вкладного листа. 3. Отчет кассира должен содержать такую информацию, как порядковый номер документа, дату составления, сумму и название операции. 4. К отчет у кассира приложите все документы, подтверждающие движение денег. Если это выдача под отчет , прикрепите расходный кассовый ордер (форма №КО-2). При поступлении наличных в кассу организации, приложите приходный кассовый ордер (форма №КО-1). Если это выдача заработной платы, помимо расходного кассового ордера прикрепите платежную ведомость (форма №Т-53). 5. Уместно отчет кассира вести в отдельной папке. Дополняйте его в хронологическом порядке, в конце периода (это может быть месяц, квартал, полугодие, год и т.д.) прошейте все листы, пронумеруйте. В конце на последнем листе напишите: «Прошито, пронумеровано и скреплено (укажите сколько листов)». При подсчете рассматривайте и квитанции, и ордера, и ведомости. 6. Помните, что отчет кассира является копией вкладного листа, но с больше расширенной информацией. Отличием является то, что его должен подписывать кассир, а кассовую книгу – основный бухгалтер и начальник организации. 7. Банк, тот, что обслуживает вас, может затребовать документы на проверку ведения кассовой дисциплины, в этом случае вам нужно помимо кассовой книги предоставить и сам отчет .

Дабы составить верно отчет , нужно отчетливо определить цель составления отчет а и его форму. Составление отчет а производится в несколько этапов, разрешающих верно расставить акценты.

Вам понадобится

• План отчета, цель отчета

Инструкция

1. Необходимо подойти к этому процессу ответственно, уделив специальное внимание цели отчет а. Для того дабы отчет был составлен верно, в первую очередь нужно ответить на вопрос: “Для чего составляется отчет “. Лишь в этом случае вы учтете все “подводные камни”. Результатов на данный вопрос может быть несколько. Вот некоторые из них:• Отчет должен проинформировать либо объяснить;• Отчет составляется ради рекомендации;• Отчет должен мотивировать либо уговаривать;• Отчет может стать продолжением дебатов либо усилить предшествующее сообщение/обсуждение;• Отчет может быть частью инструкции. 2. Вид делового отчет аОпределитесь с видом делового отчет а, нужным в этом определенном случае. Деловой отчет может быть представлен:• В письменном и устном виде;• В официальном и неформальном виде;• В обычной форме и в подлинном виде;• В одностраничном и многотомном виде;Помимо того, отчет может быть подготовлен собственными силами, а может силами привлеченных сторонних референтов. 3. Состав отчет аТитульный лист. Тут указывается заглавие отчет а, ФИО и должность человека, которому предназначается отчет , ФИО и должность человека, составившего отчет .Вступление. В этой части обозначьте цель отчет а либо суть возникшей задачи. Если предполагается составление объемного отчет а, вступление может включать в себя план отчет а.Обстоятельная часть. В этой части отчет а выскажете всю информацию, касающуюся цели отчет а либо задачи, нуждающейся в освещении.Завершение. В заключительной части отчет а нужно указать итоги, сделанные на основе полученной информации. 4. Оформление отчет аПри оформлении отчет а нужно применять разные средства.Пробел. Разделяйте абзацы пробелами – это гораздо облегчит процесс чтения документа.Размер и тип шрифта. Выбирайте шрифт, наилучший для чтения. Изменением размера шрифта дозволено выделить подзаголовки.Выделение. Курсивом, толстым шрифтом, подчеркиванием и особыми знаками выдаются ключевые моменты отчет а.Распределение на страницы. Разбивка текста постранично дозволяет акцентировать внимание читателя на значимых моментах. Обратите внимание! Не стоит увлекаться изменением шрифта – формальный отчет класснее каждого оформлять одним шрифтом, комфортным для чтения. Полезный совет Позже составления отчета неукоснительно прочитайте его – это дозволит выявить стилистические и другие неточности.

Проще каждого оформлять отчет , тот, что заполняется по какой-нибудь утвержденной форме. При этом вы примитивно вписываете в пустые поля те параметры, которые обязаны в них быть указаны, ставите свою подпись – и отчет готов! Но как быть с отчет ами, которые заполняются в произвольной форме, чай они, как и любой документ, тоже обязаны оформляться по определенным правилам. Испробуем разобраться в этом вопросе.

Инструкция

1. В том случае, если отчет , тот, что вам нужно составить, имеет произвольную форму, его внешнее оформление все равно должно соответствовать эталонам делопроизводства. Писать его следует на обыкновенном листе писчей бумаги формата А4. 2. В середине листа напишите слово «Отчет», а после этого опишите предмет отчет а: «о работе отдела», «о работе за месяц», «о итогах командировки». Если это личный отчет , укажите свою фамилию, имя и отчество, а также отдел и должность. 3. Если отчет не полагает подробного изложения и обзора, как, скажем, отчет о производственной практике либо о научно-исследовательской разработке, то постарайтесь уложиться на один лист, придерживайтесь ясной и короткой формы изложения. Указывайте определенные факты, подкрепляйте их цифрами. Усердствуйте излагать немногословно, тот, кто будет постигать ваш отчет , а скорее каждого, это будет руководитель, по превосходству оценит ваше знание коротко высказать суть. 4. Для большей наглядности используйте в отчет е таблицы и диаграммы, если имеются огромные расхождения в цифрах, которые вы указывали в предыдущем отчет е, то укажите поводы, по которым это случилось и дайте им обзор. 5. Всеобщая информационная конструкция отчет ного документа должна быть однородной, продумайте, какая форма изложения для вас будет особенно комфортной, и используйте ее для каждого документа. 6. Закончите отчет , указав свою должность и поставив подпись и дату.

Кассир – это материально ответственное лицо, с которым при трудоустройстве заключается трудовой договор и добавочный о физической ответственности. Основным мотивом увольнения по инициативе работодателя может служить пункт 7 статьи 81 ТК РФ. В соответствии с данной статьей трудовой договор дозволено расторгнуть в одностороннем порядке по причине недоверия, связанного с растратой денежных средств предприятия.

Вам понадобится

• – акт проверки;
• – письменное трактование;
• – письменное наказание;
• – приказ об увольнении;
• – заявление в арбитражный суд.

Инструкция

1. Дабы произвести увольнение по причине растраты и недоверия, сделайте комиссию по проверке вверенных ценностей. Комиссия должна проверить все поступившие и израсходованные денежные средства по имеющимся документам и по книге кассира , в которой указаны все суммы ежедневной выручки, переданной старшему кассиру либо инкассаторам. 2. Позже проверки напишите акт ее итогов. Укажите всю сумму растраты, поставьте под актом подпись начальника предприятия, основного бухгалтера и всех членов комиссии. 3. Попросите кассира дать письменное трактование дефицита денежных средств. Если кассир отказывается давать трактование либо вовсе не хочет вступать в конструктивный диалог, то составьте добавочный акт отказа, подписанный всеми членами комиссии, которые проводили проверку документов. Со всеми актами ознакомьте кассира под расписку. 4. Составьте письменное вынесение наказания за идеальную недостачу либо растрату. С этим документом также ознакомьте кассира под расписку. Документ об обвинении и наказании составляйте в течение 30 дней со дня проверки и выявления дефицита и растраты. Если позже составления акта о недостаче вы не перенесли письменное обвинение и наказание, то сроки считаются пропущенными, то есть увольнение за недоверие применить невозможно. 5. Если вы составили все документы, в соответствии с требованиями указанной статьи, то вы имеете право уволить кассира , не выплачивая нынешнюю зарплату и компенсацию за неиспользованные дни отпуска. Всю сумму внесите в счет погашения дефицита. 6. Подайте заявление в арбитражный суд, дабы в законном порядке получить всю недостающую сумму растраченных денежных средств. Позже постановления суда вы получите все задолжности частями, потому что высчитывать с прибылей дозволено не больше 50%. Только в случае появления задолженности по алиментам с должника могут высчитывать 75% от суммы ежемесячного дохода. Видео по теме

Все денежные операции по приходным и расходным ордерам обязаны заноситься кассиром в кассовую книгу, на основе которой повседневно формируется отчет кассира . Данный документ дозволяет отследить и проверить правильность оформления документации и число денежных средств в кассе на предисловие и конец рабочего дня. Как и всякий бухгалтерский отчет ный документ, отчет кассира должен быть пронумерован и сшит по установленным правилам.

Инструкция

1. Сформируйте кассовую книгу, которая заполняется по форме КО-4. Предприятие обязано вести только одну книгу, следственно ее нужно пронумеровать, прошнуровать и заверить подписью начальника и печатью предприятия. Позже этого она опечатывается и регистрируется в налоговой декларации. Всякий лист кассовой книги представлен двумя идентичными листами, при этом данные по движению наличных денег вносятся кассиром на 1-й экземпляр, которые переносятся на 2-й посредством копировальной бумаги. 2. Отрежьте в конце рабочего дня 2-й экземпляр листа кассовой книги, из которого будет формироваться отчет кассира . Соберите все приходные и расходные ордера, а также подтверждающие документы, которые соответствуют указанным в течение дня операциям по кассе. Сложите оторванные листы кассовой книги и документы по порядку, дабы сформировать отчет кассира . 3. Передайте отчет кассира основному бухгалтеру на проверку. Если были допущены ошибки, то исправления вносятся в данный документ и в кассовую книгу. При этом старательно зачеркивается оплошность, записывается правильная информация, позже чего пишется «Поправленному верить», ставится нынешняя дата и заверяется подписью кассира и основного бухгалтера. Во время проверки бухгалтер подсчитывает число листов и полученных документов, позже чего делает соответствующую запись на титульном листе. 4. Сшейте отчет кассира по результатам отчет ного периода. Для этого воспользуйтесь традиционной ниткой и иголкой. Опрятно пришейте листы и документы друг к другу. Оставьте приблизительно 10 см нитки и отрежьте. Поверх нее наклейте маленький лист бумаги, на котором указывается нынешняя дата, число листов и ставится подпись кассира , основного бухгалтера и начальника предприятия. Позже этого заверьте документ печатью предприятия так, дабы часть ее находилась на приклеенном листе, а часть на отчет е кассира . Видео по теме

Справка-отчет кассира-операциониста (образец заполнения)

Рассматриваемый кассовый документ представляет собой унифицированную форму с единым принятым порядком заполнения. Каждый бланк нумеруется, проставляются дата и время работы ККТ.

В начале и в конце рабочего периода должны быть внесены показания суммирующего счетчика. Фиксируется информация по сумме выручки и размеру наличности, которую вернули покупателям по заполненным актам по форме КМ-3. Далее прописывается выручка за вычетом возвратов, указываются данные ПКО или реквизиты банка — в зависимости от того, куда сдана наличность. После чего документ подписывается руководством, самим кассиром-операционистом и лицом, получившим денежные средства.

Образец заполнения справки можно скачать на нашем сайте — см. материал «Унифицированная форма № КM-6 — бланк и образец».
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Настройка отчета

Разберемся где находится кассовая книга в 1С и как её использовать. Отчет вы можете найти в разделе «Банк и касса». Для этого перейдите по гиперссылке «Кассовые документы», как показано на изображении ниже.

Перед вами откроется список всех документов, отражающих поступление и выдачу денежных средств из кассы. Именно они являются первичными для кассовой книги. Она формируется при нажатии на одноименную копку на данной форме.

Наша команда предоставляет услуги по консультированию, настройке и внедрению 1С. Связаться с нами можно по телефону +7 499 350 29 00. Услуги и цены можно увидеть по ссылке. Будем рады помочь Вам!

По умолчанию период формирования данного отчета составляет один день. Но вы можете установить любые даты начала и окончания, как в нашем случае с 1 января 2021 года по 23 октября 2021 года. В таком случае сформированный отчет будет разделен на несколько отчетов по каждому дню в отдельности.

Так же в шапке отчета нужно указать организацию, для которой он будет формироваться. Если в ней есть какие-либо обособленные подразделения и отчет нужно сформировать по одному из них, выберите соответствующий пункт в выпадающем списке. Справа от него укажите нужное подразделение.

В нашем случае кассовая книга будет сформирована для головного подразделения ООО «Конфетпром».

Обратите внимание, что в соответствии с законодательством обособленные подразделения должны вести свои кассовые книги. При этом их копии передаются в головную организацию.

Если вам необходимы дополнительные настройки данного отчета, то перейти к ним вы можете по кнопке «Показать настройки», как показано на изображении выше.

Перед нами открылись настройки. В них мы указали, что кассовая книга должна формироваться по основной деятельности. В противном случае отчет будет выведен по деятельности платежного агента.

Если вам нужна обложка и самый последний лист с соответствующими подписями и количеством листов, установите соответствующий флаг. Обычно такая настройка необходима в конце календарного года.

Следующая надстройка позволяет уточнить, нужно ли отображать основания кассовых ордеров.

В нашем примере недоступна возможность указания, с какого листа будет начинаться нумерация. Дело заключается в том, что период формирования книги начинается с 1 января. Во всех остальных случаях вы можете самостоятельно указать номер начального листа.

В последних двух полях указываются сотрудники, которые будут выводиться в качестве ответственных лиц в роли кассира и бухгалтера.

Кассовая книга: кому нужна и как вести

При работе с наличными, будь то получение выручки или выдача зарплаты, необходим учёт кассовых операций. Для этого используют кассовую книгу (форма КО-4). Давайте разберёмся, какими бывают кассовые книги, нужна ли кассовая книга в вашем случае, и как правильно ее вести.

• Автор: Виктория Ан
• Иллюстратор: Анастасия Мясникова
• Редактор: Ирина Ситникова

Если вы ИП: можно без кассовой книги

По закону индивидуальные предприниматели не обязаны фиксировать кассовые операции в книге. При этом неважно, на каком налоговом режиме вы работаете: ОСНО, УСН, ЕНВД или патенте ( п.4.6 Указания Банка России №3210-У от 11.03.2014 ).

Если вы хотите контролировать наличку, можете вести кассовую книгу для себя. Например, вы работаете не в одиночку, а с наёмными сотрудниками, и принимаете от них или выдаёте им наличные. Кассовая книга поможет ничего не упустить, не запутаться с документами и держать под контролем остаток в кассе.

Если вы начали вести кассовую книгу, но передумали, можно отказаться в любой момент. Для этого достаточно выпустить соответствующий приказ.

Если у вас ООО: кассовая книга нужна

Организации должны ежедневно вести учёт кассовых операций в кассовой книге ( п.4.6 указания Банка России №3210-У ).

За отсутствие кассовой книги грозит штраф ( ст. 15.1 КоАП РФ ):

• должностному лицу и ИП — 4000 ₽ до 5000 ₽,
• компании — 40 000 ₽ до 50 000 ₽ .

Кассовая книга нужна, даже если у вас онлайн-касса

Часто у предпринимателей возникает вопрос, нужно ли вести кассовую книгу при использовании онлайн-кассы. От ряда первичных бухгалтерских документов действительно можно отказаться, но кассовая книга в их число не входит.

Правила ведения кассовой книги

1. Заводят книгу в начале календарного года и заканчивают в конце. Если вы только создали книгу, начинайте вести её с первой кассовой операции. Книгу можно вести на бумаге или в электронном виде.
2. Заполнять бумажную книгу можно ручкой, а вот карандаш использовать нельзя. Запрещены любые помарки и исправления.
3. Книгу заполняют каждый день, новый день — это новый лист. Если кассовых операций в течение дня не было, ничего заполнять не нужно.
4. Кассовые операции вписывают в каждую строчку без пропусков.
5. Лист кассовой книги заполняется в двух экземплярах: один остаётся в книге, а второй отдают в бухгалтерию или руководителю компании.
6. Назначьте сотрудника, который будет отвечать за ведение книги. Это может быть кассир или бухгалтер. Определите, кто будет контролировать ведение кассовой книги — главный бухгалтер или руководитель компании.
7. Храните использованную книгу и другие кассовые документами пять лет ( п. 362 Перечня, утв. приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558 ).

Как вести кассовую книгу на бумаге

Есть утвержденная форма бумажной кассовой книги — от неё нельзя отступать ( Информация Минфина №ПЗ10/2012 ). Кассовую книгу по этой форме можно купить в любом магазине, который торгует товарами для офиса, или заказать по интернету. Если не хотите покупать, скачайте и распечатайте готовый бланк. В нём есть обложка кассовой книги, образцы стандартного и пломбировочного листа.

Кассовые книги бывают на 48 или на 96 листов, цена начинается от 35 ₽

Кассовые книги бывают на 48 или на 96 листов, цена начинается от 35 ₽

Как правильно заполнять кассовую книгу

1. Подготовьте пломбировочный лист:

• укажите количество листов;
• напишите должности и ФИО ответственных и контролирующих ведение книги;
• поставьте подписи;
• укажите дату заполнения.

2. Прошейте все листы, кроме обложки и титульного листа, толстой иглой или шилом с суровой ниткой. Достаточно двух дырок. Оба конца нитки выводите на последней странице. Сделайте достаточно свободную петлю, чтобы любой разворот книги открывался без проблем. Завяжите двойной узел и приклейте его к обложке пломбировочным листом. Печать фирмы должна стоять и на пломбировочном листе, и на обложке книги одновременно. Так никто не сможет подтасовать информацию о количестве листов.

3. На титульном листе напишите название компании, восьмизначный код по общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Если не знаете свой код ОКПО, уточните на сайте Федеральной службы государственной статистики . Для этого понадобится ИНН или ОГРН/ОГРНИП вашей компании.

Укажите год или месяц, когда вы начали вести книгу. В зависимости от количества кассовых операций в компании, книгу заводят на один месяц, на один квартал или на один календарный год. На одном листе помещается максимум 7 операций.

4. Каждый день вносите в книгу все операции с наличкой. Как мы уже упоминали выше, лист кассовой книги состоит из двух половинок, информация о кассовых операциях в них полностью дублируется. Чтобы не тратить время на переписывание одних и тех же операций на обе половины листа, согните его по линии отреза. Сверху должна оказаться часть с надписью «Остаток на начало дня». Между листами проложите копирку от начала таблички и до строчки «Итого за день».

Укажите напротив надписи «Остаток на начало дня», сколько у вас денег в кассе со вчерашнего дня, а затем записывайте каждую операцию c новой строчки:

5. В конце дня проверьте, соответствует ли сумма наличных в кассе данным в кассовой книге. Запишите эту сумму в нижней правой части листа в графе «Остаток на конец дня» и заверьте подписью. Ниже укажите количество приходных и расходных документов.

6. Передайте книгу на проверку сотруднику, которого вы назначили контролёром: главному бухгалтеру или руководителю фирмы — они должны расписаться в нижней правой части листа.

7. Если вы ошиблись в какой-то из записей, аккуратно зачеркните неправильную информацию и напишите корректную. Рядом поставьте вашу подпись с расшифровкой и укажите дату исправления.

Как вести кассовую книгу в Экселе

Ещё один вариант ведения кассовой книги — заполнять её в электронном виде, а в конце дня распечатывать листы в двух экземплярах. Для этого достаточно стандартного пакета офисных программ: MS Office Word, Excel.

Поставьте на обоих листах подпись и передайте бухгалтеру. В конце года из первых листов сформируйте кассовую книгу. Прошейте листы, соблюдая нумерацию, так, как описано в разделе про бумажную книгу.

Второй экземпляр листа должен подписать ваш бухгалтер и вернуть вам для отчётности.

Как вести кассовую книгу в бухгалтерской программе

Если ваша компания ведёт учёт в специализированной программе, например, 1С-Бухгалтерия, Инфо-Бухгалтер, Контур.Эльба, то кассовую книгу можно вести только в электронном виде. Просто каждый день вносите данные в программе и заверяйте электронной подписью . После того, как вы поставили электронную подпись, в книге уже ничего нельзя будет исправить. Электронная кассовая книга считается равноценной бумажной, только если она надежно защищена от взлома, подписана электронной подписью и у вас есть её резервное копирование ( ст. 6 закона №63-ФЗ ). Если в вашей бухгалтерской программе всё это есть, распечатывать кассовую книгу не нужно.

Так выглядит лист кассовой книги в программе 1С-Бухгалтерия

Так выглядит лист кассовой книги в программе 1С-Бухгалтерия

Подытожим

Если вы ИП, то не обязаны вести кассовую книгу, если ООО — обязаны, даже если у вас есть онлайн-касса. Кассовую книгу можно вести на бумаге вручную, заполнять в Экселе и распечатывать, а если у вас есть электронная подпись — вести только в электронном виде в специальной программе. За отсутствие кассовой книги грозит штраф от 4 000 до 50 000 ₽.