Как вести бизнес удалённо: все про ЭЦП, ЭДО, отчёты и сотрудников
Традиционно существует четыре способа подписать договор удаленно:
- обмен оригиналами;
- обмен сканами;
- подписание pdf;
- электронный документооборот (ЭДО).
Первый способ считается традиционным, но и самым трудоемким. На обмен оригиналами может уйти много времени, кроме того, почта до сих пор может дать сбой и ваши документы могут не дойти до адресата.
Обмен сканами в свою очередь быстрее, дешевле, но и здесь свои нюансы: бухгалтерия может потребовать оригиналы. И чтобы обмен сканами имел юридическую силу, необходимо включить в договор с контрагентом условие об применении такого способа обменами документами с уточнением, какая именно электронная почта будет использоваться.
Подписание договора в формате pdf — вариант для тех, кто работает с контрагентами без ЭДО, но с квалифицированной электронной подписью (ЭЦП). Для этого придется купить лицензионную версию ПО, которая позволяет добавлять ЭЦП в документы. К минусам такого способа можно отнести, во-первых, нарушения работы ПО, связанные с санкциями и уходом многих производителей с российского рынка. Во-вторых, документ, отправленный на электронную почту, может случайно попасть в спам и по ошибке его могут удалить.
Таким образом, самый надежный и удобный способ удаленно подписать договор — использовать ЭДО вместе с ЭЦП. Расскажем подробнее, как получить ЭЦП и организовать ЭДО в компании.
Получить квалифицированную ЭЦП
Квалифицированная электронная подпись считается самой защищенной и, в отличие от неквалифицированной, приравнивается к собственноручной на бумажном носителе в любых правоотношениях.
С помощью квалифицированной ЭЦП вы можете оформлять электронные счета-фактуры, подавать документы при регистрации ООО или ИП, представлять отчетность в ФНС и фонды, заверять первичные документы и договоры с поставщиками и покупателями.
Руководители компаний и ИП могут бесплатно получить квалифицированные ЭЦП в удостоверяющем центре налоговой. Для этого нужно записаться на получение подписи:
- подать заявление на сайте ФНС или через мобильное приложение ФНС «Налоги ФЛ»;
- приложить к заявлению паспорт, СНИЛС, ОГРН или ИНН, оригинал или заверенную копию первичного документа, подтверждающего полномочия руководителя;
- принести инспекторам ключевой носитель информации для записи сертификата ЭЦП.
Полученная подпись действует 15 месяцев.
Сотрудники компаний и представители ИП могут получить квалифицированные ЭЦП в аккредитованных удостоверяющих центрах за плату по обычной доверенности. Для этого сотрудники должны пройти идентификацию и предоставить оригиналы или заверенные копии паспорта, СНИЛС и ИНН, выписку из ЕГРЮЛ или ЕГРИП, свидетельство о постановке на учет в налоговой. Такая подпись будет действовать до 31 декабря 2022 года, после чего сотрудник должен будет получить в аккредитованном центре новую квалифицированную ЭЦП.
Всем сотрудникам, кроме руководителя, нужна доверенность на право использовать ЭЦП. Например, главному бухгалтеру — доверенность на право подписывать отчетность. Электронную (машиночитаемую) доверенность необходимо прикладывать к электронному документу, который сотрудник подписывает от имени компании или ИП.
Подробнее о том, кто и где может получить квалифицированную ЭЦП с 1 января 2022 года — смотрите в таблице.
Порядок использования ЭЦП закрепите в локальном акте, например в положении об учете, хранении и использовании ЭЦП.
Выпустить ЭЦП и наладить удаленную работу с контрагентами помогут эксперты Главбух Ассистент. Квалифицированные бухгалтеры также оформят доверенность, подготовят отчетность и сами отправят в ФНС. Эти услуги уже включены в ежемесячное обслуживание.
Организовать ЭДО
После того, как вы получили электронную подпись, вы можете перейти на электронный документооборот с контрагентами. Для этого выполните несколько шагов:
- Выберите способ обмена документами: через оператора или напрямую
Работать через оператора безопаснее: он проверяет исходящие и входящие документы, ЭЦП, фиксирует дату и время отправки, уведомляет об ошибках. Список доверенных операторов можно посмотреть на сайте ФНС.
Чтобы перейти на ЭДО через оператора, нужно заключить с ним соглашение и оплатить его услуги. Зато вам не нужно будет отдельно заключать соглашения с каждым контрагентом.
Если же вы решили обмениваться документами с контрагентами напрямую через электронную почту, файлообменник или мессенджер, вам нужно заключить соглашение об ЭДО с каждым контрагентом.
- Договоритесь с контрагентами о переходе на ЭДО
Направьте письмо контрагентам в произвольной форме. В письме рекомендуем указать перечень документов, которыми планируете обмениваться в электронном виде и ПО или оператора ЭДО.
- Издайте приказ о переходе на ЭДО
Разработайте правила создания, получения и хранения документов, а также зафиксируйте, какие документы и кто может подписывать какими ЭЦП.
Эксперты Главбух Ассистент составили рекомендации для руководителей с правилами электронного документооборота.
В шпаргалке вы найдете ответы на частые вопросы:
— Какую дату считать датой подписания документов на ЭДО?
— Какой формат должен быть у документов, чтобы их приняли в ФНС?
— Когда нужно распечатывать документы, составленные в электронной форме?
— Можно ли подписать единственный договор с контрагентом электронной подписью?
— Как хранить электронные документы?
Если вам нужна помощь с переходом на ЭДО, обратитесь к команде аутсорсинга. Квалифицированные бухгалтеры подскажут, как подключить СБИС или Контур и подготовят необходимые документы для подключения к ЭДО.
Как перевести бухгалтерию на удаленку
Есть несколько вариантов перевести бухгалтерию на удаленку:
- перевести штатных сотрудников на дистанционный формат работы;
- нанять бухгалтера-фрилансера на дистанте;
- передать бухгалтерию на аутсорсинг.
Преимущества первого варианта — сохранение штата и продолжение работы с проверенными сотрудниками. Однако здесь нужно учесть затраты: зарплата, ДМС, аренда офиса и оплата 1С. Даже если вы отказались от офиса, обеспечить сотрудника рабочим местом необходимо: техника, ПО — за ваш счет. О порядке перевода сотрудников на дистанционную работу мы написали ниже.
Бухгалтер-фрилансер позволит значительно сэкономить, но и рисков у такого варианта много. Приходящий или, в случае удаленного сотрудничества, внештатный бухгалтер не несет ответственности за ваши риски. Есть много историй о пропавших базах и миллионных доначислениях от ФНС из-за некомпетентности или недобросовестности бухгалтера-фрилансера. Учтите, что дистанционно контролировать работу такого внештатного сотрудника будет еще сложнее.
Аутсорсинг бухгалтерии — наиболее безопасный и выгодный способ вести бухгалтерию компании удаленно. Например, Главбух Ассистент разработал систему работы, благодаря которой данные клиента в безопасности, а финансы под контролем. Специалисты синхронизируют вашу учетную базу с собственной технологической платформой. Приятный бонус — вам больше не нужно самим платить за 1С. А бухгалтеры сервиса могут удаленно вести отчетность и самостоятельно сдавать ее в ФНС.
Работа в одной программе обеспечивает прозрачность учета — вы всегда видите реальную финансовую картину.
Аутсорсинг — это возможность сократить расходы на бухгалтерию как для начинающего, так и для уже существующего бизнеса. На вас работает команда — главбух, кадровик, налоговый консультант и юрист, — а платите за месяц вы меньше, чем одному штатнику. Например, средний чек в Главбух Ассистент 14 490 рублей в месяц.
Квалифицированные бухгалтеры также помогают оптимизировать налоги и вернуть переплаты — в некоторых случаях компании переплачивают ФНС больше 2 млн рублей и не знают об этом.
В случае ошибки компания-аутсорсер несет финансовую ответственность и сама выплачивает штрафы от ФНС. За ошибки штатного бухгалтера платите вы.
Посмотреть, как работает сервис Главбух Ассистент, вы сможете на онлайн-экскурсии — всего 2 минуты. Рассчитайте выгодный тариф с помощью калькулятора — без доплат за необходимые услуги.
Как оформить дистанционную работу сотрудников
Прием новых сотрудников на удаленку
Если человек постоянно или временно проживает за границей, с ним нельзя заключить трудовой договор. Правило касается как россиян, так и иностранных граждан, и связано с тем, что трудовое законодательство России не действует за ее пределами.
С такими исполнителями стоит заключать гражданско-правовой договор.
О том, как правильно заключать договоры ГПХ, чтобы избежать штрафов и судебных разбирательств, читайте в статье: Договоры с физлицами: когда ФНС заподозрит в подрядчиках ваших сотрудников
Порядок же действий, когда принимаете в штат нового дистанционного сотрудника, проживающего в России, тот же, что и с обычным сотрудником:
- Нужно получить от сотрудника пакет документов.
- Ознакомить сотрудника с локальными актами компании: правилами трудового распорядка, положением о премировании и т.д.
- Подписать трудовой договор.
- Издать приказ о приеме на работу.
- Завести личную карточку.
Разница только в том, что дистанционный сотрудник может предоставить документы для оформления трудовых отношений не только лично, но и в электронной форме. Сам трудовой договор тоже можно заключить в электронной форме, подписав усиленными квалифицированными электронными подписями — сотрудника и работодателя.
Скачайте разные варианты трудовых договоров с дистанционным сотрудником — временный, со сдельной формой оплаты труда, с внешним совместителем — одним файлом.
Когда компания принимает на работу дистанционного сотрудника, руководитель должен принять положение о дистанционной работе и прописать в нем:
- режим рабочего времени;
- порядок и условия выхода такого сотрудника на работу;
- порядок предоставления отпусков;
- порядок предоставления отчетов о проделанной работе и т.д.
Перевод действующих сотрудников
Если вы переводите своих сотрудников на постоянную или временную дистанционную работу по общим правилам, составьте дополнительное соглашение к трудовому договору. В нем обязательно укажите:
- дистанционный характер труда сотрудника;
- причину и срок перевода на удаленку;
- режим рабочего времени;
- способ взаимодействия и обмена документами между работодателем и сотрудником, например ЭДО.
После того, как подписали допсоглашение, издайте приказ о переводе сотрудника на дистанционную работу. Ознакомить сотрудника с приказом можно с помощью ЭДО.
Если же причина перевода — исключительный экстренный случай, например катастрофа или эпидемия, достаточно издать локально-нормативный акт. Для такого перевода допсоглашение к трудовому договору не требуется.
Эксперты Главбух Ассистент подготовили рекомендации по работе с сотрудниками на удаленке.
В шпаргалке вы найдете ответы на частые вопросы работодателей:
— Как оформить ЭЦП сотруднику?
— Как определить время начала и окончания работы?
— Нужно ли выплачивать компенсацию за использование личного имущества?
— Можно ли начислять заработную плату ниже федерального МРОТ?
— Имеет ли сотрудник на удаленке право получать социальные пособия?
— Как оформить поездку в головной офис?
Подготовить приказы и допсоглашения помогут специалисты на аутсорсинге. Аттестованные бухгалтеры и кадровики также наладят ваш кадровый учет, рассчитают зарплаты и уберегут от санкций ГИТ и ФНС — ваш бизнес останется в безопасности при проверке.
Как отчитываться дистанционно в ФНС и фонды
Если у вас есть квалифицированная ЭЦП, вы можете любые отчеты сдавать дистанционно: в налоговую, ПФР, ФСС.
4 способа отправить отчетность в ФНС:
- использовать сервис ФНС;
- подключить ЭДО;
- передать все задачи по подготовке и отпарвке отчетности бухгалтерской компании;
- поручить отправку отчетов представителю по доверенности.
Чтобы сдавать электронную отчётность в ПФР, выберите оператора ЭДО и направьте в ПФР заявление. Чтобы сдавать отчётность в ФСС по ЭДО, ничего дополнительно заключать не нужно.
Чтобы сдавать декларацию за ИП, нужна нотариальная доверенность. При оформлении доверенности, укажите в ней, какие действия может совершать доверенное лицо.
В некоторых случаях, госорган может потребовать личного присутствия ИП или руководителя ООО. Они описаны в статье 31 НК. Например:
- В связи с налоговой проверкой. Но на практике, инспекторам хватает письменного ответа на уведомление. Если ФНС настаивает на личной встрече, можно отправить своего представителя по доверенности.
- Если вас вызывают на допрос как свидетеля. Это происходит, когда ФНС считает, что вам известны обстоятельства, имеющие значение для налогового контроля. На такой допрос нужно явиться обязательно.
Настроить удаленную бухгалтерию и электронную отчетность вам помогут эксперты федеральной бухгалтерской компании Главбух Ассистент. Специалисты сами подготовят бухгалтерскую, кадровую и налоговую отчетность и сами отправят в инспекции и фонды. Если у госорганов появятся вопросы по показателям — эксперты отправят пояснения.
За что ФСБ оштрафует бухгалтера-аутсорсера: судебная практика, размер штрафов
Бухгалтеры распространяют в сети письмо ФСБ С-2133 от 23.06.2022. И пугают друг друга историями, как ФСБ штрафует компании, сдающие налоговую отчетность за своих клиентов. На рынке появились фирмы, которые помогают бухгалтериям оформить лицензию ФСБ. В статье разбираемся, будут ли штрафовать бухгалтеров-самозанятых. Опасаться ли проверок уполномоченным бухгалтериям. Всем ли бухгалтерам нужна лицензия ФСБ на криптографию. Примут ли нулевую отчетность, если у бухгалтерской фирмы нет лицензии. Какие штрафы за работу бухгалтера без лицензии.
Вы узнаете
Организуйте работу без нарушения требований ФСБ
Узнать про Saby Buhta
Действительно ли штрафуют
Бухгалтер-аутсорсер и уполномоченная бухгалтерия должны получить лицензию ФСБ на криптографию, если они подписывают на своем рабочем месте чужую отчетность. И не важно, подписывают ли они эту отчетность своей электронной подписью по доверенности или используют электронные подписи клиентов. В обоих случаях они автоматически оказывают услуги в области шифрования информации.
Этот вывод следует из письма ФСБ от 23.06.2022 № С-2133, согласно которому представление налоговой отчетности в электронной форме в интересах третьих лиц является услугой в области шифрования и требует получения лицензии.
Мнение ФСБ подтверждается судебной практикой по 3 делам: А46-15558/20, А29-9829/17, А38-2092/16. В судах бухгалтеры пытались оспорить штрафы ФСБ, но проиграли. Авторы этой статьи не нашли других аналогичных дел, хотя упорно искали. Считаем, это связано с тем, что ФСБ проверяет уполномоченные бухгалтерии редко, только по жалобам. И компании штрафы не афишируют, оплачивают без суда.
Как наказывают за подписание без лицензии электронных документов клиента
Федеральная служба безопасности привлекает к административной ответственности по ч. 1 ст. 13.13 КоАП РФ за представление налоговой отчетности в электронной форме в интересах третьих лиц без лицензии ФСБ на криптографию.
- для бухгалтера 500–1000 руб.;
- для директора или ИП 2–3 тысячи руб.;
- для уполномоченной бухгалтерии от 10 до 20 тысяч руб.
Количество отправленных отчетов не влияет на размер административного штрафа — наказывают за факт работы без лицензии. Теоретически контролерам еще разрешено забирать средство защиты информации — КриптоПро CSP. Но ни в одном из вышеупомянутых судебных дел ФСБ этого не делала.
3 реальных штрафа, которые заплатили бухгалтерии
Директор бухгалтерской фирмы
По бухгалтерам-самозанятым без статуса ИП судебной практики нет. Полагаем, ее и не будет. Поскольку по условиям лицензирования гражданин при всем желании не сможет оформить лицензию ФСБ на криптографию. Такую лицензию выдают только предпринимателям и юрлицам.
Что же такое шифрует бухгалтер
На первый взгляд бухгалтер просто отправляет отчетность в госорганы и ничего не шифрует, всем шифрованием занимается оператор ЭДО. Но ФСБ считает по-другому.
Доводы ФСБ сводятся к следующему: электронная подпись (ЭП, ЭЦП, КЭП) работает только в связке с программой «КриптоПро CSP». КриптоПро — это программное шифровальное средство. Поэтому, подписывая и отправляя электронный отчет, бухгалтер автоматически шифрует данные. Заниматься шифрованием в интересах третьих лиц можно только при наличии специальной лицензии.
Не требуется лицензия, если ИП или юрлицо использует КриптоПро для собственной отчетности. В этом случае они тоже шифруют данные, но подпадают под п. 1 положения о лицензировании. По нему не требует лицензии шифрование для обеспечения собственных нужд ИП или юрлица.
Кому из бухгалтеров придется получать лицензию ФСБ
Разберем на примерах. Фирма (уполномоченная бухгалтерия) или индивидуальный предприниматель — бухгалтер отправляют отчетность клиентов по телекоммуникационным каналам связи с помощью оператора электронного документооборота.
- Если отчеты клиентов они подписывают своей электронной подписью и представляют в налоговую от своего имени в интересах клиента, лицензия нужна.
- Если отчеты они подписывают электронной подписью клиента, представляют в налоговую от имени клиента, но все отправляют с одного компьютера, это тоже не нравится контролерам. Поскольку для подписания сотен отчетов бухгалтер использует 1 программу «КриптоПро CSP», а значит, занимается шифрованием в интересах клиентов. Получается, что формально лицензия тоже нужна. Уполномоченную бухгалтерию ФСБ легко определяет по одинаковому IP-адресу, с которого отчетность уходит в госорганы.
- Если отчеты клиент подписывает на своем компьютере и отправляет в госорганы от своего имени, а бухгалтер их только формирует, лицензия не нужна. Но это не всегда удобно клиентам. Помочь клиенту с подписанием и отправкой отчетности можно 2 способами:
- Подключиться к компьютеру клиента через удаленный доступ.
- Подключить дистанционное подписание отчетности в СБИС.
Эта хитрая настройка СБИС работает так: бухгалтер формирует отчет и нажимает кнопку «Отправить». Клиент входит в СБИС со своей ЭЦП, и отчет улетает в налоговую.
Как организовать работу обслуживающей бухгалтерии без претензий ФСБ
Кто пока может работать без лицензии
- штатные бухгалтеры;
- бухгалтерские фирмы и ИП, которые только составляют отчетность.
Первые работают по трудовому договору и представляют отчетность в интересах своего работодателя, поэтому не вызывают вопросов у ФСБ. Вторые ничего электронно не подписывают, поэтому не занимаются шифрованием.
Есть еще спорная ситуация. Отчетность компании подписывает своей электронной подписью бухгалтер-самозанятый без статуса ИП или бухгалтер, оказывающий услуги по договору ГПХ. Формально такой человек шифрует документы не в собственных интересах, значит, лицензия нужна. Но получить ее он не сможет, поскольку по условиям Положения ее могут оформить только ИП или юрлицо.
Онлайн-сервис для обслуживающих бухгалтерий Saby Buhta
Что теперь делать аутсорсерам и уполномочкам
Какой бы вариант взаимодействия с клиентами вы ни выбрали, попробуйте Saby Buhta для обслуживающих бухгалтерий. Saby Buhta позволит предоставлять бухгалтерские услуги проще, быстрее и работать без нарушений требований ФСБ.
Электронная подпись для бухгалтерии
С появлением электронного документооборота, ЭП стала необходимостью в поиске быстрого и надежного способа заверять документы подписью уполномоченного лица. Во многих компаниях электронная подпись может быть оформлена как на бухгалтера по доверенности, так и на генерального директора. Бухгалтер, оформляя первичный документ в электронном формате, использует электронную подпись. Внутренние электронные документы – это защищенные файлы, подписанные ЭЦП и утвержденные в определенном порядке. Например, на электронном авансовом отчете нужна подпись бухгалтера или главного бухгалтера. ЭЦП бухгалтера не требуется на товарной накладной, акте приемки-сдачи работ, счете-фактуре.
Юридическую силу документу, придают не только обязательные реквизиты, регистрационный номер и дата, но и наличие ЭП. Если прописано соглашение между контрагентами, обмен документов заверяется усиленной квалифицированной либо усиленной неквалифицированной ЭП. Обмен электронными документами с контрагентами осуществляется в определенном порядке. Для разных документов этот порядок разный. Например, счета-фактуры, оформленные в цифровом виде бухгалтером, подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью. Выдают такие ЭП только аккредитованные удостоверяющие центры. Внешние документы (например, выписка из банка или счета поставщика), кроме счет-фактур, можно отправлять контрагентам электронной почтой.
Как выглядит электронная подпись главного бухгалтера?
Существуют следующие виды электронной подписи: простая неквалифицированная ЭП, усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная (ст. 5 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ). Без подписи главного бухгалтера цифровой документ не имеет силы, для него актуальны виды усиленной ЭП: квалифицированная или неквалифицированная подпись.
Применяют квалифицированную ЭП при удаленном заключении договоров, сдачи отчетности в налоговые органы, электронном документообороте с госструктурами и контрагентами, а также при участии в торгах. Обладает максимально высоким уровнем защиты и надежности. Цифровой документ, подписанный данной подписью, имеет такую же правовую силу, как и бумажный, подписанный человеком.
Усиленная неквалифицированная ЭП подходит для ведения внутреннего документооборота и обмена документами с контрагентами. С ее помощью можно получать интересующую информацию — о налогах, справочные данные, получать и оформлять официальные запросы. Имеет более высокую степень защиты, чем простая электронная подпись.
По сути, главный бухгалтер компании, обладающий ЭЦП, получает те же полномочия, что и руководитель, и их подписи равны по силе. На каждого из них выпускается персональный ключ ЭП. Неквалифицированная и квалифицированная ЭП позволяет не только отследить изменения в файле после подписания, но и получить данные о подписанте. Поставленную ЭЦП нельзя отменить. Лицо, подписывающее документ, несет ответственность за содержащиеся в нем сведения.
Как получить электронную подпись бухгалтеру, и какие для этого нужны документы?
Бухгалтеру или главному бухгалтеру достаточно подтвердить, что он наделен полномочиями и иметь, подтверждающий документ (доверенность) от генерального директора. Выдают электронную подпись аккредитованные Минкомсвязи РФ удостоверяющие центры. Для получения ЭЦП главному бухгалтеру необходимы следующие документы:
-
выписка из реестра юрлиц (ЕГРЮЛ/ЕГРИП);
Для формирования пакета документов вы можете воспользоваться нашим сервисом . Заказывая электронную подпись у нас, срок изготовления займет 1 день. Проверить вашу подпись, можно на сайте АО «ЕЭТП» в специальном сервисе .
Новые правила работы с электронной подписью в 2022 году. Изменения в 63‑ФЗ
С 1 июля 2021 года постепенно меняются сценарии работы с сертификатами электронных подписей (ЭП). Сергей Казаков, руководитель УЦ Контура, подробно разъяснил, какие сертификаты пока можно применять, где получить новый и что для это надо сделать.
В декабре срок изменений перенесли — с 1 января на 1 сентября 2023 года. Эту статью мы сейчас обновляем. Актуальные сроки можно проверить в другой статье.
В 2021-2022 годах в силу вступают поправки к Федеральному закону № 63-ФЗ «Об электронной подписи» и появляются подзаконные акты. Они вводят новые правила получения и работы с электронной подписью в организациях, у индивидуальных предпринимателей и нотариусов.
Получите электронную подпись по новым правилам без труда. Для руководителя — через доверенного лица ФНС, для сотрудников — в аккредитованном удостоверяющем центре.
В статье разберем все изменения, которые известны на 27 декабря 2021 года.
Даты основных изменений:
- С 1 июля 2021 года ФНС стала выдавать электронные подписи руководителям коммерческих организаций и ИП
- После 1 июля 2021 года многие УЦ не могут выдавать электронные подписи любым лицам и организациям, поскольку не прошли аккредитацию по обновленным требованиям 63-ФЗ. На рынке осталось несколько десятков УЦ — Контур в их числе.
- Если до 31 декабря 2021 года УЦ, аккредитованный по новым требованиям 63-ФЗ, выдал электронную подпись, то такая подпись продолжит действовать до 31 декабря 2022 года, если не закончится раньше. После этого ее нужно будет заменить по новым правилам (о них в следующих пунктах).
- С 1 января 2022 года руководители организаций и ИП при смене или обновлении электронной подписи должны будут обращаться в ФНС и к ее доверенным лицам
- До 1 января 2023 года сотрудники могут получать электронные подписи по прежним правилам в аккредитованных УЦ. Такие подписи будут работать весь свой срок, но не дольше, чем до 31 декабря 2022 года. Использовать их можно по-старинке — без электронной доверенности.
- С 1 марта 2022 года сотрудники могут по своему желанию или по желанию своей информационной системы переходить на новые правила: использовать для подписания документов электронную подпись физического лица и электронную доверенность. Такую электронную подпись также можно получить в аккредитованных УЦ.
- С 1 января 2023 года сотрудникам обязательно нужно перейти на работу по новым правилам: заменить свою подпись на подпись физлица и прикладывать к ней электронную доверенность.
Где получать новую электронную подпись в 2022 году
В 2022 году сценарий получения изменился. Куда именно обращаться за новой ЭП, будет зависеть от того, кто получает подпись — первое лицо компании или работник.
Руководители компаний, ИП и частные нотариусы получают подписи ФНС — непосредственно в отделении инспекции или в офисе доверенного лица налоговой.
Если в 2022 году на руках останется действующая подпись Контура или другого УЦ, получившего аккредитацию по новым правилам 63-ФЗ, то ей можно продолжать пользоваться до конца 2022 года. Экстренно обращаться в ФНС или УЦ 1 января 2022 года, чтобы получить подпись, соответствующую новому законодательству, не обязательно — ни руководителю, ни сотруднику. Сделать это можно в спокойном режиме в течение 2022 года, когда текущая подпись аккредитованного УЦ будет подходить к концу.
Оформите электронную подпись ФНС без визита в налоговую инспекцию. И получите от Контура настройку компьютера и браузера, техподдержку и скидку на сертификаты для сотрудников.
Как получить ЭП руководителю
В налоговой
- Подать заявление на выдачу сертификата.
- в налоговой инспекции — приехать, заполнить бумажную форму у сотрудника.
- через сайт налоговой — через Личный кабинет юрлица, Личный кабинет ИП или order.nalog.ru
Нужен токен (выглядит, как флешка), сертифицированный ФСБ или ФСТЭК России. В частности, подойдут токены под названиями Рутокен Lite, Рутокен ЭЦП 2.0, JaCarta LT, JaCarta-2 ГОСТ. Можно использовать носитель, который у вас уже есть, либо приобрести новый: в удостоверяющем центре или в магазине производителя.
Вы уже получили подпись ФНС? Эксперты подскажут, как работать с ней на госпорталах и как использовать подпись в торгах.
-
Установить программу КриптоПро CSP, установить ЭП на компьютер
Электронную подпись и лицензию КриптоПро CSP ФНС выдает бесплатно. Отдельно нужно купить токен.
Кроме того, подпись налоговой выдается в единственном экземпляре и защищена от копирования — поэтому всем сотрудникам, которые подписывают электронные документы компании, понадобится купить свои подписи. Также в подпись не включают никаких расширений, которые дают доступ к специализированным площадкам и порталам. Пока порталы не отказались от расширений полностью, использовать ЭП ФНС на них не получится.
Электронная подпись сотрудника так же безопасна, как и сертификат руководителя.
Благодаря ей можно выполнять многие функции за директора: например, сдавать отчетность или участвовать в торгах.У доверенных лиц ФНС
Доверенные лица налоговой — это «помощники ФНС», в которых можно получить ЭП налоговой. Это будут УЦ, выбранные из числа прошедших переаккредитацию. Полный перечень доверенных лиц станет известен в конце 2021 года.
Для получения также необходимо личное обращение и тот же набор документов. В офисе «помощников» можно будет сразу получить токен, а также КриптоПро CSP. В некоторых УЦ помогут и с настройкой компьютера, проконсультируют по работе с подписью.
Контур стал партнером доверенного лица ФНС — УЦ «Основание». Благодаря этому руководитель может удостоверить личность у доверенного лица и получить электронную подпись ФНС. А работу с подписью упростят услуги от Контура — настройка, техподдержка и другая помощь руководителю.
Обратите внимание: вышеизложенные способы подходят только для руководителей коммерческих компаний, ИП и нотариусов. Должностные лица бюджетной сферы должны будут получать ЭП Федерального Казначейства. А первые лица банков и финансовых организаций и ИП — Центробанка. Сроки те же — после 1 января 2022 года.
Как получить ЭП сотруднику
Работники, обслуживающая бухгалтерия, другие уполномоченные лица — все, кто подписывает документы компании — могут работать с прежними подписями и получать их по старым правилам в УЦ до 31 декабря 2022 года. Действовать такие подписи будут до 31 декабря 2022 года* (да, 30 декабря 2022 года такую подпись получать не имеет смысла).
* УЦ Контура поддержит своих клиентов в этой ситуации. Если ваш сертификат юрлица на сотрудника из Контура (выдан УЦ из ГК СКБ Контур) и должен действовать после 1 января 2023 года, то мы обеспечим вас сертификатом, работающим по актуальному законодательству в течение оплаченного вами срока. Например, возможное решение — замена на сертификат физлица за наш счет. Это работает для сертификатов УЦ Контура.
С 1 марта 2022 года сотрудники могут перейти на ЭП нового типа. Это будет ЭП физического лица, в ней данные организации не указывают. Перейти на такую подпись можно по своему желанию, либо по предложению портала или системы, в которой вы работаете.
Такие подписи будут выдаваться в УЦ, прошедших переаккредитацию. Также потребуется личный визит, предъявление паспорта и СНИЛС. Отличие от подписи руководителя — подпись будет без запрета на копирование или включение расширений.
Если вы еще не получили электронную подпись, оформите ЭП в удостоверяющем центре, который прошел аккредитацию. В УЦ Контура есть подписи для сотрудников и руководителей, торгов, отчетности и личных дел.
В файле подписи будут указаны только ФИО физлица. Чтобы доказать правомочность своих действий от имени компании, нужна электронная доверенность (она же — машиночитаемая доверенность, МЧД).
По желанию электронную доверенность можно применять с 1 марта 2022 года, тогда же, когда можно переходить на подпись физлица. Но могут быть системы, которые введут обязательную электронную доверенность раньше. Например, ФНС уже в конце 2021 года предлагает своим пользователям использовать электронную доверенность, а значит нельзя исключать, что сделает ее обязательной раньше 1 января 2023 года.
Электронная доверенность — новый инструмент для документооборота, который продолжают разрабатывать для широкого применения. Как она будет работать, можно понять на примере сдачи отчетности в ФНС: сначала руководителю нужно подписать доверенность на сотрудника в налоговой, а когда ее примут, сотрудник сможет сдавать отчетность от лица компании.
Чтобы машиночитаемая доверенность работала, директор должен подписать ее электронной подписью ФНС. Получите сертификат ЭП с помощью Контура.
Вопросы о работе с ЭП в 2022 году
Какие подписи будут работать в 2022 году?
- Если электронную подпись выдал УЦ, который не прошел переаккредитацию по новым требованиям закона, то в 2022 году она не будет действительна.
- Если электронную подпись выдал УЦ, прошедший переаккредитацию, то ЭП будет работать до конца 2022 года. К таким подписям относятся и электронные подписи Контура.
Как электронные подписи ФНС будут работать на порталах с расширениями
У ряда порталов и площадок свои требования к ЭП. Например, нужны специальные расширения (OIDы) для работы с электронными закупками, в системах СМЭВ, Росреестра. При этом по закону расширения не требуются, и сейчас многие площадки от них отказываются.
Пока OIDы еще нужны, используйте ту же подпись, что и раньше. ЭП ФНС для них не подойдет. Следите за объяснениями налоговой и площадок.Как работать с ЕГАИС Алкоголь
Сейчас торговым точкам нужна ЭП, чтобы продавать спиртное и передавать информацию в ФСРАР. Обычно используется несколько подписей, выданных на руководителя компании. ЭП налоговой так использовать не получится, потому что в ФНС выдают не более одной подписи на руководителя.
Поэтому компаниям понадобится перестроить сценарий работы:
- Юрлицам, отчитывающимся в ЕГАИС Алкоголь (ФСРАР) — работать в системе с подписью директора. Однако, если у магазина несколько торговых точек, проще использовать подписи юрлица, выданные на уполномоченных сотрудников (в сертификате такой подписи указаны и данные организации, и данные сотрудника). Такая подпись сотрудника будет работать без доверенности, как и подпись директора. Оформить работнику ЭП для ЕГАИС Алкоголь можно в аккредитованном удостоверяющем центре.
- Индивидуальному предпринимателю для работы с ЕГАИС также можно использовать подпись ФНС. Но будет удобнее, если предприниматель получит подписи на себя, как на физлицо, и с помощью них будет подключать торговые точки к системе. Обращаться за подписью физлица для ЕГАИС необходимо также в аккредитованный УЦ.
Описанные выше сценарии действуют, пока ЕГАИС не поддержит массовую работу с МЧД. После этого работать в системе можно будет или с подписью руководителя, или с подписью сотрудника-физлица, используемой вместе с электронной доверенностью. Пока точных сроков для запуска МЧД в ЕГАИС Алкоголь нет.
Оформите электронную подпись, чтобы сдавать отчетность на госпорталах и участвовать в закупках. Подберем сертификат, поможем настроить и устранить все технические ошибки.
Ольга Кураева, спасибо за разъяснения! У вас есть информация о том, что введение новых правил отложили до 1 марта 2022 года?
В соответствии со статьей 3 Федерального закона от 31.07.2020 № 247-ФЗ "Об обязательных требованиях в Российской Федерации" http://pravo.gov.ru/proxy/ips/?docbody=&nd=102799920положения нормативных правовых актов, устанавливающих обязательные требования, должны вступать в силу либо с 1 марта, либо с 1 сентября соответствующего года, но не ранее чем по истечении 90 дней после дня официального опубликования, если иное не установлено федеральным законом, Указом Президента РФ или международным договором Российской Федерации, предусматривающими установление обязательных требований.Поэтому срок вступления в силу приказов Минцифры России не 1 января, а 1 марта 2022 года.
Светлана, "гораздо солиднее выглядит, чем пластиковая флешка.. девушке важно"
потерянное поколение. какую только чушь не несута ещё солиднее выглядит флешка из золота, украшенная брильянтами, а не ваш задрипанный есмарт xDDDD
Дарья, пока делать этого не нужно, в 2022 году можете работать по-прежнему. Главное, в течение 2022 года перейти на новую схему работы.
Подробности можете почитать в статье
Вопросы такие:
1. Если руководитель ИП живет в другой стране, заболел и не имеет возможности приехать в УЦ, а ЭП закончилась, то как ему получить сертификат электронной подписи дистанционно?2. В обозначенной ситуации может ли человек с генеральной доверенностью получить ЭП за данного немобильного человека? Если нет, то как это обосновывается в тексте закона?
3. Какая сложилась практика выдачи ЭП после 1 января 2022, действительно ли ФНС и УЦ не позволили никому получить ЭП дистанционно или по доверенности?
4. Я спрашивал юристов о возможности оформить ЭП для руководителя ИП дистанционно, разные юристы ответили, что это возможно на основании
— П.4 ст.14 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ (ред. от 02.07.2021) "Об электронной подписи", так как это является правовым основанием для получения ЭП он-лайн: "Дистанционное оформление сертификата (без посещения офиса удостоверяющего центра) осуществляется через сертифицированное приложение IDPoint с помощью биометрического загранпаспорта и смартфона с функцией NFC + в качестве средства криптографической защиты информации понадобится установка КриптоПро CSP".Сложившаяся практика после 1 января 2022 подтверждает эти утверждения?
Василий, добрый день!
По Регламенту УЦ ФНС п.25 Приказа ФНС № ВД-7-24/982@ для получения первой ЭП ФНС руководителю нужно очно удостоверить личность в месте выдачи («Идентификация заявителя при первом получении в УЦ ФНС России осуществляется в месте выдачи при его личном присутствии»).
Как действовать в случае заболевания и невозможности приехать лично, в Регламенте не указано.Уполномоченное лицо с генеральной доверенностью не может приехать и получить ЭП вместо руководителя ИП: при очном удостоверении личности возможно идентифицировать только будущего владельца подписи, никак не его представителя (пп1. п1. ст.18 63-ФЗ) Обоснований на случай заболевания в тексте закона также нет.
Мы не знаем о случаях, когда бы руководитель ИП мог получить ЭП в ФНС дистанционно или через представителя.
Увы, в этой непростой ситуации можем только порекомендовать вам обратиться в ФНС за разъяснениями. Возможно, у них планируется решение для таких случаев.
Здравствуйте! Скажите правильно ли мы поняли, что теперь использовать сертификат ЭЦП можно будет только лишь на том компьютере к которому физически подключен носитель-флэшка? И его нельзя как раньше установить (скопировать) непосредственно на компьютер (или облако), чтобы продолжать пользоваться подписью в отсутствие физического носителя?
И сертификат на сотрудника — его также нельзя скопировать? Или можно? А электронную доверенность? Поддерживают ли работу с электронной доверенностью тендерные площадки?
Также, интересует подробнее вопрос отсутствия расширений. Повлияет ли это отсутствие на возможность участия в тендерах?
Юлия, добрый день! Ответим по порядку:
1. Да, все верно, если вы имеете в виду электронную подпись, полученную руководителем в ФНС
2. У сертификатов ЭП сотрудников ограничений на копируемость нет, если вы сами не попросите УЦ установить их. Порядок работы с электронными доверенностями пока окончательно не ясен и зависит от конкретной системы, где она будет использоваться. И пока мы не знаем ни одной тендерной площадки, которая бы массового поддерживала работу с электронными доверенностями.
3. Большинство площадок перестали требовать расширения в составе сертификата. Но вам лучше обратится в техподдержку конкретной площадки и уточнить, будет ли она работать с сертификатом без расширения.
Светлана, добрый день! В теории, по текущему тексту закона, сотрудник сможет в будущем использовать свою электронную подпись физлица в связке с машиночитаемой доверенностью, подписанной электронной подписью ИП.
Сейчас есть два массовых варианта:
1. перестроить процессы так, чтобы ИП мог во всех необходимых случаях сам подписывать документы своей ЭП, полученной в ФНС
2. использовать одновременно электронную подпись ИП, полученную в ФНС, и электронную подпись ИП, полученную до 31 декабря 2021 года.Дарья Старых, добрый день! Вариантов несколько, какой выбрать — зависит от вас и требований сервисов, где сдается отчетность. Наиболее популярные варианты:
— Сотруднику фирмы А получить сертификат электронной подписи на себя, как на представителя фирмы Б (в таком сертификате указаны и данные сотрудника, и данные фирмы Б). В нужную систему или госорган фирма Б передает доверенность на этого сотрудника. После этого сотрудник с сертификатом может сдавать отчетность за фирму Б. Такой сценарий возможет до обязательного введения МЧД (до 1 января 2023 года по текущему законодательству).
— Если фирма А оказывает бух.услуги в Экстерне или аналогичном сервисе, то руководитель фирмы А может просто дать доступ своему сотруднику — чтобы тот входил в сервис по логину-паролю и сдавал отчетность.
— После обязательного введения МЧД сотрудник обслуживающей фирмы А должен получить сертификат электронной подписи на себя, как на физлицо (в таком сертификате есть только данные сотрудника, без сведений о какой-либо организации). И при сдаче отчетности прикладывать МЧД, подписанную руководителеем фирмы Б. На этот сценарий можно перейти и раньше обязательного введения — например, уже сейчас так можно сдавать отчетность в налоговую и ФСС.
Людмила, добрый день! В налоговой электронную подпись может получить руководитель, а в УЦ — сотрудники и уполномоченные лица компании.
Если под «УЦ» вы имеете в виду доверенных лиц ФНС, которые наравне с налоговой выдают подписи руководителям, то разница зависит от предложения конкретного доверенного лица. Например, при оформлении электронной подписи ФНС через Контур и нашего партнера руководитель получает не только сертификат ЭП и лицензию, но также техническую поддержку и решение вопросов по работе подписи на 15 месяцев, настройку компьютера. А также (зависит от тарифа) скидку на дополнительную ЭП для сотрудника, консультации экспертов по торгам и другие дополнительные услуги.
Лика, добрый день! Технически сделать это можно. Однако очень не рекомендуем такое решение использовать.
Во-первых, если на одном токене записаны ключи электронных подписей от разных лиц — это является компрометацией ключа. И по закону, такой ключ необходимо отзывать и нельзя использовать (пп. 1-3 п. 1 ст. 10 63-ФЗ).
Во-вторых, это просто-напросто небезопасно. Например, если токен потеряется, то под удар попадут оба ИП — любой, кто найдет токен, сможет подписать документы от их лиц.
В-третьих, из-за того, что у бухгалтера есть прямой доступ к КЭП ИП, то это повышает риски для самого ИП и в несколько раз повышает ответственность бухгалтера. Например, бухгалтер может без ведома ИП подписать любой документ — и будет сложно доказать, что ИП этого не совершал. Либо у другого аутсорсера есть копия КЭП ИП, и он решит подписать липовый акт от лица ИП. Когда будут разбираться, кто этот липовый акт подписал, бухгалтер попадет под подозрение — ведь у него тоже был доступ к КЭП ИП.
Все эти риски можно исключить, если иначе организовать работу:
1. У бухгалтера есть один единственный КЭП — свой собственный КЭП физлица. А также машиночитаемые доверенности от разных ИП и организаций. Подробнее про доверенности в статье. . Главное, что ИП или руководитель компании должен доверенность подписать своим КЭП.
2. Чтобы сдать отчетность ИП Ромашкина, бухгалтер использует свой КЭП физлица и машиночитаемую доверенность, подписанную Ромашкиным. А для отчетности ИП Василькова, бухгалтер по-прежнему использует свой КЭП физлица, но теперь прикладывает доверенность от Василькова.
Таким образом, ключ электронной подписи ИП не компрометируется. Никто не нарушает закон. И каждый отвечает только за то, что он сам подписал 🙂