Подписание ефс что это

СФР и ЕФС-1: ответы на ТОП-8 вопросов о работе в СБИС

С 1 января 2023 года работодателей ждут серьезные изменения: ПФР и ФСС объединяются в Социальный фонд России, а отчетность по сотрудникам будет сдаваться в новой форме ЕФС-1.

Мы уже готовы к нововведениям, но у пользователей СБИС осталось немало вопросов. Отвечаем на самые популярные.

1. Как подключиться к СФР и нужно ли заключать соглашение с новым Фондом?

Если вы уже обмениваетесь документами с ПФР, ничего делать не нужно. Для создания нового подключения к ЭДО с СФР необходимо отправить заявление на подключение страхователя к электронному документообороту .

2. Как добавить направление сдачи в СБИС?

Если вы ранее сдавали отчетность в ПФР и ФСС через СБИС, дополнительных настроек выполнять не требуется.

3. По каким формам отчитываться за 2022 год?

Вся отчетность за 2022 год сдается в старых формах: СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, СЗВ-М, 4-ФСС и др.

4. Когда ЕФС-1 появится в СБИС?

С 1 января 2023 года форма будет доступна в СБИС.

5. Какую форму сдавать, если сотрудника приняли на работу в январе, в т. ч. по договору ГПХ?

Зайдите в раздел «Отчетность/СФР/Трудовые книжки» и создайте форму «ЕФС-1 Трудовые книжки». Этот же алгоритм используйте при заключении с работником договора ГПХ.

6. Если договор ГПХ заключен в 2022, а в 2023 расторгнут, какую сдавать отчетность?

Необходимо направить только сведения о прекращении этого договора — через форму «ЕФС-1 Трудовые книжки». Предоставление информации о заключении такого договора в 2022 году по закону не требуется.

7. Какая форма заменит СЗВ-М?

Вместо СЗВ-М за январь 2023 работодатели должны будут сдавать новый отчет в ФНС — Персонифицированные сведения о физлицах . За декабрь 2022 в этом случае также необходимо отчитаться по-старому — сдать СЗВ-М в срок до 16 января.

8. В какие сроки предоставляется форма ЕФС-1 и когда какие разделы нужно заполнять?

СБИС сам предложит заполнить необходимые разделы после выбора отчетного периода в ЕФС-1. Мы собрали для вас всю информацию о старых и новых сроках в одной таблице:

Раздел ЕФС-1

Старая форма

Срок сдачи старой формы

Срок сдачи ЕФС-1

Подраздел 1.1

При приеме на работу или увольнении — на следующий рабочий день.

При переводе — 15 числа месяца, следующего за отчетным.

За декабрь 2022 — 16 января 2023.

При приеме на работу, увольнении, начале и окончании действия договора ГПХ — на следующий рабочий день.

Новый отчет ЕФС‑1 можно будет сдать через интернет

Пенсионный фонд разработал электронный формат отчета ЕФС-1. Проект соответствующего постановления правления ПФР опубликован на портале для размещения проектов нормативных правовых актов.

Напомним: с 2023 года вместо отдельных форм персонифицированной отчетности и отчетности по взносам «на травматизм» бухгалтеры будут заполнять одну форму ЕФС-1. Бланк называется «Сведения для ведения индивидуального (персонифицированного) учета и сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний». В форме ЕФС-1 нужно будет отражать, в частности, сведения о трудовой деятельности, страховом стаже, а также о взносах «на травматизм» (подробнее см. « В новый социальный фонд будут сдавать единый отчет по форме ЕФС‑1 »).

ЕФС-1 можно будет сдать на бумаге или в электронном виде по утвержденному формату. В комментируемом проекте установлено, что ЕФС-1 в форме электронного документа подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью. Предполагается, что новая форма ЕФС-1 и ее электронный формат будут применяться с 1 января 2023 года.

ЕФС-1: на какие важные моменты обратить внимание бухгалтеру и кадровику

Отчет ЕФС-1 состоит из титульного листа и 2 разделов с подразделами. В них отражают сведения, например:

• о страхователе (титульный лист формы);
• о трудовой деятельности (подраздел 1.1 подраздела 1 раздела 1 формы);
• о страховом стаже (подраздел 1.2 подраздела 1 раздела 1 формы);
• о зарплате работников бюджетной сферы (подраздел 1.3 подраздела 1 раздела 1 формы);
• об основаниях для отражения данных о периодах работы в условиях, которые дают право для досрочной пенсии (подраздел 2 раздела 1 формы);
• о застрахованных, за которых перечисляли дополнительные взносы на накопительную пенсию (подраздел 3 раздела 1 формы);
• о взносах на травматизм (подразделы 2.1 и 2.2 раздела 2 формы);
• о результатах обязательных медосмотров и спецоценке (подраздел 2.3 раздела 2 формы).

Заполнять подраздел 1 раздела 1 надо при сдаче подразделов 1.1, 1.2, 1.3. Подразделы 2.1 и 2.3 раздела 2 заполняют все страхователи при подаче раздела 2. Подразделы 2.1.1 и 2.2 раздела 2 оформляют, только если есть показатели. Титульный лист входит в состав отчета всегда.

Перенос сведений из старых форм в новую

Подраздел 1.1 подраздела 1 раздела 1 ЕФС-1 станет аналогом СЗВ-ТД, а подраздел 1.2 подраздела 1 раздела 1 ЕФС-1 – СЗВ-СТАЖ.

В подраздел 3 раздела 1 новой формы перенесли сведения из ДСВ-3.

Раздел 2 ЕФС-1 заменит 4-ФСС.

Сроки сдачи

ЕФС-1 с подразделом 1.2 подраздела 1 раздела 1 подают раз в год. Впервые это нужно сделать не позднее 25 января 2024 года за 2023 год.

Форму с разделом 2 представляют ежеквартально — не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом.

ЕФС-1 с подразделом 1.1 подраздела 1 раздела 1 надо сдать при приеме, увольнении, переводе и иных кадровых изменениях с 1 января 2023 года в такие сроки:

• при приеме на работу или увольнении — не позднее следующего рабочего дня после издания приказа;
• при заключении и прекращении договора ГПХ — не позднее следующего рабочего дня после заключения или прекращения договора;
• в случае иного кадрового мероприятия (перевод, переход на электронную трудовую книжку и т.п.) — не позднее 25-го числа следующего месяца.

ЕФС-1 с подразделом 1.3 подраздела 1 раздела 1 учреждения подают не позднее 25-го числа каждого месяца, следующего за истекшим.

ПФР разъяснил, что последний раз СЗВ-М представляют за декабрь 2022 года не позднее 16 января. Чтобы определить форму (СЗВ-ТД или ЕФС-1), по которой надо сдать сведения (например, о переводе), ориентируются на дату приказа. Подробнее см. новость.

Нюансы заполнения формы для всех страхователей

В подразделе 1 раздела 1 в поле «Статус ЗЛ» надо указать статус зарегистрированного лица, например: ГРФ – граждане РФ, ПЖИГ – иностранцы или лица без гражданства, постоянно проживающие в России.

В подразделе 1.1 подраздела 1 раздела 1 отражают сведения о трудовой деятельности. Они схожи с теми, что были в СЗВ-ТД. Отличие: теперь нужно отражать еще и сведения по договорам ГПХ.

В гр. 7 указывают причину увольнения и код. Последний берут из классификатора к порядку заполнения. Например, при увольнении по собственному желанию – п3ч1с77тк. Сейчас в СЗВ-ТД код не указывают. Если в гр. 7 поставили код «иное», то надо отразить норму нормативно-правового акта, по которому уволили работника. При прекращении договора ГПХ графу не заполняют.

В подразделе 1.2 подраздела 1 раздела 1 по сравнению с отчетом СЗВ-СТАЖ добавили графы, например:

– районный коэффициент; – индивидуальный номер рабочего места; – класс (подкласс) условий труда.

Убрали гр. 14 «Сведения об увольнении застрахованного лица/сведения о периодах, засчитываемых в страховой стаж безработным».

Теперь в разделе отражают сведения только по отдельным категориям работников, например:

• по «вредникам»;
• работникам с чернобыльскими льготами;
• государственным и муниципальным служащим;
• тем, кто находился в отпуске до 3 лет или без сохранения зарплаты.

В подразделе 2 раздела 1 указывают сведения по страхователю. Его подают вместе с подразделом 1.2 подраздела 1. Поле «Отчетный период» должно иметь значение, равное или больше «2023».

В подразделе 3 раздела 1 в таблице отражают те же показатели, что сейчас в отчете ДСВ-3.

В подразделе 2.1 раздела 2 вносят показатели, аналогичные показателям в табл. 1 отчета 4-ФСС. В новый отчет добавили гр. 4 «На начало отчетного периода».

В подразделе 2.1.1 подраздела 2.1, подразделах 2.2 и 2.3 раздела 2 указывают ту же информацию, что сейчас в таблицах 1.1, 2 и 4 отчета 4-ФСС.

• страхователи, которые выделили подразделения в самостоятельные классификационные единицы (СКЕ);
• страхователи — учреждения, часть деятельности которых финансируют из бюджетов всех уровней и приравненных к ним источников;
• страхователи — физлица, которые исчисляют взносы по нескольким основаниям.

Сейчас табл. 1.1 отчета 4-ФСС заполняют только страхователи с подразделениями, выделенными в СКЕ.

Форма 4-ФСС также включает табл. 3, но в ЕФC-1 аналогичного раздела нет.

Нюансы заполнения формы для организаций бюджетной сферы

В подразделе 1.3 подраздела 1 раздела 1 отражают информацию о зарплате и условиях работы. Его подают государственные (муниципальные) учреждения, которые осуществляют некоторые виды деятельности. На основе этого подраздела станут мониторить систему оплаты труда в бюджетной сфере. Похожую форму учреждения сдавали единовременно за 2020 год.

Расскажем, как заполнять некоторые реквизиты и графы.

В поле «КТО организации» указывают код типа организации по перечню, например: музеи – 1.02, общеобразовательные организации – 3.1.2, больницы – 4.1.01.

Поле «Идентификационный номер ТОСП (если ТОСП)» заполняют только территориально обособленные подразделения.

В поле «OID организации» медорганизации указывают номер OID по федеральному регистру. Иные организации поле не заполняют. Номер OID медорганизации вносят и в гр. 4 «Наименование структурного подразделения; OID».

В гр. 1 «N п/п» номер присваивают строке, когда надо отразить несколько периодов работы застрахованного. Графы не заполняют, если работник выполнял работу только по договору ГПХ.

Из классификатора к порядку заполнения формы организации берут:

для гр. 5 «Код наименования должности (профессии)». Если подходящего значения в классификаторе нет, то вносят наиболее близкое обобщенное наименование; для гр. 6 «Код категории персонала». Если должность имеет 2 и более кодов, то указывают код, который соответствует максимальному уровню разукрупнения; и почетных званий для гр. 7 «Звание (степень)». Ученую степень работника обозначают «КН» или «ДН». Если у работника нет званий и ученых степеней, ставят «0»; для гр. 12 «Профессиональная квалификационная группа» и гр. 13 «Квалификационный уровень». В графах ставят «0», если должности нет в профессиональных квалификационных группах. Если она есть в группе, но для нее нет квалификационного уровня, то «0» вносят только в гр. 13; для гр. 14 «Класс (подкласс) условий труда по степени вредности и (или) опасности». При отсутствии информации ставят «0»; для гр. 23 «Код выплаты».

В гр. 8 «Код» и 9 «Значение» медорганизации ставят код по таблице из порядка заполнения. Все иные организации указывают «0».

В гр. 10 «Вид» указывают «1», «2» или «3» в зависимости от вида договора. Сведения о начисленных выплатах заполняют несколькими строками, если в течение месяца вид договора или его существенные условия труда изменили.

В гр. 11 «Срок» указывают одно из значений:

• 1 — трудовой договор на неопределенный срок;
• 2 — срочный трудовой договор.

В гр. 15 «Квалификационная категория, присвоенная по итогам аттестации» отражают значение от 1 до 3. Если у работника нет категории, то ставят «0».

Показатель гр. 17 «Система оплаты труда» принимает одно из значений:

• 1 – сдельная;
• 2 – повременная (работнику установили оклад, должностной оклад, месячную ставку);
• 3 – повременная (работнику установили часовую ставку);
• 4 – иная.

В гр. 21 «Код специальных часов работы» отражают один из кодов по таблице из порядка заполнения.

Размер выплаты в гр. 24 «Сумма» должен иметь значение с 2 знаками после запятой. В графе отражают фактические размеры выплат, начисленные работнику как в отчетном месяце, так и за предыдущие периоды. Корректируют данные в установленном порядке. В графе нельзя указывать отрицательные значения, которые произошли из-за неотражения или неполноты сведений, а также ошибок, приводящих к занижению суммы зарплаты.

В подразделе 2.1.1 подраздела 2.1 раздела 2 строки «Основной ВЭД» учреждения заполняют по каждому виду финансирования. Для этого добавляют строки. В части деятельности, которую финансируют из бюджетов всех уровней и приравненных к ним источников, в гр. 5 учреждения указывают размер страхового тарифа для 01 класса профриска.

В остальном порядок заполнения схож с тем, что сейчас применяют для табл. 1.1 отчета 4-ФСС.

Сдача ЕФС-1 за февраль 2023: случаи, сроки и заполнение

Форма ЕФС-1 объединила с 2023 года разрозненные формы отчётности по персонифицированному учету и страховым взносам на травматизм.

Её бланк и подробный порядок заполнения утверждены постановлением Правления ПФР от 31.10.2022 № 245п. А формат для сдачи в электронном виде – постановлением № 246п от той же даты.

Отчет ЕФС-1 объединил в себе сведения из форм СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, 4-ФСС и ДСВ-3. До 2023 года их сдавали в ПФР и ФСС.

Бланк формы ЕФС-1 для заполнения и сдачи за февраль 2023 года можно бесплатно скачать по ссылке в конце статьи.

Куда сдавать

С 1 января 2023 года произошло объединение Пенсионного и Фонда социального страхования (ФСС) в единый Социальный фонд России (СФР).

Поэтому ЕФС-1 за февраль 2023 и впоследствии нужно сдавать только в СФР по месту регистрации страхователя.

Срок сдачи

Формально установлена единая дата подачи сведений в рамках отчета ЕФС-1: это 25 число следующего месяца. Но всё зависит от ситуации, о которой нужно отчитаться.

За февраль 2023 года ЕФС-1 необходимо сдать в Соцфонд в следующие сроки:

ЧТО ПРОИЗОШЛО В ФЕВРАЛЕ 2023

КОГДА СДАТЬ

• перевод;
• подано заявление о предоставлении электронных сведений о трудовой деятельности и переход на электронную трудовую книжку (ст. 66.1 ТК РФ) или продолжении ведения работодателем бумажной трудовой книжки (ст. 66 ТК);
• переименование работодателя/страхователя;
• установление/присвоение работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации;
• запрет занимать должность/вид деятельности по приговору суда;
• приостановление действия заключенного трудового договора, при котором за работником сохраняется рабочее место (ст. 351.7 ТК);
• возобновление действия ранее заключенного трудового договора.

Также возможна отмена имевших место ранее перечисленных кадровых мероприятий.

В последних случаях (иные кадровые изменения) в отчет ЕФС-1 за февраль 2023 включают подразд. 1.1 подразд. 1 разд. 1.

Нулевой ЕФС-1 за февраль 2023

Если перечисленных кадровых мероприятий не было, по подавать в СФР нулевой отчёт ЕФС-1 не нужно.

«Нулёвку» сдают в иных ситуациях и для которых установлена иная периодичность сдачи. Например, когда ежеквартально подают ЕФС-1 с разд. 2 (аналог 4-ФСС) и не было начислений работникам.

А ИП без работников не является страхователем. Поэтому ему не нужно сдавать ЕФС-1. Причём ни нулевую, ни за себя.

Как заполнить

За февраль 2023 в отчёт обязательно включают титульный лист.

Подраздел 1.1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности» подраздела 1 заполняют на всех зарегистрированных лиц, включая совместителей и дистанционщиков.

Если подаете подразд. 1.1, значит также нужно заполнить вводную часть подразд. 1 разд. 1 “Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате зарегистрированного лица (ЗЛ)”.

Чем заполнять

Бумажный бланк ЕФС-1 заполняют чернилами, шариковой ручкой печатными буквами или при помощи вычислительной техники без помарок, исправлений и без каких-либо сокращений.

При этом чернила должны быть черного, фиолетового или синего цвета.

Запрещено исправлять ошибки с помощью корректирующего или иного аналогичного средства.

Подписание и заверение

Форму ЕФС-1 за февраль 2023 на бумажном носителе подписывает руководитель или уполномоченный представитель страхователя. Также её заверяют печатью организации.

Электронный отчет ЕФС-1 подписывают усиленной квалифицированной электронной подписью.

Образец заполнения

Допустим, что в феврале 2023 года в ООО «Гуру» был издан приказ, что временный перевод Широковой Е.А. на другую должность стал постоянным.

В такой ситуации нужно не позднее 27.03.2023 подать в СФР отчет ЕФС-1 с данными о таком переводе и включить в него титул, подразд. 1 и 1.

Полный образец заполнения ЕФС-1 за февраль 2023 года для этой ситуации смотрите по ссылке в конце статьи.

Способ сдачи

ЕФС-1 за февраль 2023 можно подать в электронном или бумажном виде.

Но если численность работающих, включая по договорам ГПХ, превышает 10 человек, ЕФС-1 сдают только в электронном виде.