Как работать аутсорсеру без эцп клиента

За что ФСБ оштрафует бухгалтера-аутсорсера: судебная практика, размер штрафов

Бухгалтеры распространяют в сети письмо ФСБ С-2133 от 23.06.2022. И пугают друг друга историями, как ФСБ штрафует компании, сдающие налоговую отчетность за своих клиентов. На рынке появились фирмы, которые помогают бухгалтериям оформить лицензию ФСБ. В статье разбираемся, будут ли штрафовать бухгалтеров-самозанятых. Опасаться ли проверок уполномоченным бухгалтериям. Всем ли бухгалтерам нужна лицензия ФСБ на криптографию. Примут ли нулевую отчетность, если у бухгалтерской фирмы нет лицензии. Какие штрафы за работу бухгалтера без лицензии.

Вы узнаете

Организуйте работу без нарушения требований ФСБ

Узнать про Saby Buhta

Действительно ли штрафуют

Бухгалтер-аутсорсер и уполномоченная бухгалтерия должны получить лицензию ФСБ на криптографию, если они подписывают на своем рабочем месте чужую отчетность. И не важно, подписывают ли они эту отчетность своей электронной подписью по доверенности или используют электронные подписи клиентов. В обоих случаях они автоматически оказывают услуги в области шифрования информации.

Этот вывод следует из письма ФСБ от 23.06.2022 № С-2133, согласно которому представление налоговой отчетности в электронной форме в интересах третьих лиц является услугой в области шифрования и требует получения лицензии.

Мнение ФСБ подтверждается судебной практикой по 3 делам: А46-15558/20, А29-9829/17, А38-2092/16. В судах бухгалтеры пытались оспорить штрафы ФСБ, но проиграли. Авторы этой статьи не нашли других аналогичных дел, хотя упорно искали. Считаем, это связано с тем, что ФСБ проверяет уполномоченные бухгалтерии редко, только по жалобам. И компании штрафы не афишируют, оплачивают без суда.

Как наказывают за подписание без лицензии электронных документов клиента

Федеральная служба безопасности привлекает к административной ответственности по ч. 1 ст. 13.13 КоАП РФ за представление налоговой отчетности в электронной форме в интересах третьих лиц без лицензии ФСБ на криптографию.

• для бухгалтера 500–1000 руб.;
• для директора или ИП 2–3 тысячи руб.;
• для уполномоченной бухгалтерии от 10 до 20 тысяч руб.

Количество отправленных отчетов не влияет на размер административного штрафа — наказывают за факт работы без лицензии. Теоретически контролерам еще разрешено забирать средство защиты информации — КриптоПро CSP. Но ни в одном из вышеупомянутых судебных дел ФСБ этого не делала.

3 реальных штрафа, которые заплатили бухгалтерии

Директор бухгалтерской фирмы

По бухгалтерам-самозанятым без статуса ИП судебной практики нет. Полагаем, ее и не будет. Поскольку по условиям лицензирования гражданин при всем желании не сможет оформить лицензию ФСБ на криптографию. Такую лицензию выдают только предпринимателям и юрлицам.

Что же такое шифрует бухгалтер

На первый взгляд бухгалтер просто отправляет отчетность в госорганы и ничего не шифрует, всем шифрованием занимается оператор ЭДО. Но ФСБ считает по-другому.

Доводы ФСБ сводятся к следующему: электронная подпись (ЭП, ЭЦП, КЭП) работает только в связке с программой «КриптоПро CSP». КриптоПро — это программное шифровальное средство. Поэтому, подписывая и отправляя электронный отчет, бухгалтер автоматически шифрует данные. Заниматься шифрованием в интересах третьих лиц можно только при наличии специальной лицензии.

Не требуется лицензия, если ИП или юрлицо использует КриптоПро для собственной отчетности. В этом случае они тоже шифруют данные, но подпадают под п. 1 положения о лицензировании. По нему не требует лицензии шифрование для обеспечения собственных нужд ИП или юрлица.

Кому из бухгалтеров придется получать лицензию ФСБ

Разберем на примерах. Фирма (уполномоченная бухгалтерия) или индивидуальный предприниматель — бухгалтер отправляют отчетность клиентов по телекоммуникационным каналам связи с помощью оператора электронного документооборота.

1. Если отчеты клиентов они подписывают своей электронной подписью и представляют в налоговую от своего имени в интересах клиента, лицензия нужна.
2. Если отчеты они подписывают электронной подписью клиента, представляют в налоговую от имени клиента, но все отправляют с одного компьютера, это тоже не нравится контролерам. Поскольку для подписания сотен отчетов бухгалтер использует 1 программу «КриптоПро CSP», а значит, занимается шифрованием в интересах клиентов. Получается, что формально лицензия тоже нужна. Уполномоченную бухгалтерию ФСБ легко определяет по одинаковому IP-адресу, с которого отчетность уходит в госорганы.
3. Если отчеты клиент подписывает на своем компьютере и отправляет в госорганы от своего имени, а бухгалтер их только формирует, лицензия не нужна. Но это не всегда удобно клиентам. Помочь клиенту с подписанием и отправкой отчетности можно 2 способами:
   • Подключиться к компьютеру клиента через удаленный доступ.
   • Подключить дистанционное подписание отчетности в СБИС.
     Эта хитрая настройка СБИС работает так: бухгалтер формирует отчет и нажимает кнопку «Отправить». Клиент входит в СБИС со своей ЭЦП, и отчет улетает в налоговую.

Как организовать работу обслуживающей бухгалтерии без претензий ФСБ

Кто пока может работать без лицензии

• штатные бухгалтеры;
• бухгалтерские фирмы и ИП, которые только составляют отчетность.

Первые работают по трудовому договору и представляют отчетность в интересах своего работодателя, поэтому не вызывают вопросов у ФСБ. Вторые ничего электронно не подписывают, поэтому не занимаются шифрованием.

Есть еще спорная ситуация. Отчетность компании подписывает своей электронной подписью бухгалтер-самозанятый без статуса ИП или бухгалтер, оказывающий услуги по договору ГПХ. Формально такой человек шифрует документы не в собственных интересах, значит, лицензия нужна. Но получить ее он не сможет, поскольку по условиям Положения ее могут оформить только ИП или юрлицо.

Онлайн-сервис для обслуживающих бухгалтерий Saby Buhta

Что теперь делать аутсорсерам и уполномочкам

Какой бы вариант взаимодействия с клиентами вы ни выбрали, попробуйте Saby Buhta для обслуживающих бухгалтерий. Saby Buhta позволит предоставлять бухгалтерские услуги проще, быстрее и работать без нарушений требований ФСБ.

Как вести бизнес удалённо: все про ЭЦП, ЭДО, отчёты и сотрудников

Традиционно существует четыре способа подписать договор удаленно:

• обмен оригиналами;
• обмен сканами;
• подписание pdf;
• электронный документооборот (ЭДО).

Первый способ считается традиционным, но и самым трудоемким. На обмен оригиналами может уйти много времени, кроме того, почта до сих пор может дать сбой и ваши документы могут не дойти до адресата.

Обмен сканами в свою очередь быстрее, дешевле, но и здесь свои нюансы: бухгалтерия может потребовать оригиналы. И чтобы обмен сканами имел юридическую силу, необходимо включить в договор с контрагентом условие об применении такого способа обменами документами с уточнением, какая именно электронная почта будет использоваться.

Подписание договора в формате pdf — вариант для тех, кто работает с контрагентами без ЭДО, но с квалифицированной электронной подписью (ЭЦП). Для этого придется купить лицензионную версию ПО, которая позволяет добавлять ЭЦП в документы. К минусам такого способа можно отнести, во-первых, нарушения работы ПО, связанные с санкциями и уходом многих производителей с российского рынка. Во-вторых, документ, отправленный на электронную почту, может случайно попасть в спам и по ошибке его могут удалить.

Таким образом, самый надежный и удобный способ удаленно подписать договор — использовать ЭДО вместе с ЭЦП. Расскажем подробнее, как получить ЭЦП и организовать ЭДО в компании.

Получить квалифицированную ЭЦП

Квалифицированная электронная подпись считается самой защищенной и, в отличие от неквалифицированной, приравнивается к собственноручной на бумажном носителе в любых правоотношениях.

С помощью квалифицированной ЭЦП вы можете оформлять электронные счета-фактуры, подавать документы при регистрации ООО или ИП, представлять отчетность в ФНС и фонды, заверять первичные документы и договоры с поставщиками и покупателями.

Руководители компаний и ИП могут бесплатно получить квалифицированные ЭЦП в удостоверяющем центре налоговой. Для этого нужно записаться на получение подписи:

• подать заявление на сайте ФНС или через мобильное приложение ФНС «Налоги ФЛ»;
• приложить к заявлению паспорт, СНИЛС, ОГРН или ИНН, оригинал или заверенную копию первичного документа, подтверждающего полномочия руководителя;
• принести инспекторам ключевой носитель информации для записи сертификата ЭЦП.

Полученная подпись действует 15 месяцев.

Сотрудники компаний и представители ИП могут получить квалифицированные ЭЦП в аккредитованных удостоверяющих центрах за плату по обычной доверенности. Для этого сотрудники должны пройти идентификацию и предоставить оригиналы или заверенные копии паспорта, СНИЛС и ИНН, выписку из ЕГРЮЛ или ЕГРИП, свидетельство о постановке на учет в налоговой. Такая подпись будет действовать до 31 декабря 2022 года, после чего сотрудник должен будет получить в аккредитованном центре новую квалифицированную ЭЦП.

Всем сотрудникам, кроме руководителя, нужна доверенность на право использовать ЭЦП. Например, главному бухгалтеру — доверенность на право подписывать отчетность. Электронную (машиночитаемую) доверенность необходимо прикладывать к электронному документу, который сотрудник подписывает от имени компании или ИП.

Подробнее о том, кто и где может получить квалифицированную ЭЦП с 1 января 2022 года — смотрите в таблице.

Порядок использования ЭЦП закрепите в локальном акте, например в положении об учете, хранении и использовании ЭЦП.

Выпустить ЭЦП и наладить удаленную работу с контрагентами помогут эксперты Главбух Ассистент. Квалифицированные бухгалтеры также оформят доверенность, подготовят отчетность и сами отправят в ФНС. Эти услуги уже включены в ежемесячное обслуживание.

Организовать ЭДО

После того, как вы получили электронную подпись, вы можете перейти на электронный документооборот с контрагентами. Для этого выполните несколько шагов:

1. Выберите способ обмена документами: через оператора или напрямую

Работать через оператора безопаснее: он проверяет исходящие и входящие документы, ЭЦП, фиксирует дату и время отправки, уведомляет об ошибках. Список доверенных операторов можно посмотреть на сайте ФНС.

Чтобы перейти на ЭДО через оператора, нужно заключить с ним соглашение и оплатить его услуги. Зато вам не нужно будет отдельно заключать соглашения с каждым контрагентом.

Если же вы решили обмениваться документами с контрагентами напрямую через электронную почту, файлообменник или мессенджер, вам нужно заключить соглашение об ЭДО с каждым контрагентом.

1. Договоритесь с контрагентами о переходе на ЭДО

Направьте письмо контрагентам в произвольной форме. В письме рекомендуем указать перечень документов, которыми планируете обмениваться в электронном виде и ПО или оператора ЭДО.

1. Издайте приказ о переходе на ЭДО

Разработайте правила создания, получения и хранения документов, а также зафиксируйте, какие документы и кто может подписывать какими ЭЦП.

Эксперты Главбух Ассистент составили рекомендации для руководителей с правилами электронного документооборота.

В шпаргалке вы найдете ответы на частые вопросы:

— Какую дату считать датой подписания документов на ЭДО?

— Какой формат должен быть у документов, чтобы их приняли в ФНС?

— Когда нужно распечатывать документы, составленные в электронной форме?

— Можно ли подписать единственный договор с контрагентом электронной подписью?

— Как хранить электронные документы?

Если вам нужна помощь с переходом на ЭДО, обратитесь к команде аутсорсинга. Квалифицированные бухгалтеры подскажут, как подключить СБИС или Контур и подготовят необходимые документы для подключения к ЭДО.

Как перевести бухгалтерию на удаленку

Есть несколько вариантов перевести бухгалтерию на удаленку:

• перевести штатных сотрудников на дистанционный формат работы;
• нанять бухгалтера-фрилансера на дистанте;
• передать бухгалтерию на аутсорсинг.

Преимущества первого варианта — сохранение штата и продолжение работы с проверенными сотрудниками. Однако здесь нужно учесть затраты: зарплата, ДМС, аренда офиса и оплата 1С. Даже если вы отказались от офиса, обеспечить сотрудника рабочим местом необходимо: техника, ПО — за ваш счет. О порядке перевода сотрудников на дистанционную работу мы написали ниже.

Бухгалтер-фрилансер позволит значительно сэкономить, но и рисков у такого варианта много. Приходящий или, в случае удаленного сотрудничества, внештатный бухгалтер не несет ответственности за ваши риски. Есть много историй о пропавших базах и миллионных доначислениях от ФНС из-за некомпетентности или недобросовестности бухгалтера-фрилансера. Учтите, что дистанционно контролировать работу такого внештатного сотрудника будет еще сложнее.

Аутсорсинг бухгалтерии — наиболее безопасный и выгодный способ вести бухгалтерию компании удаленно. Например, Главбух Ассистент разработал систему работы, благодаря которой данные клиента в безопасности, а финансы под контролем. Специалисты синхронизируют вашу учетную базу с собственной технологической платформой. Приятный бонус — вам больше не нужно самим платить за 1С. А бухгалтеры сервиса могут удаленно вести отчетность и самостоятельно сдавать ее в ФНС.

Работа в одной программе обеспечивает прозрачность учета — вы всегда видите реальную финансовую картину.

Аутсорсинг — это возможность сократить расходы на бухгалтерию как для начинающего, так и для уже существующего бизнеса. На вас работает команда — главбух, кадровик, налоговый консультант и юрист, — а платите за месяц вы меньше, чем одному штатнику. Например, средний чек в Главбух Ассистент 14 490 рублей в месяц.

Квалифицированные бухгалтеры также помогают оптимизировать налоги и вернуть переплаты — в некоторых случаях компании переплачивают ФНС больше 2 млн рублей и не знают об этом.

В случае ошибки компания-аутсорсер несет финансовую ответственность и сама выплачивает штрафы от ФНС. За ошибки штатного бухгалтера платите вы.

Посмотреть, как работает сервис Главбух Ассистент, вы сможете на онлайн-экскурсии — всего 2 минуты. Рассчитайте выгодный тариф с помощью калькулятора — без доплат за необходимые услуги.

Как оформить дистанционную работу сотрудников

Прием новых сотрудников на удаленку

Если человек постоянно или временно проживает за границей, с ним нельзя заключить трудовой договор. Правило касается как россиян, так и иностранных граждан, и связано с тем, что трудовое законодательство России не действует за ее пределами.

С такими исполнителями стоит заключать гражданско-правовой договор.

О том, как правильно заключать договоры ГПХ, чтобы избежать штрафов и судебных разбирательств, читайте в статье: Договоры с физлицами: когда ФНС заподозрит в подрядчиках ваших сотрудников

Порядок же действий, когда принимаете в штат нового дистанционного сотрудника, проживающего в России, тот же, что и с обычным сотрудником:

1. Нужно получить от сотрудника пакет документов.
2. Ознакомить сотрудника с локальными актами компании: правилами трудового распорядка, положением о премировании и т.д.
3. Подписать трудовой договор.
4. Издать приказ о приеме на работу.
5. Завести личную карточку.

Разница только в том, что дистанционный сотрудник может предоставить документы для оформления трудовых отношений не только лично, но и в электронной форме. Сам трудовой договор тоже можно заключить в электронной форме, подписав усиленными квалифицированными электронными подписями — сотрудника и работодателя.

Скачайте разные варианты трудовых договоров с дистанционным сотрудником — временный, со сдельной формой оплаты труда, с внешним совместителем — одним файлом.

Когда компания принимает на работу дистанционного сотрудника, руководитель должен принять положение о дистанционной работе и прописать в нем:

• режим рабочего времени;
• порядок и условия выхода такого сотрудника на работу;
• порядок предоставления отпусков;
• порядок предоставления отчетов о проделанной работе и т.д.

Перевод действующих сотрудников

Если вы переводите своих сотрудников на постоянную или временную дистанционную работу по общим правилам, составьте дополнительное соглашение к трудовому договору. В нем обязательно укажите:

• дистанционный характер труда сотрудника;
• причину и срок перевода на удаленку;
• режим рабочего времени;
• способ взаимодействия и обмена документами между работодателем и сотрудником, например ЭДО.

После того, как подписали допсоглашение, издайте приказ о переводе сотрудника на дистанционную работу. Ознакомить сотрудника с приказом можно с помощью ЭДО.

Если же причина перевода — исключительный экстренный случай, например катастрофа или эпидемия, достаточно издать локально-нормативный акт. Для такого перевода допсоглашение к трудовому договору не требуется.

Эксперты Главбух Ассистент подготовили рекомендации по работе с сотрудниками на удаленке.

В шпаргалке вы найдете ответы на частые вопросы работодателей:

— Как оформить ЭЦП сотруднику?

— Как определить время начала и окончания работы?

— Нужно ли выплачивать компенсацию за использование личного имущества?

— Можно ли начислять заработную плату ниже федерального МРОТ?

— Имеет ли сотрудник на удаленке право получать социальные пособия?

— Как оформить поездку в головной офис?

Подготовить приказы и допсоглашения помогут специалисты на аутсорсинге. Аттестованные бухгалтеры и кадровики также наладят ваш кадровый учет, рассчитают зарплаты и уберегут от санкций ГИТ и ФНС — ваш бизнес останется в безопасности при проверке.

Как отчитываться дистанционно в ФНС и фонды

Если у вас есть квалифицированная ЭЦП, вы можете любые отчеты сдавать дистанционно: в налоговую, ПФР, ФСС.

4 способа отправить отчетность в ФНС:

• использовать сервис ФНС;
• подключить ЭДО;
• передать все задачи по подготовке и отпарвке отчетности бухгалтерской компании;
• поручить отправку отчетов представителю по доверенности.

Чтобы сдавать электронную отчётность в ПФР, выберите оператора ЭДО и направьте в ПФР заявление. Чтобы сдавать отчётность в ФСС по ЭДО, ничего дополнительно заключать не нужно.

Чтобы сдавать декларацию за ИП, нужна нотариальная доверенность. При оформлении доверенности, укажите в ней, какие действия может совершать доверенное лицо.

В некоторых случаях, госорган может потребовать личного присутствия ИП или руководителя ООО. Они описаны в статье 31 НК. Например:

• В связи с налоговой проверкой. Но на практике, инспекторам хватает письменного ответа на уведомление. Если ФНС настаивает на личной встрече, можно отправить своего представителя по доверенности.
• Если вас вызывают на допрос как свидетеля. Это происходит, когда ФНС считает, что вам известны обстоятельства, имеющие значение для налогового контроля. На такой допрос нужно явиться обязательно.

Настроить удаленную бухгалтерию и электронную отчетность вам помогут эксперты федеральной бухгалтерской компании Главбух Ассистент. Специалисты сами подготовят бухгалтерскую, кадровую и налоговую отчетность и сами отправят в инспекции и фонды. Если у госорганов появятся вопросы по показателям — эксперты отправят пояснения.

Как работать аутсорсеру без эцп клиента

Мы привыкли к тому, что 115-ФЗ — это закон для банков. Банки проверяют клиентов, следят за транзакциями и, если что-то кажется им подозрительным, блокируют счета компаний. Но выполнять 115-ФЗ должны не только банки, но и бухгалтерские фирмы. Рассказываем, как выполнить требования закона.

Статья подготовлена по материалам брифинга по 115-ФЗ на конференции «Каждый бухгалтер желает знать». Вы можете посмотреть его в записи.

Бухгалтерские фирмы и аутсорсеры — субъекты 115-ФЗ

115-ФЗ распространяется на бухгалтерские фирмы. В законе сказано, что он распространяется в том числе на лиц, которые ведут предпринимательскую деятельность в сфере оказания бухгалтерских услуг (ст. 7.1 Федерального закона от 07.08.2001 № 115-ФЗ).

Это относится ко всем обслуживающим бухгалтериям. В законе есть перечень операций, которые позволяют отнести бухгалтерскую фирму к субъектам 115-ФЗ. Вот эти операции:

• сделки с недвижимым имуществом;
• управление денежными средствами, ценными бумагами или иным имуществом клиента;
• управление банковскими счетами или счетами ценных бумаг;
• привлечение денежных средств для создания организаций, обеспечения их деятельности или управления ими;
• создание организаций, обеспечение их деятельности или управления ими, а также купля-продажа организаций.

Многие бухгалтерские фирмы считали, что не проводят эти операции, а значит, и 115-ФЗ на них не распространяется.

Но это не так. Росфинмониторинг разъяснил, что «обеспечение деятельности», которое упоминается в последнем пункте, — это в том числе бухучет и сдача отчетности (информационное письмо Росфинмониторинга от 19.07.2018 № 54). А значит, все обслуживающие бухгалтерии автоматически подпадают под 115-ФЗ.

Из закона следует, что перед 115-ФЗ все равны: и бухгалтерские фирмы и ИП. Например, если бухгалтер — индивидуальный предприниматель заключает договор с организацией о том, что он оказывает этой организации бухгалтерские услуги, ИП автоматически становится субъектом 115-ФЗ.

Контролируйте отчеты и требования по всем организациям, общайтесь с клиентами без звонков и встреч

Какие требования закона нужно выполнять: пошаговая инструкция

Контролировать, как обслуживающие бухгалтерии и бухгалтеры-аутсорсеры соблюдают 115-ФЗ может как прокуратура, так и ФНС. Налоговая — регулятор деятельности бухгалтерских фирм в сфере «антиотмывочного» законодательства.

Вот на какие нормативные акты и материалы можно опираться, чтобы сделать все правильно:

— описано, как должна строиться система работы по ПОД/ФТ — противодействию отмыванию доходов и финансированию терроризма; — рассказано, как оценивать риски по ПОД/ФТ; — презентация для тех, кто оказывает бухгалтерские услуги. — требования к составлению правил внутреннего контроля (ПВК) бухгалтерскими фирмами.

Мы разложили все по порядку.

Шаг 1. Зарегистрировать личный кабинет на сайте Росфинмониторинга

Как только вы открыли юрлицо или ИП, которое будет оказывать бухгалтерские услуги, можете в этот же день подать заявку на регистрацию личного кабинета на сайте Росфинмониторинга. Для уже действующих фирм штрафов за отсутствие личного кабинета нет. Но чем быстрее зарегистрировать его, тем лучше.

Процедура регистрации личного кабинета на сайте Росфинмониторинга состоит из четырех шагов:

1. Перейдите по ссылке и выберите нужную форму для регистрации. Для юрлиц и ИП страницы заявок разные.
2. Заполните заявление на подключение к личному кабинету.
3. Подпишите его квалифицированной электронной подписью.
4. Когда заявление зарегистрируют, на электронную почту придет уведомление.

Шаг 2. Разработать и утвердить правила внутреннего контроля. Загрузить их в личный кабинет на сайте Росфинмониторинга

Правила внутреннего контроля (ПВК) — это объемный документ, который можно написать в электронном виде или на бумаге, а затем утвердить подписью руководителя организации.

В этих правилах нужно прописать, как вы:

• идентифицируете клиентов;
• управляете рисками по 115-ФЗ;
• выявляете сомнительные операции;
• отправляете формализованные сообщения в Росфинмониторинг,
• обучаете сотрудников по ПОД/ФТ и другое.

С 13 января 2022 года вступили в силу требования к правилам внутреннего контроля для обслуживающих бухгалтерий. Они сформулированы в Постановлении Правительства от 14.07.2021 № 1188. О том, как бухгалтерской фирме составить ПВК, мы подробно рассказали в отдельной статье.

Шаг 3. Назначить того, кто будет отвечать за соблюдение правил внутреннего контроля

Сотрудника, который отвечает за соблюдение правил внутреннего контроля, называют специальным должностным лицом. Его назначает руководитель организации.

Важно, чтобы он вступил в должность в тот же день, когда приняты правила внутреннего контроля, чтобы не получилось, что правила приняты, а за их выполнением никто не следит. Регулятор при проверке сочтет это нарушением.

Шаг 4. Проводить идентификацию клиентов до приема на обслуживание

Обязанность идентифицировать клиентов (как физических, так и юридических лиц) прописан в ст. 7 115-ФЗ. По закону перед заключением договора нужно собрать пул фактов о клиенте: от ИНН до финансового положения. Чтобы сделать это, можно попросить клиента заполнить опросник, найти данные в интернете или использовать сервисы, которые сами проводят идентификацию.

Шаг 5. Определить уровень риска клиентов

После того как вы соберете все необходимые данные о клиенте, присвойте ему уровень риска. Он может быть высоким, средним или низким. Какие именно факты в деятельности клиента влияют на степень риска, пропишите в правилах внутреннего контроля.

Чаще всего клиенту присваивается высокий риск, если сработали один или несколько следующих критериев:

• частая смена учредителей;
• адрес массовой регистрации;
• массовый директор — зарегистрирован в качестве генерального директора исполнительного лица;
• наличие у клиента ОКВЭДов, которые ЦБ отнес к высокорисковым видам деятельности;
• непубликация бухгалтерской отчетности за последний год или несколько;
• неуплата налогов.

Шаг 6. Сверять клиентскую базу со списком террористов и экстремистов и другими перечнями

Еще один важный момент при проведении первичной идентификации — сверка клиента с перечнями, которые ведет Росфинмониторинг. Используйте три основных списка:

• террористов и экстремистов;
• террористов, экстремистов и распространителей оружия массового уничтожения (формируется Советом Безопасности ООН);
• межведомственной комиссии (МВК).

Каждый из этих списков можно скачать в личном кабинете на сайте Росфинмониторинга. При первичной идентификации выбирайте самую свежую редакцию. Если в списках клиента нет, с ним можно сотрудничать.

Однако на этом работа со списками не заканчивается. Нужно регулярно проводить сверку клиентской базы с перечнями, так как они постоянно обновляются. Уведомление о выходе новой редакции перечня отображается в личном кабинете.

Если кто-то из действующих клиентов оказался в списке, нужно обязательно уведомить об этом Росфинмониторинг. Для этого отправьте формализованное электронного сообщения (ФЭС) через личный кабинет.

Еще в личном кабинете вы можете посмотреть статистику по работе с перечнями. Интерфейс позволяет проверить, скачали вы определенную редакцию списка или нет.

Пример страницы по статистике работы с перечнями в личном кабинете, зарегистрированном на сайте Росфинмониторинга.

Шаг 7. Сформировать анкету клиента

Результаты идентификации, сверки с перечнями и уровень риска клиента зафиксируйте в анкете (Приказ Росфинмониторинга от 20.05.2022 № 100). Анкета хранится в течение всего периода обслуживания клиента и еще пять лет после прекращения сотрудничества. Не реже раза в год все идентификационные данные нужно обновлять.

Как проверять клиентов — автоматически или вручную

Росфинмониторинг рекомендует идентифицировать клиентов с помощью специальных программ, но это не обязательно. Можно и вручную.

Проблема заключается в том, что клиентов нужно проверять по множеству списков и критериев, причем регулярно. Например, когда вы принимаете на обслуживание компанию, по ней все чисто, а через полгода директор появляется в списке экстремистов. Чтобы соблюдать требования закона, придется как минимум каждый месяц вручную заходить и проверять.

Другая ситуация: директор компании, с которой вы работаете, стал публичным должностным лицом. Как это проверить? Как такового списка публичных должностных в открытом доступе не существует. Нужно заходить и вручную искать приказы о назначении вашего клиента и его родственников на какую-то публичную должность или приказы о снятии.

Если у вас на обслуживании одна-две компании, то задача вполне посильная. Для 5-10 клиентов времени на ручную проверку будет уходить очень много.

Но проблема не только в удобстве. Вручную можно что-то пропустить, а штрафы начинаются от 50 тысяч рублей. Автоматизация процессов стоит дешевле. Получается, расходы оправдывают себя, потому что программа проверит клиента за вас точно по требованиям закона.

Будут ли проверки и штрафы

Пока регулятор не проверяет обслуживающие бухгалтерии. Это временно: о том, что бухгалтерские фирмы подпадают под 115-ФЗ, Росфинмониторинг заявил только в 2018 году. Компаниям дали время, чтобы они успели разработать правила внутреннего контроля, назначить специальное должностное лицо, пройти обучение и втянуться в процесс.

Но проверок не было не только поэтому. До сих пор для бухгалтерских фирм не были предусмотрены штрафы за несоблюдение 115-ФЗ. В новой редакции КоАП они появятся. Пока проект Кодекса находится на стадии публичных обсуждений.

За неисполнение требований 115-ФЗ лиц, которые оказывают бухгалтерские услуги, ждет предупреждение или административный штраф от 50 до 100 тысяч рублей (п. 7 ст. 30.3 новой редакции).

По статистике Росфинмониторинга самые частые поводы для штрафов у других субъектов 115-ФЗ:

• нет правил внутреннего контроля;
• не назначено специальное должностное лицо;
• нет анкет клиентов с идентификационными данными или они вовремя не обновлены.
• отсутствие работы с перечнями Росфинмониторинга.

Статьи по теме→

Отвечает
Алла Грешкина

Отвечает
Алла Грешкина

Юлия,
УВЫ:
5. Что включает в себя закрепленное в ст. 7.1 Федерального закона N 115-ФЗ словосочетание "обеспечение их деятельности", и является ли договор на оказание бухгалтерских или юридических услуг обеспечением такой деятельности?

Обеспечение деятельности общества (предприятия) может включать юридическое, бухгалтерское, информационное и другие виды сопровождения деятельности общества, которые требуют специальных профессиональных знаний.

Юридическое обеспечение деятельности являет собой правовое сопровождение деятельности общества, например, организация деятельности общества, разработка и анализ учредительных и других документов, консультационные услуги по профильному законодательству, оценка хозяйственных схем с правовой точки зрения, анализ и составление договоров и сопровождающих документов, сопровождение заключаемых обществом сделок (договоров), а также прочие консультации в сфере трудового и гражданского права, деловая переписка и т.д.

Бухгалтерское обеспечение деятельности являет собой профессиональное и качественное бухгалтерское сопровождение деятельности общества, в частности, организация и ведение бухгалтерского учета, составление бухгалтерской (финансовой) отчетности, бухгалтерское консультирование, обработка первичных документов, оформление документов, сдача отчетности и др.

Юридическое или бухгалтерское обеспечение деятельности может получать общество, в штате которого есть юрист/бухгалтер, или же если таковой отсутствует, в том числе и на основании заключенного договора на оказание юридических и/или бухгалтерских услуг.

При этом субъектом исполнения статьи 7.1 Федерального закона N 115-ФЗ является организация или индивидуальный предприниматель, оказывающие юридические и/или бухгалтерские услуги на основании заключенного договора на оказание соответствующих услуг.

Как избежать проблем с аутсорсером

В российском законодательстве нет термина «аутсорсинг», но, согласно статье 421 Гражданского кодекса, юридические лица вправе заключать и не предусмотренные законом договоры. Реклама, бухгалтерский учёт, услуги юристов или переводчиков, охрана и уборка — это далеко не полный перечень задач, которыми компании предпочитают отдавать на аутсорс. По своей правовой природе договоры аутсорсинга схожи с договорами оказания услуг. Но есть нюансы.

В российском законодательстве нет термина «аутсорсинг», но, согласно статье 421 Гражданского кодекса, юридические лица вправе заключать и не предусмотренные законом договоры. Реклама, бухгалтерский учёт, услуги юристов или переводчиков, охрана и уборка — это далеко не полный перечень задач, которые компании предпочитают отдавать на аутсорс. По своей правовой природе договоры аутсорсинга схожи с договорами оказания услуг. Но есть нюансы.

Не перепутайте аутсорсинг с аутстаффингом

Бывает, компании, которые хотят заключить договор аутсорсинга, прописывают в нём условия, характерные для аутстаффинга. А это разные вещи.

В первом случае вы заказываете выполнение конкретных функций, во втором — по сути, берёте чужих сотрудников в лизинг.

При этом с 1 января 2016 года аутстаффинг, подпадающий под определение заёмного труда (статья 56.1 Трудового кодекса), в России запрещён. Заключение такого договора чревато административной ответственностью за нарушение трудового законодательства.

Как избежать ошибки: В договоре следует чётко сформулировать его предмет — например, можно указать, что аутсорсинговая компания обязуется оказывать услуги по юридическому, финансово-бухгалтерскому сопровождению деятельности заказчика услуг. В этом случае у контролирующих органов не будет повода в чём-то вас подозревать.

Трудовой кодекс предусматривает ряд исключений. Аутстаффинг возможен для личного обслуживания и оказания помощи по ведению домашнего хозяйства (речь о найме сиделок, кухарок, водителей), замещения временно отсутствующего штатного сотрудника, за которым сохраняется место работы (например, в случае ухода собственного сотрудника в декретный отпуск), а также на временных (не более девяти месяцев) работах, связанных с расширением производства.

Согласно статье 341.2 Трудового кодекса в качестве внешних сотрудников ещё можно привлекать студентов-очников, одиноких и многодетных родителей, воспитывающих несовершеннолетних детей, а также лиц, освобождённых из исправительных учреждений.

При аутсорсинге договор регулирует порядок предоставления внешней компанией определённых услуг. Обычно в таких договорах не прописаны конкретные сотрудники, которым предстоит работать. Это второстепенный вопрос для аутсорсинга. При аутстаффинге, напротив, указание на конкретного работника является важным условием соглашения.

Чётко прописывайте предмет договора и объём оказываемых услуг

Если предмет договора и объём оказываемых услуг определены неполно или нечётко, заказчик рискует: договор может быть признан незаключённым или аутсорсер может не выполнить обязательств, которые кажутся сами собой разумеющимися. Например, если в договоре аутсорсинга на оказание юридических услуг будет указано, что заказчик вправе получать консультации подрядчика в сфере гражданского и трудового законодательства, то исполнитель не будет обязан консультировать в уголовной сфере.

Нечёткое определение предмета договора может привести к налоговым проблемам для заказчика. Одним из рисков, связанных с заключением договора аутсорсинга, является непризнание расходов на данные услуги в целях налогообложения прибыли. В соответствии со статьёй 252 НК РФ, расходами признаются обоснованные и документально подтверждённые затраты, понесённые налогоплательщиком.

Как избежать ошибки: Как можно шире и конкретнее обозначьте предмет договора аутсорсинга и точнее опишите оказываемые услуги как в договоре, так и в акте сдачи-приёмки оказанных услуг. Чем лучше вы это сделаете, тем больше шансов, что налоговая признает ваши расходы на аутсорсинг обоснованными.

Обеспечьте конфиденциальность передаваемой информации

Несмотря на то что информация, составляющая коммерческую тайну, охраняется законом, следует детально оговорить условия о конфиденциальности в договоре. Ведь в случае утечки информации (в особенности финансовых показателей компании, информации о новом продукте или новой технологии) под удар попадает сам бизнес заказчика.

Как избежать ошибки: В договоре должен быть определён перечень информации, составляющей коммерческую тайну, порядок обращения с ней, контроль за соблюдением этого порядка, а также порядок учёта лиц, получивших к ней доступ. Там же нужно предусмотреть санкции (возмещение понесённых убытков, выплата неустойки) за случаи разглашения конфиденциальной информации. Ответственность за разглашение должна сохраняться после того, как услуги будут выполнены.

На практике оказалось эффективным включать в договор положение о неустойке как основном виде ответственности за нарушение конфиденциальности. Преимущество неустойки состоит в том, что её легко взыскать при наличии одного факта разглашения конфиденциальной информации. При этом не нужно обосновывать реальный размер причинённого ущерба (в отличие от убытков).

Прописывайте сроки сдачи работ и порядок отчётности аутсорсера

Аутсорсинг обычно длится долго, а передаваемая функция часто предполагает целый комплекс работ, нужных для достижения результата. Некоторые недобросовестные подрядчики всеми способами пытаются избежать отчётности по промежуточным этапам, затягивая или даже саботируя предоставление информации.

Как избежать ошибки: Бесконечные «сдадим завтра» можно минимизировать, включив в договор условия о сроках сдачи отдельных этапов работы, а также о порядке отчётности аутсорсера перед заказчиком. Кроме того, стороны договора должны периодически проводить взаимную сверку по оказанным услугам.

Если аутсорсер причинил вам ущерб, он должен его компенсировать

Кому бы заказчик ни передал свои функции, ответственность перед контрагентами и государством несёт он сам. Особенно это актуально при передаче на аутсорсинг бухгалтерских функций. Например, если компания несвоевременно подала налоговую декларацию или неправильно начислила сумму налога, ответственность будет нести сам налогоплательщик.

Как избежать ошибки: Пропишите в договоре условие о том, что все убытки по вине аутсорсера должны быть им же компенсированы. Логично в договоре прописать размер неустойки (её размер должен быть разумным, учитывающим возможные риски, связанные с деятельностью привлечённого персонала). Если размер реального ущерба превысит сумму неустойки, то заказчик сможет взыскать убытки в большем размере.