Как правильно проставлять нумерацию страниц в документах

Как правильно сшить и пронумеровать документы

Единых государственных требований к сшиванию документов не существует, однако некоторые правила устанавливает отраслевое законодательство, ГОСТ Р 7.0.8-2013 и Приказ Росархива от 23.12.2009 №76. В зависимости от толщины дела и важности документов различается шесть основных способов прошивания бумаг.

Зачем сшивать

Документы, особенно в большом объеме, нуждаются в правильном группировании и систематизации. Это позволит сохранить порядок в архиве и облегчить поиск нужных бумаг. Прошить документы нитками и пронумеровать бумаги при должном уровне подготовки не представляет сложности.

Почему особенно важно прошивать документацию?

• Сгруппированные дела занимают меньше места.
• Ими удобнее пользоваться.
• В пронумерованных и сшитых бумагах трудно заменить листы – это обезопасит компанию от мошенничества и упростит процедуру официальных проверок.
• Если бумаги прошиты некачественно, это может стать причиной для отказа в партнерской работе компании.

В некоторых случаях правильно прошитые дела требуется предоставить для проверки в государственные или контролирующие органы, а также по требованию других организаций.

При оформлении бумаг не нужно подшивать документы, которые могут быть затребованы для проверки.

Пошаговая инструкция сшивания

Приступая к процедуре, необходимо подобрать обложку. Для листов формата А4 подойдет стандартная обложка размером 229×324 мм. Если дело планируется хранить долгое время, то лучше выбрать переплет из толстого картона.

Интересно, что в госархив документацию можно сдать только в обложке из специальной бумаги – бескислотного картона. Его еще называют «антикоррозийным» и «консервирующим».

Но лучше всего, если вы сшиваете не для себя, а для сдачи в какую-то организацию, отдел, заранее узнать правила, чтобы потом не переделывать работу.

Необходимые материалы

Выбор материалов зависит от предназначения документации, сроков ее хранения, указаний руководства и государственных требований.

1. Нитки: сшивные, банковский шпагат, х/б нить.
2. Дырокол, шило или игла. Если стопка сшиваемых бумаг очень толстая, то можно использовать шуруповерт, специальный станок или переплетную машинку.

Прокалывать отверстия можно также специальным дыроколом, который устанавливает люверсы – металлические шайбы, укрепляющие отверстия.

Часто компании отдают трудоемкую процедуру по сшиванию на аутсорс: типографии используют более прогрессивное оборудование для переплетения.

Фото: шило и шпагат нужны для толстой стопки бумаг.
Источник: wilhei/pixabay

Шаг 1. Нумерация листов

Необходимо сложить бумаги в ровные стопки по смысловой или хронологической последовательности, затем проставить арабские цифры в правом верхнем углу. Целостность текста при этом не должна быть нарушена.

При проведении процедуры нужно руководствоваться следующими правилами:

• Нумеруются только листы: не нужно отмечать каждую страницу.
• Дела разбиваются на тома, если количество бумаг превышает 250 стр.
• Опись нумеровать не требуется.
• Листы, имеющие большую ширину, также должны быть пронумерованы в правом верхнем углу, но свернуты и прошиты за один край.
• Номер ставится на оборотной стороне документа в левом верхнем углу, если весь лист занимает крупное изображение – чертеж, графики или фотография.
• Сшивая письма, необходимо достать и пронумеровать бумаги из конверта, а также сам конверт.
• Иногда среди документов попадаются крупные карты, состоящие из склеенных фрагментов. Такой бумаге присуждается общий номер, однако в примечаниях обязательно нужно прописать количество листов.

Ошибки в нумерации можно исправить, зачеркнув неверный номер или используя буквенное обозначение, если было пропущено несколько страниц.

Шаг 2. Составление описи

Виды документа различаются: нужно учитывать, куда планируется передать опись – в госорганы, на хранение либо другой организации. Обычно бумага содержит следующие сведения:

• информацию о передающей и принимающей организации (передал-принял);
• аннотацию (как называется дело, сшив);
• список документов в табличном виде;
• дату составления;
• количество листов.

В конце листа составитель должен оставить роспись с расшифровкой.

Шаг 3. Сшивание

Для переплетения бумаг разной важности и количества используются разные способы сшивания. Разберемся с самыми популярными способами прошивания бумаг.

На уголок

Если бумаг не много, и они не представляют серьезной важности для компании, то при переплетении можно воспользоваться способом «на уголок» – это самая простая процедура. Так сшивают, например, отчетные работы в школе, выполненные на отдельных листках, или устав предприятия.

Для этого нужно сложить бумагу ровной стопкой и загнуть левый край таким образом, чтобы образовался угол. Затем нужно сделать два прокола и протянуть сквозь образовавшиеся отверстия нити.

«Хвостики» должны быть зафиксированы на обратной стороне бумажной пломбой (кусочком приклеенной бумаги).

Схема прошивки на уголок

Еще один вариант – когда делают всего одну дырочку в уголке. В отверстие протягивают вдвое сложенную ленту или шнур и натягивают образовавшуюся петлю на угол документа. Концы шнурка фиксируют, как обычно.

В две дырки

Прежде всего нужно отступить 1 см от края и проделать две дырки иглой или дыроколом.

Вдеть нить необходимо так, чтобы образовалась петля, а концы оказались с тыльной стороны листа. Концы нитей крепко связать и закрепить бумажной пломбой.

В три дырки

Теперь необходимо разметить расположение уже трех отверстий с левого края. Между самими отверстиями нужно оставить по 3 см.

Затем вдеть нить с тыльной стороны документа в среднюю дырку и провести в нижнее отверстие. После этого по тыльной стороне нить продеть через верхний прокол, вновь заходя в среднее отверстие, но уже с другой стороны. Кончики связать между собой и закрепить пломбой (например, приклеивают кусочек бумаги).

Длина получившихся «хвостиков» не должна быть менее 7 см.

В четыре дырки

Четыре отверстия нужно расположить на расстоянии 1,5-2 см друг от друга, а затем продеть нить с тыльной стороны второго отверстия. После вдеть иглу в первый прокол, затем снова второй, третий, четвертый и вывести в третье отверстие. Кончики связать между собой и опломбировать.

В пять дырок

Этот способ применяется для самых толстых и важных стопок документов, например бухгалтерских отчетов. Обычно для скрепления такого количества бумаг требуется прошиватель. Для разметки расположения точек прокола нужно отложить по 2 см от верхнего и нижнего края листа, затем отметить середину между ними, а после и середину получившихся отрезков.

Нить вдевается в среднее отверстие с тыльной стороны, оставляя кончик, длиной около 10 см. Иглу нужно направить в первую дырку, выведя ее с тыльной стороны, и вдеть ее во второе сверху отверстие, а затем вывести в среднее. Теперь один край готов.

Теперь нужно повторить свои действия в зеркальном порядке: вывести нить в самую нижнюю дырку, затем направить во вторую, завязать «хвостики», образовавшиеся с тыльной стороны узлом и опломбировать.

Шаг 4. Заверение

Пломба – это небольшой прямоугольный кусок бумаги, который наклеивается на узелок на тыльной стороне бумаги. На ней необходимо указать количество листов цифрами и буквами, указать должность того, кто прошил бумаги, его ФИО и поставить роспись. При необходимости на пломбу также ставится печать компании или организации.

Нормативно-правовые акты, регламентирующие процедуру

Существует несколько правовых норм, устанавливающих правила оформления, и частности сшивания бумаг, на законодательном уровне.

1. Приказ Росархива от 23.12.2009 N 76 «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти». В приложении №24 подробно описана процедура оформления, прошивания и переплетения дел.
2. ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Сам стандарт не предусматривает подробного описания переплетения дел.

Отраслевое законодательство также устанавливает методы оформления документов.

• Приказ Минкульта №536 в 2005 году, закрепляющий рекомендации по оформлению документации в государственных органах исполнительной власти.
• Приказ от 7 декабря 1992 года №02-213, регламентирующий положения о делопроизводстве в ЦБ РФ.
• Приказ МНС от 18.04.2003 № ВГ-3-09/198 «Методические разъяснения по порядку заполнения отдельных форм документов».

В 2019 году нет общих упорядоченных требований для сшивания бумаг, однако НПА устанавливают основные принципы оформления официальной документации.

Новый гост для оформления документов

С 1 июля 2018 года вступил в силу ГОСТ Р 7.0.97-2016. В нем описано, как оформлять деловые и служебные документы: официальные письма, приказы на работе, справки для людей и запросы в ведомства. Россия составила список рекомендаций для всех и предлагает их использовать, чтобы было красиво и понятно.

Этот гост добровольный — его можно не использовать или применять частично. Но если у вас нет корпоративных стандартов, дизайнера или верстальщика, а хочется составить понятный документ, его стоит иметь в виду. Все-таки это гост, он утвержден и действует. Там есть здравые требования, но есть кое-что странное и даже опасное.

Мы прочитали его весь — вот главное.

Как составлять документы по госту

Вот несколько советов из стандарта:

1. Используйте бесплатные шрифты: Times New Roman, Arial, Verdana.
2. Выравнивайте заголовки по левому краю или по центру, а текст — по ширине.
3. В заголовке пишите не только название, но и содержание документа — о чем он.
4. Отметку о коммерческой тайне ставьте вверху справа. Советуем на каждом листе.
5. У адресата инициалы пишите после фамилии, а в подписи — перед ней.
6. Если адресат — фирма, то указывайте его в именительном падеже, а если человек — в дательном («кому»).
7. Печать не должна заходить на подпись.
8. Резолюцию можно ставить в любом месте или на отдельном бланке.
9. На копии надо написать, где находится подлинник.
10. Утвердите формы бланков с реквизитами документов, чтобы каждый раз не заполнять заново.

Зачем гост для документов

В России, как и в любой стране, пишут много документов: и чиновники, и бизнес, и мы с вами. От того, как документ оформлен, зависит, насколько легко его прочитать, найти нужное и ответить. Если все договорятся, что адресат там-то , заголовки выглядят так-то , а лучший шрифт для работы такой-то , то всем будет немного легче работать.

У каждой компании и в каждом ведомстве могут быть свои правила оформления документов. Но когда в стране есть об этом гост, компании и ведомства могут основывать свои правила на нем, а не изобретать каждый раз с нуля.

Этот гост — такая опорная точка: вы можете его не придерживаться, но если нужен ответ на вопрос «Как правильно с точки зрения России?» — вот он, этот ответ.

Применять или не применять гост — решайте сами. Штрафов за это нет. Но если вы где-то публично заявите: у нас, мол, документы по госту, — тогда уже должны применять обязательно.

Когда документ на нескольких страницах

Если документ из нескольких страниц, начиная со второй, их нужно нумеровать. Номер ставят посередине верхнего поля. Отступ сверху — минимум 10 мм. Можно печатать с двух сторон листа, но тогда поля боковые должны совпадать.

У некоторых документов может быть титульный лист. Например, у устава компании, отчета или пакета документов для торгов. Если хотите оформить титульный лист по правилам, в госте есть схема.

Шрифты — бесплатные

Шрифты рекомендуют такие:

1. Times New Roman, размеры 13, 14.
2. Arial, 12, 13.
3. Verdana, 12, 13.
4. Calibri, 14.

Или похожие по начертанию и размеру.

В таблицах шрифт может быть мельче. Важные реквизиты можно выделять полужирным: например, адресата заявления или заголовок документа.

Отступы и интервалы

Абзацный отступ — 1,25 см.

Заголовки разделов — с таким же абзацным отступом слева или по центру.

Вот требования к интервалам:

1. Для текста — 1—1,5 межстрочных интервала.
2. Если нужно уменьшить масштаб документа — тогда через 2 интервала.
3. Между буквами — обычный.
4. Между словами — один пробел.
5. Реквизиты из нескольких строчек — через 1 интервал.
6. Группы реквизитов — с дополнительным интервалом между группами.

Минимальные поля для всех документов:

• левое — 20 мм;
• правое — 10 мм;
• верхнее — 20 мм;
• нижнее — 20 мм.

Если документ хранится больше 10 лет — левое поле должно быть минимум 30 мм. Но все это логично использовать для бумажных документов, потому что их скрепляют, прошивают, а края бумаги за годы могут истрепаться. Для электронных документов это не так важно, но гост почему-то этого не учитывает, хотя для электронных документов он тоже работает.

Выравнивание — по ширине

Документы по госту нужно выравнивать по ширине листа.

Если реквизиты пишут в углу, то самая длинная строчка должна быть не больше 7,5 см. Это примерно треть формата А4.

Если реквизиты документа не в углу, а по центру, их тоже нельзя растягивать на всю ширину. Максимум на 12 см — это половина ширины листа.

От редакции: выравнивая документ по ширине листа, включите переносы, иначе между словами будут огромные дыры. Либо люди, которые составляли гост, не знают об этом эффекте, либо у них нет глаз или вкуса

Реквизиты документа

Товарный знак или логотип — вверху посередине или слева. Можно указать название компании, магазина или бизнеса — которое неофициальное, но к нему привыкли.

В верхней части документа нужно написать, какая компания его составила, ее адрес, телефон и электронную почту, ИНН, ОГРН и другие реквизиты с учетом назначения документа.

По госту нужно написать и название документа. Это не касается только деловых и служебных писем. Если это приказ — нужно так и указать.

Дату ставят вверху. Причем не ту, когда составили документ, а когда подписали. Форматы даты такие:

Как ИП нумеровать документы и почему это важно

В процессе работы появляется много документов: договоры, счета, акты. Иногда они бывают нужны для банка или налоговой. Хорошо, если они в порядке, но часто на это нет времени. Важнее вести бизнес, чем разбираться с бумажками.

В статье — простые правила, как правильно нумеровать договоры и другие документы, чтобы поддерживать их в порядке и не тратить на это много времени.

Правила нумерации любых документов

Номер документа может состоять из букв и цифр. Нумеровать можно, как вам удобно, — главное, соблюдать простые правила:

1. У каждого документа свой номер — нельзя присвоить счету и договору один номер, он должен отличаться хотя бы на один символ.
2. Нумерация должна идти в порядке возрастания. Но можно обнулять ее каждый период, например раз в месяц, квартал или год. То есть каждый месяц можно начинать нумерацию с единицы. Но в таком случае придется вводить обозначение месяца.

Придумайте собственную структуру номера и зашифруйте в ней порядковый номер документа и все другие необходимые данные. Например, укажите тип документа, месяц или год его создания.

Как хранить

Для хранения и быстрого поиска документов используют учетные программы, например 1С или Контур. Их набор функций намного больше простого учета и хранения.

Если же у вас нет такой программы, проще всего завести таблицу в Экселе и записывать в нее номера договоров и ссылки на документы. Контрагентов можно также указать в таблице в отдельном столбце.

Если контрагентов немного, но вы часто совершаете друг с другом сделки, то создайте отдельный лист в таблице по каждому контрагенту. Главное, делать это системно: подписали акт или заключили договор — и сразу добавили в таблицу. И еще важно не забывать сохранять документ после каждой новой записи, тогда ничего не потеряется.

Лучше использовать облачные таблицы, например от Гугла, там все сохраняется автоматически, и можно посмотреть или дополнить таблицу с любого устройства. Даже если неожиданно отключат свет или интернет, все, что вы уже ввели, не потеряется.

В целях безопасности давайте доступ к таблице только по почте. Если открыть доступ по ссылке, то любой сможет посмотреть документ.

Запишите схему, по которой нумеруете документы. Укажите, какой элемент номера что означает. Добавьте в таблицу сокращения для типов документов. Например, С — счет, А — акт, Д — договор. Так даже через 15 лет вы сможете вернуться и вспомнить, каким образом нумеровали документы.

Что делать, если раньше нумеровал неправильно

Ничего страшного не произойдет, наказаний за неправильную нумерацию документов нет. Наведите порядок и начните нумеровать документы правильно. Заведите таблицу или установите программу учета. Так найти документ в будущем будет значительно проще.

Как правильно нумеровать страницы в реферате

Реферат — это не дипломный и даже не курсовой проект. Это скорее доклад по теме, но в письменной форме. Однако несмотря на небольшой размер, к рефератам также предъявляют требования к оформлению. В том числе и к нумерации страниц.

А как должны нумероваться листы в данном виде работ? С какой страницы начинается нумерация реферата? И как пронумеровывать документ автоматически? На эти и другие вопросы вы найдёте ответы в статье. А также получите пример с готовой нумерацией в реферате.

Подписывайтесь на наш Telegram-канал. В нём мы собираем только полезные материалы. И не забывайте следить за акциями и скидками — с ними учиться ещё выгоднее.

Доверь свою работу кандидату наук!

Узнать стоимость бесплатно

Номера страниц в реферате: определение

Нумерация — это порядок, в котором идут страницы в реферате, курсовой и других документах. Для этого используют арабские цифры, которые могут размещаться внизу, вверху и даже сбоку страницы. В некоторых случаях могут применяться и другие символы.

Зачем вообще необходима нумерация в книгах и других текстах? Она помогает не запутаться в страницах и быстро найти нужный раздел.

Некоторые преподаватели рассказывают, что за годы работы наблюдают интересное явление: с помощью нумерации можно проверить интеллект. Ведь чем отличается человек с высшим образованием и без него? Тем, что первый смотрит оглавление и ищет нужную страницу, а второй просто листает книгу, чтобы найти нужную главу.

Нужна ли нумерация страниц в реферате

Многие студенты задаются вопросом: нужно ли вообще нумеровать страницы в реферате? Ведь это небольшая работа.

Однако в данном случае размер не имеет значения. А значит, оформлять документ придётся по всем правилам нумерации страниц в реферате. Опираться при этом советуют на ГОСТ 7.32-2017.

Единственное, что придётся уточнять у научного руководителя или в методичке, с какой страницы идёт нумерация в реферате и где именно её располагать. В разных вузах на эти вопросы могут быть разные ответы.

Нужно ли нумеровать титульный лист в реферате? Обложка учитывается при нумерации, но саму цифру на странице не ставят. Это правило работает для всех видов работ.

Нумерация страниц в реферате по ГОСТу

С какого листа начинается и как выглядит нумерация в реферате по ГОСТу? Вот общие требования:

• делать сквозную нумерацию в тексте;
• использовать арабские цифры;
• располагать номера внизу страницы;
• предпочительно выравнивать цифры по центру;
• желательно применять тот же шрифт к нумерации, что и ко всему тексту;
• нумеровать нестандартные страницы и материалы в общем порядке (например, чертёж на листе формата А3).

С какой страницы нужно нумеровать реферат? По ГОСТу номер страницы в реферате проставляется с содержания, то есть со второй. Однако в некоторых вузах требуют начинать нумерацию с третьей страницы.

Узнали, как нумеровать страницы в реферате? Поделитесь с одногруппниками

Нужно ли нумеровать содержание в реферате

Нужно ли нумеровать оглавление в реферате? Как мы писали выше, нумерация по ГОСТу начинается именно с содержания. Но не все средние и высшие учебные заведения придерживаются этого правила. В некоторых вузах правильной считается нумерация с вводной части.

Нужно ли нумеровать введение в реферате

Как нумеровать реферат? Может, стоит пропускать и вводную часть? Однозначно нет.

Даже если в вашем вузе начало нумерации должно идти с третьей страницы, введение всегда нумеруют. Просто в данном случае именно с него и начнётся общая нумерация документа.

Кстати! Для наших читателей сейчас действует скидка 10% на любой вид работы.

Нужно ли нумеровать список литературы в реферате

Откуда начинается нумерация страниц в реферате, мы разобрались. Осталось понять, где она заканчивается.

Список литературы — это заключительная часть реферата и последняя страница, которая нумеруется. Приложения и дополнения к работе, если они есть, не включают в общий объём и не нумеруют.

Не забывайте, что список литературы оформляется по определённым правилам, а библиографические материалы имеют собственную нумерацию.

Нумерация страниц в Ворде для реферата

Мы разобрались, где нужно нумеровать страницы в реферате. А сейчас давайте посмотрим, как нумеровать страницы в реферате в Ворде.

Многие студенты не знают секреты MS Word и делают нумерацию вручную. Это очень долго и неудобно:

• слетают номера страниц и их необходимо переделывать, если добавляется текст;
• постоянно надо проверять, соответствуют ли разделы номерам страниц в содержании;
• преподаватель может придраться к ручной нумерации, когда будет проверять реферат.

Чтобы избежать всех этих сложностей, научитесь делать нумерацию в любом документе автоматически. А мы подскажем как.

Как сделать нумерацию в реферате: инструкция

Как в реферате сделать нумерацию страниц? Всё зависит от того, с какого конкретного номера необходимо начать. Мы разберём несколько примеров:

• как правильно нумеровать с 1 страницы в реферате;
• как пронумеровать реферат со 2 страницы;
• как нумеровать реферат с 3 страницы.

Как нумеровать реферат с первой страницы

Если нумерация страниц реферата начинается с первой, то это самая простая задача. Чтобы с ней справиться, мы заходим во вкладку «Вставка» и выбираем опцию «Номер страницы»:

Откроется окно колонтитулов, где необходимо выбрать нужное месторасположение:

• внизу страницы;
• вверху страницы;
• на полях;
• вертикальный или горизонтальный вид самих цифр.

Дополнительно можно поиграть с внешним видом цифр, конечно, если у вас нет чётких требований к оформлению.

А как же в этом случае сделать титульный лист? Его оформляют в отдельном файле, распечатывают и соединяют с общей работой.

Как нумеровать реферат со 2 страницы

Что делать, если студент не хочет создавать два разных файла для титульного листа и основного текста реферата? Начать нумерацию сразу со второй страницы. Для этого надо выполнить следующие шаги:

1. Выбрать вкладку «Вставка» и опцию «Нумерация», как в предыдущем случае.
2. Поставить галочку в опции «Особый колонтитул для первой страницы».

Этот нехитрый манёвр поможет убрать номер с титульного листа и начать нумерацию с оглавления. Только обязательно проверьте, чтобы все цифры были на месте.

Как нумеровать реферат с 3 страницы

С какой страницы должна начинаться нумерация в реферате? Это решает научный руководитель и методические указания. Если вам повезло учиться в вузе, где нумеровать рефераты принято с третьей страницы, не отчаивайтесь! Просто используйте нашу инструкцию:

Шаг 1. Включаем нечитаемые символы на вкладке «Главная». Это поможет проверить, что вы всё сделали правильно.

ШАГ 2. Потом ставим курсор на странице перед той, с которой необходимо начать нумерацию.

Шаг 3. Идём во вкладку «Макет» и выбираем опцию «Разрывы». В ней нажимаем на графу «Следующая страница» как на рисунке.

Шаг 4. Потом идём в раздел «Вставка», выбираем опцию «Нумерация страниц» и в ней — «Формат» номеров страниц».

Шаг 5. Чтобы начать нумерацию с цифры три, выберите в открывшемся окне нужный номер.

Шаг 6. Выберите в окне колонтитулов опцию «Как в предыдущем». Программа автоматически расставит цифры в возрастающем порядке.

Шаг 7. Обязательно проверьте, всё ли у вас получилось.

А как сделать так, чтобы страницы в содержании реферата совпадали со страницами разделов? Разобраться, как создать автооглавление в документах Word.

Реферат нумерация страниц: образец

А если не хотите самостоятельно разбираться, как нумеровать страницы в реферате, скачайте уже готовый пример. Чтобы вы не искали долго в интернете, мы подготовили реферат по дисциплине «Теория государства и права» с готовой нумерацией.

Скачать документ с нумерацией страниц в реферате вы можете в удобном формате Word.

Теперь вы знаете, где и с какой страницы нумеровать реферат, а значит, легко справитесь с подобной задачей. Нет времени делать работу самостоятельно? Доверьте написание реферата студенческому сервису. Наши эксперты не только правильно пронумеруют страницы, но и сдадут работу в срок.