Как настроить поиск в outlook 2016

Функции поиска в Master Outlook 2016 с помощью этих простых советов

Для некоторых людей их почтовые ящики удваиваются как хранилище файлов, и они сохраняют все полученные вложения. Вместо того чтобы удалять сообщения, когда проблемы были решены, они сохраняют их для справки … хотя они не знают, когда это произойдет. Это не самый эффективный способ архивации документов, и Microsoft OneDrive , вероятно, является лучшей альтернативой хранилища. Эти люди могут жаждать Inbox Zero, но их работа требует, чтобы они были частью списков рассылки, которые не всегда могут иметь к ним отношение. К счастью, Outlook предлагает несколько способов быстрого поиска сообщений для поиска определенных элементов. Давайте взглянем.

• Искать папки
• Вкладка поиска
• Мгновенный поиск

Как искать папки в Outlook

В Outlook 2016 есть выбор эффективных методов поиска и сортировки. Для пользователей, которые чувствуют себя более комфортно с обширной историей входящих сообщений, одним из самых полезных является папка поиска. Этот метод поиска и поиска позволяет пользователям создавать папку, содержащую просмотр электронной почты, которая соответствует выбранным критериям поиска, независимо от папки происхождения. Скажем, вы должны были выбрать «Счета» в качестве параметра поиска. Папка поиска объединяет любое электронное письмо, относящееся к этой теме, из любой папки в одно место. Помните, что папку поиска нельзя использовать для получения результатов из нескольких файлов данных Outlook. Outlook позволяет пользователю создавать пользовательские или предопределенные папки поиска.

Как создать собственную папку поиска

1. В Outlook выберите папку на ленте навигации.
2. Найдите новую группу и выберите « Новая папка поиска» .
3. В списке « Выбрать папку поиска» выберите « Создать пользовательскую папку поиска» в разделе « Пользовательские ».
4. В разделе « Настройка папки поиска» выберите « Выбрать», затем присвойте имя папке поиска.
5. Выберите критерий , который позволяет назначать различные параметры поиска.
6. Выберите Обзор , который представляет список существующих папок.
7. Выберите папки, которые будут включены в поиск.
8. Нажмите OK для всех открытых в данный момент диалогов.

На шаге № 5 раздел «Критерии» предоставляет средства для создания дополнительных фильтров для поиска. Каждый фильтр углубляется в сообщение, чтобы действительно сузить результаты поиска. В разделе «Сообщения» пользователи могут определять критерии на основе полей «От» и «До» и ключевых слов. Это смотрит на содержание и свойства. В разделе «Дополнительные параметры» параметры идут дальше и включают категории, которые вы настроили, вложения или даже уровни важности. Это смотрит на условия электронной почты или товара. В разделе «Дополнительно» вы можете по-настоящему добавить точные критерии поиска, чтобы сделать вашу папку поиска невероятно эффективной. Вот как:

1. Выберите Определить больше критериев .
2. Выберите поле , введите необходимые критерии, а затем выберите из представленного списка.
3. Найдите поля « Условие» и «Значение» и выберите представленные параметры.
4. Выберите Добавить в список .
5. Нажмите OK, чтобы закончить.

На вкладке «Дополнительно» пользователи могут определить столько критериев, сколько пожелают. С этим вариантом следует поэкспериментировать, поскольку слишком много критериев может привести к тому, что поиск будет слишком узким, чтобы быть эффективным.

Как создать предопределенную папку поиска

1. В Outlook выберите папку .
2. В новой группе выберите « Новая папка поиска» .
3. В списке « Выбрать папку поиска» выберите нужную папку поиска, например, « Почта», помеченная для отслеживания .
4. Если доступно, используйте параметр « Настроить папку поиска», чтобы выбрать дополнительные критерии.
5. Кроме того, используйте Настроить папку поиска и используйте поле Поиск почты в, чтобы определить почтовый ящик, который будет использоваться при поиске.

Как использовать вкладку поиска в Outlook

На ленте навигации Outlook есть возможность добавить вкладку поиска. Это дает вам постоянный арсенал параметров поиска, которые помогут вам разобраться в ваших сообщениях. Поиск по определенным папкам, помеченным сообщениям или по теме — вот некоторые из возможных вариантов.

Как добавить вкладку «Поиск» на ленту

1. Щелкните правой кнопкой мыши на ленте Outlook.
2. Выберите « Настроить ленту» .
3. Выберите Дом (Почта), расположенный в списке справа.
4. В списке « Выбрать команды» в списке слева выберите « Все вкладки» .
5. Под инструментамипоиска выберите Поиск .
6. Между двумя списками нажмите кнопку Добавить, чтобы переместить Поиск из левого списка в правый список.
7. Нажмите OK, чтобы закончить.

Как использовать Outlook Instant Search

Независимо от того, какую почтовую папку вы просматриваете, панель «Мгновенный поиск» присутствует всегда. Вы можете вводить различные слова, чтобы помочь вам фильтровать папку, например, имя или термин, и Outlook будет работать над отображением всех соответствующих элементов. Что вы, возможно, не знали, так это то, что вы можете помочь уточнить свой поиск с помощью логических операторов. Вместо «Джон Смит» вы можете ввести «Джон И Смит», чтобы отобразить сообщения, содержащие оба слова, но не всегда в одном и том же порядке. Другие логические операторы включают «=», «НЕ» и «ИЛИ».

Если вам не нравится быстрая прокрутка длинного списка элементов, Outlook 2016 не дает вам повода тратить время на поиск. По крайней мере, у вас есть альтернативы при управлении почтовыми отправлениями.

Какие методы вы используете? Дайте нам знать в комментариях ниже.

И вы можете посетить наш справочный центр Office 101 для получения дополнительных статей.

Как в Microsoft Outlook выполнить поиск элементов

При использовании расширенного поиска для одного или нескольких полей могут быть заданы одно или несколько условий, включая условия, определяемые пользователем. Ниже приведены типичные условия поиска, задаваемые в диалоговом окне Расширенный поиск, для поиска следующих элементов и полей.

Сообщения

В списке Просмотреть выберите «Сообщения». Задайте следующие условия для поиска сообщений.

• Адресованные только мне – установите флажок рядом с Искать сообщения и выберите значение «Только с моим именем» в поле «Кому».
• Адресованные другим пользователям – введите в поле «Кому» полное имя (не адрес электронной почты), соответствующее данному адресу электронной почты, или нажмите кнопку «Кому» и выберите это имя из списка. В результате поиска будут найдены сообщения для всех пользователей, имена которых содержат введенный текст. Например, для поиска сообщений, посланных Алексею и Александру, введите Алекс.
• От конкретного отправителя – введите в поле «От» имя электронной почты (не полный адрес) или нажмите кнопку «От» и выберите это имя из списка.

Чтобы быстро найти все сообщения от конкретного отправителя, выделите в главном окне Microsoft Outlook сообщение от него. Укажите в меню Действия на команду Найти все и щелкните пункт «Сообщения от».

Чтобы быстро найти все сообщения в обсуждении, выделите одно из сообщений. Укажите в меню Действия на команду Найти все и щелкните пункт «Связанные сообщения».

Встречи и собрания

В списке Просмотреть выберите «Встречи и собрания». Задайте следующие условия для поиска встреч и собраний.

• С участием конкретного лица или организованные им – введите имя в поле «Участники» или «Организатор», либо нажмите одну из кнопок, чтобы выбрать имя из списка;
• С конкретным временем начала – в первом списке Выбрать элементы выберите значение начинающиеся. Во втором списке Выбрать элементы выберите условие; например, завтра.

Элемент Microsoft Outlook любого типа

В списке Просмотреть выберите «Любой элемент Outlook». Задайте следующие условия для поиска элементов.

• С вложениями – откройте вкладку Другие условия. Установите флажок Вложения и выберите значение одно или несколько вложений.
• На основании размера – откройте вкладку Другие условия. В списке Размер (Кбайт) выберите необходимое значение и, при необходимости, введите цифры в два расположенных справа поля.
• В конкретной категории – откройте вкладку Другие условия. Нажмите кнопку «Категории» и установите флажок рядом с нужной категорией. Если в списке Имеющиеся категории нет соответствующей категории, нажмите кнопку «Главный список категорий», введите имя категории, нажмите кнопку «Добавить», а затем кнопку «OK». Нажмите кнопку «OK», затем кнопку «Найти».
• С использованием особого условия – откройте вкладку Дополнительно. Нажмите кнопку «Поле». Установите указатель на интересующий набор полей и щелкните поле, которое требуется использовать в условиях поиска. В списке Условие выберите условие, которое должно использоваться для выбранного поля. Набор доступных условий определяется выбором поля. Если для выбранного условия требуется значение, введите необходимые данные в поле «Значение».
• «Файлы» – для поиска файлов в папке Microsoft Outlook выберите в списке Просмотреть значение «Файлы» (Outlook/Exchange). Ниже приведены указания для поиска файлов по следующим условиям:
  • имя файла – для поиска по имени файла введите значение в поле «Имя». Для поиска по конкретному слову или комбинации символов в файле введите значение в поле «Искать слова». Для поиска всех файлов, расположенных в папках Outlook, с именами или содержанием, включающими слово «регион» введите регион. Для поиска файлов с именами или содержанием, включающими слово, заканчивающееся на «регион», введите «*регион». Чтобы найти файлы с именами или содержанием, включающими слово «кит» или «крот», введите «к*т». (На месте звездочки (*) может стоять любое число символов.) Чтобы найти файлы с именами или содержанием, включающими слово «кит» или «кот», введите «к?т». (На месте вопросительного знака (?) может стоять любой символ, но только один.);
  • расширение файлов – чтобы найти текстовые файлы, расположенные в папках Outlook, введите в поле «Тип» значение «*.txt».

  Использование сохраненных условий поиска

  Файл с сохраненными условиями поиска имеет расширение имени .oss:

  1. В меню Файл выберите команду Поиск, а затем команду Расширенный поиск.
  2. В меню Файл диалогового окна Расширенный поиск выберите команду Открыть условия поиска.
  3. Чтобы открыть условия поиска, сохраненные в другой папке, щелкните эту папку на панели адресов или найдите ее с помощью поля «Папка».
  4. Дважды щелкните открываемые условия поиска.
  5. Если поиск не был начат автоматически, нажмите кнопку «Найти».

  Поиск текста в открытом элементе

  1. Откройте элемент и выберите в меню Правка команду Найти.
  2. В поле «Образец» введите искомый текст.
  3. Выберите другие параметры, если сочтете это необходимым.
  4. Нажимайте кнопку «Найти далее», пока не найдете искомый текст.

  Поиск элементов и файлов

  • Поиск всех элементов, содержащих конкретные слово или фразу – Нажмите кнопку «Найти» на стандартной панели инструментов, чтобы вывести на экран панель поиска. В поле «Найти» введите любой текст, который требуется найти в стандартных полях элементов, или щелкните стрелку рядом с полем «Найти» и выберите текст, который уже использовался в качестве условия поиска. Укажите папки, в которых требуется выполнить поиск. Если используется несколько учетных записей, поиск выполняется только в папках текущей учетной записи.
  • Только в текущей папке (не включая подпапки) – Нажмите кнопку «Найти».
  • Только в папках электронной почты – Щелкните стрелку на кнопке «Искать в» и выберите один из пунктов: «Входящие», «Все почтовые папки», «Полученная почта» или «Отправленная почта». Нажмите кнопку «Найти».
  • В конкретных папках – Щелкните стрелку на кнопке «Искать в» и выберите пункт «Выбрать папки». Выберите папки, в которых требуется выполнить поиск. Чтобы включить подпапки, установите флажок Вложенные папки. При необходимости выполните остановку поиска, очистку результатов поиска или создание папки поиска.
  • Остановка поиска – На панели поиска нажмите кнопку «Прервать». Чтобы снова запустить поиск, нажмите кнопку «Найти».
  • Очистка результатов поиска и отображение всех элементов в текущем представлении – Нажмите кнопку «Очистить».
  • Создание папки поиска на основе условий текущего поиска – На панели поиска нажмите кнопку «Параметры». Выберите команду Сохранить условия поиска в виде папки поиска. Введите имя новой папки поиска.
  • Поиск элементов и файлов с помощью других условий – В меню Сервис выберите команду Поиск, а затем команду Расширенный поиск. В списке Просмотреть выберите тип искомого элемента или файла. Если в списке в папке нет нужной папки или требуется просмотреть несколько папок, нажмите кнопку «Обзор» и выберите папки из списка. Задайте прочие условия поиска по вашему усмотрению и нажмите кнопку «Найти». При необходимости выполните остановку поиска, очистку результатов поиска, сохранение результатов поиска или создание папки поиска.
  • Поиск общей папки – В меню Сервис выберите команду Найти, а затем — команду Найти общую папку. В поле «Содержит» введите текст, который необходимо найти. Выполните одно их следующих действий:
    • изменение области поиска – По умолчанию поиск ведется по файлам из общих папок. Чтобы изменить условия поиска, нажмите кнопку «Обзор» и выберите новую папку;
    • изменение атрибута общих папок, в котором ведется поиск – В списке В выберите атрибут общих папок, в котором необходимо вести поиск;
    • ограничение поиска по дате – Установите флажок Созданы после и введите дату. Нажмите кнопку «Найти».

    Поиск флагов определенного цвета

    Сообщения с флагами всех цветов автоматически отображаются в папке поиска «К исполнению». Чтобы просмотреть сообщения с флагами только одного цвета, можно либо найти их, либо создать настраиваемую папку поиска. Настраиваемая папка поиска создается в том случае, если нужно сохранять результаты поиска для дальнейшего использования.

    • Поиск флагов одного цвета – в меню Сервис выберите команду Поиск, а затем команду Расширенный поиск. Перейдите на вкладку Другие условия. Установите флажок Состояние пометки, а затем выберите Помеченный цвет. Нажмите кнопку «Найти».
    • Создание настраиваемой папки поиска для поиска флагов одного цвета – в почте в меню Файл выделите пункт Создать и выберите команду Папка поиска. Выберите команду Создание настраиваемой папки поиска. В группе «Настройка папки поиска» нажмите кнопку «Выбрать». В диалоговом окне Настройка папки поиска введите имя настраиваемой папки поиска. Нажмите кнопку «Условия» и перейдите на вкладку Другие условия. Установите флажок Состояние пометки:, а затем выберите Помеченный цвет. Нажмите кнопку «OK». Нажмите кнопку «Обзор», выберите папку, в которой необходимо выполнить поиск, затем трижды нажмите кнопку «OK».

    Поиск связанных элементов

    При выборе вкладки Действия в окне элемента контактов в списке Показать отображается группа папок «Все элементы», поскольку по умолчанию поиск ссылок на элементы выполняется только в основных папках Microsoft Outlook. Выполните одно или несколько следующих действий.

    Почему не работает поиск в Outlook 2016

    Причин того, что не работает поиск в Outlook 2016 может быть несколько: проблема вызвана незавершенным индексированием файлов данных или же вы (или организация) используете шифрование для защиты корреспонденции, что препятствует обнаружению некоторых писем. Мы рассмотрим пошаговое решение этих двух задач.

    Как устранить проблему с индексированием в Outlook 2016

    Первое, что следует сделать – убедиться, что программа способна выполнить индексирование. Данная функция работает только с файлами формата OST и RST. Если вы хотите проверить завершение этого процесса, следует выполнить такие действия:

    Выбрать команду «Мгновенный поиск» и «Состояние индексирования» (находится в меню «Сервис»).

    Outlook Search не работает? 4 способа это исправить

    В ваших сообщениях электронной почты вы можете искать конкретные данные, такие как отправитель, дата или папка, в которой они сохранены. Вы можете искать в сообщении Outlook. Вы даже можете искать электронную почту, используя Outlook онлайн.

    Однако если у вас не работает функция поиска Outlook, это может быть одной из нескольких проблем. Правильное исправление поиска Outlook не работает, зависит от версии Outlook, которую вы используете, а также от типа выполняемого поиска.

    Процедуры устранения неполадок для Outlook 2019, 2016, 2013 и 2010; Outlook для Mac; и Outlook 365/Online предоставляются.

    Обновление Microsoft Office
    

    Иногда все, что вам нужно сделать, это обновить программное обеспечение, чтобы исправить ошибку, такую ​​как поиск в Outlook не отвечает. Поскольку это простой процесс, это должен быть ваш первый курс действий. (Outlook Online всегда актуален.)

    Проверьте наличие обновлений в Outlook 2019, 2016 или 2013
    

    1. Запустите Outlook.
    2. Нажмите Файл .
    3. Выберите Учетная запись Office .
    4. Нажмите Обновить параметры в разделе «Информация о продукте».
    5. Нажмите Включить обновления , если эта опция доступна.
    6. Нажмите Обновить сейчас . Outlook проверит и загрузит все доступные обновления.

    Проверьте наличие доступных обновлений в Outlook 2010
    

    1. Запустите Outlook.
    2. Нажмите Файл .
    3. Нажмите Справка на левой панели.
    4. Нажмите Проверить наличие обновлений .
    5. Выберите Установить обновления или Проверить наличие обновлений . Outlook проверит и загрузит все доступные обновления.

    Проверьте наличие доступных обновлений в Outlook 2016 для Mac или Outlook для Mac 2011
    

    1. Запустите Outlook.
    2. Нажмите Справка .
    3. Нажмите Проверить наличие обновлений .
    4. Выберите Автоматически загружать и устанавливать в разделе «Как установить обновления?».
    5. Нажмите Проверить наличие обновлений .

    Устранение неполадок при индексировании Outlook
    

    Если вы выполняете поиск и получаете сообщение «Не найдено ни одного совпадения» или «Результаты поиска могут быть неполными, поскольку элементы все еще индексируются», попробуйте устранить неполадки при индексировании.

    Устранить проблемы с индексированием в Outlook 2016, 2013 или 2010
    

    1. Запустить Outlook
    2. Нажмите внутри поля поиска. Вкладка «Инструменты поиска» ленты активирована.
    3. Нажмите на Инструменты поиска в группе Параметры и выберите Статус индексации.

    Вы должны увидеть сообщение «Outlook завершил индексирование всех ваших элементов. Осталось 0 элементов для индексации». Если есть элементы, которые нужно проиндексировать, подождите пять минут и повторите попытку. Если проблема не устранена, перейдите к следующему шагу.

    Убедитесь, что параметры индексации правильно настроены в Windows 10, 8 или 7
    

    1. Введите Параметры индексирования в поле «Начать поиск» или на начальном экране.
    2. Выберите Дополнительно в диалоговом окне «Параметры индексирования».
    3. Перейдите на вкладку «Типы файлов».
    4. Прокрутите вниз в столбце Расширение до msg .
    5. Выберите сообщение .
    6. Убедитесь, что Свойства индекса и содержимое файла включены.
    7. Нажмите ОК .
    8. Нажмите Закрыть .

    Убедитесь, что файлы данных Outlook индексируются.

    1. Введите Параметры индексирования в поле «Начать поиск» или на начальном экране.
    2. Убедитесь, что Microsoft Outlook отображается в столбце «Включенные местоположения» диалогового окна «Параметры индексирования».
    3. Выберите Изменить , если Microsoft Outlook отсутствует в списке.
    4. Установите флажок рядом с Microsoft Outlook , чтобы выбрать его.
    5. Нажмите ОК .
    6. Нажмите Закрыть .

    Перестройте каталог поиска, если индексирование не работает.

    1. Введите Параметры индексирования в поле «Начать поиск» или на начальном экране.
    2. Выберите Изменить в диалоговом окне «Параметры индексирования».
    3. Снимите флажок рядом с Outlook и нажмите ОК .
    4. Выберите Дополнительно , чтобы открыть диалоговое окно «Дополнительные параметры».
    5. Нажмите Перестроить .
    6. Нажмите ОК .
    7. Нажмите Закрыть .

    Если вы выполняете поиск в Outlook 2016 для Mac или Outlook для Mac 2011 и получаете сообщение «Нет результатов» или ваш поиск не удается выполнить с помощью встроенного поиска Mac OS Spotlight, вы можете загрузить и запустить восстановление поиска Outlook.Эта утилита поддержки Mac Outlook будет проверять наличие дубликатов установок и переиндексировать файлы Outlook.

    1. Загрузите и откройте Утилиту поиска Outlook Outlook .
    2. Удалите все повторяющиеся установки Outlook, если потребуется.
    3. Перезагрузите вашу систему по запросу.
    4. Нажмите кнопку Переиндексировать .
    5. Разрешить утилиту для завершения. Это может занять час или дольше.
    6. Закройте Outlook Search Repair, когда появится сообщение «Переиндексация завершена!».

    Ремонт Outlook
    

    Если поиск в Outlook все еще не работает, вы можете использовать встроенную служебную программу восстановления Office.

    Восстановление Outlook 2016, 2013 или 2010 в Windows 10
    

    1. Закройте все приложения Microsoft Office.
    2. Введите Приложения и функции в поле поиска Windows.
    3. Выберите Приложения и функции .
    4. Найдите и нажмите Microsoft Office в списке установленных приложений и функций.
    5. Нажмите Изменить.
    6. Нажмите Да , если появится окно управления учетной записью пользователя с вопросом «Хотите ли вы, чтобы это приложение могло вносить изменения в ваше устройство?»
    7. Выберите Онлайн-ремонт и нажмите кнопку Восстановить .
    8. Перезапустите Outlook, когда процесс восстановления будет завершен.

    Восстановление Outlook 2016, 2013 или 2010 в Windows 8
    

    1. Закройте все приложения Microsoft Office.
    2. Нажмите правой кнопкой мыши кнопку Пуск .
    3. Выберите Панель управления .
    4. Убедитесь, что Категория выбрана в списке Просмотр по.
    5. Нажмите Удалить программу в разделе «Программы».
    6. Нажмите правой кнопкой мыши Microsoft Office и выберите Изменить .
    7. Выберите Онлайн-восстановление , если оно доступно (это зависит от типа установленного Microsoft Office).
    8. Нажмите Восстановить .
    9. Нажмите Да , если появится окно управления учетной записью пользователя.
    10. Перезапустите Outlook, когда процесс восстановления будет завершен.

    Восстановление Outlook 2016, 2013 или 2010 в Windows 7
    

    1. Закройте все приложения Microsoft Office.
    2. Нажмите кнопку Пуск .
    3. Выберите Панель управления .
    4. Убедитесь, что Категория выбрана в списке Просмотр по.
    5. Нажмите Удалить программу в разделе «Программы».
    6. Выберите Microsoft Office из списка программ.
    7. Нажмите Изменить .
    8. Выберите Онлайн-восстановление , если оно доступно (это зависит от типа установленного Microsoft Office).
    9. Нажмите Восстановить .
    10. Нажмите Да , если появится окно управления учетной записью пользователя.
    11. Перезапустите Outlook, когда процесс восстановления будет завершен.

    Перестройте базу данных Office
    

    Вы можете использовать эту утилиту, чтобы восстановить поврежденную базу данных и, возможно, решить, что поиск Outlook не работает на Mac. Эти шаги применимы к Outlook 2016 для Mac или Outlook для Mac 2011.

    Exchange Server
    

    Восстановление базы данных учетной записи Microsoft Exchange приведет к удалению любой информации, не синхронизированной с сервером. Возможно, вы захотите сделать резервную копию любых данных Outlook, хранящихся только на вашем компьютере, до перестройки базы данных.

    1. Закройте все приложения Microsoft Office.
    2. Удерживая нажатой клавишу Option , нажмите значок Outlook на панели Dock, чтобы открыть программу базы данных Microsoft.
    3. Щелкните по идентификатору базы данных, которую вы хотите восстановить.
    4. Нажмите Перестроить .
    5. Перезапустите Outlook, когда процесс будет завершен.

    Если вы продолжаете испытывать проблемы с не работающей функцией поиска Outlook, вы можете удалить и переустановить Microsoft Office.

    Похожие публикации:

    1. Microsoft hosted network virtual adapter как включить
    2. Swp что это linux
    3. 403 forbidden nginx как исправить
    4. Erf как открыть в 1с